Podróże z profesjonalistą

Takie firmy, jak HRS (Global Hotel Solutions), e-Travel czy Amadeus, których działalność określa się skrótem BTM (Business Travel Management), często oferują kompletną obsługę podróży służbowych, poczynając od rezerwacji biletów i hoteli poprzez opiekę nad pracownikiem w czasie delegacji, a kończąc na zarządzaniu finansami klienta związanymi z wyjazdami. 

Znawcy rynku rekomendują korzystanie z usług BTM wszystkim tym przedsiębiorstwom, których roczne wydatki na podróże służbowe przekraczają 120 tys. zł. Chociaż wtedy, gdy w grę wchodzą mniejsze nakłady, profesjonalne wsparcie też może się bardzo przydać. 

Ogólnie szacuje się, że za sprawą kontraktu z firmą BTM można obniżyć koszt pojedynczego wyjazdu o ok. 20-30 proc. Co jednak przy tym ważne, należy dość ostrożnie podchodzić do usługodawców pobierających dużo niższe opłaty niż średnia na rynku (czasem sięgające paru złotych od podróży). Potem to i tak często odbijają sobie, zawyżając ceny rezerwacji. 

Wsparcie oferowane przez firmy BTM dzieli się zazwyczaj na dwa obszary – finansowy (związany z bezpośrednimi kosztami podróży) i procesowy (związany z kosztami pośrednimi wynikającymi z organizacji i funkcjonowania firmy klienta). Oto jakie korzyści może odnieść przedsiębiorstwo, które współpracuje z takim zewnętrznym specjalistą: 

OBSZAR FINANSOWY

Optymalizacja kosztów podróży

Jednym z głównych narzędzi oferowanych przez BTM-y jest analiza dotychczasowych wydatków jej firmy-klienta związanych ze służbowymi podróżami oparta na twardych danych. Specjaliści przyglądają się, jak te wyjazdy były organizowane i zwykle proponują zmiany. Niekoniecznie oznacza to jednak maksymalne obniżanie kosztów. Firma ma wybór, które aspekty podróży są decydujące z punktu widzenia jej interesów i np. czy woli, by jej pracownicy latali taniej, z przesiadką na lotnisku zajmującą o wiele więcej czasu, czy też drożej, lecz szybciej. 

Opierając się na wytycznych przedsiębiorstwa, szuka się takich sposobów organizacji wyjazdów, by oczekiwania i potrzeby klienta połączyć z najniższymi wydatkami. Agencje BTM, dzięki swoim kontaktom z liniami lotniczymi czy hotelami, są w stanie zapewnić dużo niższy koszt rezerwacji. Mają również solidną wiedzę na temat różnych usług transportowych, przez co mogą podsunąć klientowi lepsze rozwiązanie niż to, na które ten wpadłby sam. Powiedzmy, że firma, wysyłając pracownika do danego kraju, planuje wynająć dla niego samochód. Jednak agencja BTM, która organizowała już tam podróże niejeden raz, wie, że w kraju tym drogi są w bardzo złym stanie i bardziej się opłaci przejazd koleją.  

W proces organizacji wyjazdu służbowego zaangażowanych jest wiele czynników: linie lotnicze, kolejowe, hotele, sieci wynajmu samochodów, ubezpieczenia – i wszystko to tworzy wzajemnie powiązany i bardzo dynamicznie się zmieniający system. Dzięki oprogramowaniu, jakim dysponują dziś dobre firmy BTM, które uwzględnia te czynniki, można ułożyć optymalny kosztowo i biznesowo plan podróży, bazując na najświeższych informacjach, np. związanych ze wzrostem cen pokoi w danej sieci hoteli czy opłat lotniskowych. 

Warta uwagi jest również usługa rejestrowania wszelkich operacji finansowych związanych z podróżami oferowana przez niektóre agencje. Na koniec kwartału czy półrocza przedstawia się np. klientowi raport zawierający wszystkie wydatki, wraz z ich analizą: z czego wynikały,  jakie korzyści biznesowe uzyskano dzięki nim, ile zaoszczędzono czasu itd. Firma może np. sprawdzić, ile wydaje na hotele o danym standardzie i w efekcie obniżyć płaconą przez siebie średnią cenę noclegu, czy też odwrotnie: stwierdzi, że może sobie pozwolić na zapewnienie pracownikom bardziej komfortowych warunków, z korzyścią dla ich efektywności. 

Opracowanie strategii wyjazdów

Systemy analityczne pomagają też w układaniu długoterminowych strategii wyjazdów. Jeżeli np. pracownicy danej firmy bardzo dużo latają, korzystając z jednej linii lotniczej, agencja BTM może zasugerować podpisanie z tą linią kontraktu – nie każdy sam dostrzeże taką możliwość. Zewnętrzny profesjonalista, mając lepszy wgląd w oferty banków, potrafi również zaproponować optymalne sposoby regulowania płatności (jak np. specjalne karty kredytowe przeznaczone do podróży służbowych). 

Uniknięcie podatku

Od 1 stycznia 2017 r. w Polsce obowiązuje ustawa o tzw. opłatach u źródła. Zgodnie z nią każda firma nabywająca bilet lotniczy poza granicami kraju ma obowiązek zapłacić 10-procentowy podatek od jego wartości. Korzystanie z usług agencji BTM może jednak pomóc uniknąć tych opłat. Jeśli bowiem ma ona w danym kraju status rezydenta, nie musi podatku uiszczać, gdyż kupuje bilet jako firma lokalna. 

OBSZAR PROCESOWY

Lepsze zarządzanie

Agencje BTM oferują swoim klientom specjalne systemy, dzięki którym organizacja wyjazdów staje się prostsza. Np. mobilni „asystenci podróży” pozwalają na bieżące dokonywanie zmian w rezerwacjach, a także na automatyczne fakturowanie wydatków i na mniej angażującą komunikację między pracownikami a ich przełożonymi. Jedną ze zmór zarządzania podróżami służbowymi są bowiem setki e-maili. Za sprawą systemu wszystkimi zgłoszeniami, pytaniami, odpowiedziami pozwala zarządzać wspólny panel, a informacje o krokach podejmowanych przez podróżnych są archiwizowane (na tej podstawie tworzone są m.in. wspomniane wyżej raporty). Można zatem zaoszczędzić na kosztach prowadzenia administracji, a dodatkowo zyskuje efektywność pracowników uwolnionych od mozolnego sporządzania sprawozdań z podróży. 

Łatwiejsza kontrola

– W naszym systemie CTA (asystent podróży w agencji eTravel, od red.) każdy pracownik klienta posiada własny login, a na swoim koncie ma  dostęp do wszystkich niezbędnych informacji i danych – opowiada Marian Szypuła, wiceprezes firmy eTravel ds. współpracy z kontrahentami. Dzięki loginom możliwe jest nadawanie uprawnień zgodnych z firmową polityką podróży. Osoby zajmujące różne stanowiska mogą mieć inne limity wydatków czy ograniczenia dotyczące tego, w jakiej latają klasie. Jeżeli pracownik chce uczynić wyjątek od którejś z tych zasad, może zwrócić się z prośbą do swojej firmy, przy czym omija się wiele kwestii formalnych. Jeśli np. przedstawiciel handlowy dochodzi do wniosku, że jest bliski podpisania korzystnego kontraktu, a pomóc mu w tym może zabranie potencjalnego kontrahenta na kolację w dobrej restauracji, prosi swych przełożonych o podwyższenie mu limitu wydatków na wyżywienie. Jeżeli uzyska zgodę, faktura za kolację automatycznie trafi do bazy danych przedsiębiorstwa. Takie rozwiązanie utrudnia też ewentualne wyłudzenia ze strony pracowników – wszystkie transakcje w podróży muszą być bowiem dokonywane za pomocą „asystenta”. 

Prostsza księgowość

W wielu przedsiębiorstwach podróże służbowe są drugą czy najwyżej trzecią pozycją na liście wszystkich wydatków. Tymczasem nieraz brakuje w tym obszarze komunikacji, a każdy dział zarządza swoimi podróżami osobno i ich koszty postrzega jako niewielkie. Lecz jeśli się je skonsoliduje, nagle pojawiają się pokaźne sumy. 

To, że firma zarządza podróżami z jednego miejsca, pomaga poczynić oszczędności. Cyfrowy „asystent”, najlepiej zintegrowany z systemem informatycznym przedsiębiorstwa, pełni tu zarazem funkcję księgowego. Wydatki poszczególnych pracowników rejestrowane są osobno, a następnie zestawiane w raportach i rozliczeniach. Zależnie od potrzeb i życzeń klienta można w nich uwzględniać różne dane i stosować różne narzędzia analizy. 

Większe bezpieczeństwo

Pakiet usług BTM obejmuje również troskę o bezpieczeństwo podróżującego. Chodzi nie tylko o standardowe ubezpieczenie zdrowotne i od nieszczęśliwych wypadków, ale także o opiekę w trudnych do przewidzenia sytuacjach. Jak zauważa Artur Lisowski, dyrektor marketingu HRS, jego firma jest np. gotowa zorganizować pomoc medyczną, a oferowany przez nią interfejs stale aktualizuje dane o bezpieczeństwie w miejscu pobytu osób wysłanych w delegację czy na szkolenie. System CTA e-Travel również na bieżąco lokalizuje danego użytkownika. Posiada też opcję „alert”, z której pracownik może skorzystać w przypadku niespodziewanych kłopotów. Wówczas komunikat idzie do jego szefów, a ci mogą wysłać mu szybko informację, jak ma postąpić: czekać, jechać dalej czy wracać do domu. 

Dzięki swoim bazom danych dobre firmy BTM są w stanie płynnie modyfikować plan podróży, gdy zdarzają się takie sytuacje, jak strajk pilotów, wybuch wulkanu albo zamieć, pomagając pracownikom klienta dotrzeć do celu tak szybko, jak to możliwe. 

Organizacja wydarzeń grupowych

Coraz ważniejszym elementem rynku podróży służbowych są rozmaite grupowe wydarzenia: targi, konferencje, szkolenia, wyjazdy motywacyjne itp., nazywane w skrócie MICE. Tu też BTM oferują pomoc, z którą może się łączyć znaczne obniżenie kosztów organizacji tych wydarzeń. Przejmują bowiem pełną gamą zadań: zlecają rejestrację uczestników, dbają o nagłośnienie, wyżywienie czy o oprawę artystyczną, wspierając się przy tym wyspecjalizowanymi systemami informatycznymi. Agencja HRS ma np. narzędzie online do dokonywania rezerwacji grupowych i przygotowywania spotkań, przy czym każdy etap tych procesów jest  zautomatyzowany (i zoptymalizowany), poczynając od strategicznego negocjowania stawek, na wydatkach na podróże kończąc. 

Generalnie przy organizacji dużych imprez doświadczenie i specjalizacja bardzo się przydają. Firmom często się np. wydaje, że jeżeli zarezerwują w jednym hotelu ponad sto miejsc, to zapewni im to maksymalnie duże zniżki. Jednak agencja, której skala obrotów w relacjach z dostawcami usług typu MICE jest o dużo większa, ma u nich też większą siłę przebicia i kupuje takie usługi jeszcze taniej.