Raport efektywność finansowa. Wielkie cięcie, czyli 14 sposobów na obniżenie kosztów

Gdziekolwiek spojrzeć, ceny rosną, najnowsze wstępne dane GUS mówią, że w listopadzie inflacja osiągnęła poziom 7,7 proc. Jest ona największa od ponad 20 lat. Po raz ostatni wyższą inflację GUS odnotował w grudniu 2000 r. (8,5 proc.), a więc ostatnim miesiącu XX w. I nic nie wskazuje na to, aby sytuacja miała się poprawić w najbliższej przyszłości.

Wysoka inflacja cenowa w dalszym ciągu była napędzana przez drogie paliwa, których ceny GUS oszacował na 36,6 proc. wyższe niż w listopadzie 2020 r. Nośniki energii podrożały o 13,4 proc., a żywność i napoje bezalkoholowe o 6,4 proc. Te dane to tzw. szybki szacunek. Pełny raport o inflacji w rozbiciu na poszczególne kategorie poznamy w grudniu. Warto dodać, że już w październiku spadek cen odnotowano jedynie w trzech kategoriach.

Jak podała jednostka badawcza mBank Research, w zasadzie nie ma już mowy o wyhamowaniu trendów wzrostowych cen wszystkich towarów. Analitycy informują: „w inflacji ujawnia się teraz wszystko: globalne ceny surowców, problemy z dostawami (towary), obecna od długiego czasu presja inflacyjna w usługach pracochłonnych, krótkoterminowe dostosowania do wyższych cen paliw i energii w ogóle. Apogeum tych efektów dopiero przed nami”.

A teraz dodajmy, że do tego wszystkiego rząd zafundował nam Polski Ład, który sprawia, że gros przedsiębiorców w przyszłym roku odda do kasy państwa więcej. Do tego dochodzą jeszcze pracownicy, którzy w dobie inflacji oczekują podwyżek. Co robić? Wiele firm będzie zmuszonych do szukania oszczędności i pracy nad tzw. dyscypliną finansową. Wskazujemy sprawdzone sposoby na to, aby obniżyć koszty.

1. Obniż wydatki na energię

Ceny prądu idą w górę. Jeśli chcemy obniżyć wydatki na energię elektryczną, mamy dwa wyjścia: albo zmniejszyć zużycie, albo wybrać oszczędniejsze rozwiązania. Systemy ogrzewania i chłodzenia, wentylatory, lodówki, komputery, systemy oświetlenia i wiele innych sprzętów – wszystko to może działać nieefektywnie i wymagać do działania więcej energii, niż faktycznie jest to konieczne. Dobrym wyjściem będzie modernizacja urządzeń i rozwiązań do modeli energooszczędnych. Są to inwestycje, które na pewno się zwrócą i przyczynią się do realnych oszczędności finansowych.

Energooszczędne urządzenia mogą zapewniać często takie same lub niemal takie same efekty pracy, a przy tym będą zużywać do 75 proc. mniej energii. Warto też zainwestować w inteligentne listwy zasilające czy gniazdka elektryczne, które automatycznie odłączają od sieci nieużywane urządzenia i dbają o to, aby dany sprzęt nie zużywał prądu niepotrzebnie. Dzięki temu uda się zapobiec zużywaniu przez sprzęt biurowy pewnej ilości energii, gdy nie jest on używany, lecz pozostaje włączony.

Na duże oszczędności możemy liczyć również wtedy, gdy wymienimy systemy oświetlenia na bardziej energooszczędne. Diody LED i świetlówki kompaktowe mogą okazać się świetnym wyborem, przyczyniając się do oszczędności finansowych – zwłaszcza gdy mamy do oświetlenia np. duże powierzchnie biurowe lub magazynowe.

2. Obniż zużycie papieru i postaw na e-podpis

Zamiast przechowywać dokumenty papierowe, lepiej je zeskanować do wersji cyfrowej. Poleganie na cyfrowych dokumentach sprawia, że znika wiele czasochłonnych zadań i obniżają się koszty.

Po pierwsze, pracownicy nie muszą tracić czasu na wyszukiwanie dokumentów w szafkach i regałach czy też w archiwum, które może znajdować się nawet w innym budynku. Wszystko mają łatwo dostępne w odpowiedniej platformie do zarządzania dokumentami. Po drugie, dokumenty w wersji cyfrowej można łatwo edytować i udostępniać, co zapewnia lepszą współpracę. Kolejna korzyść: stały dostęp i ewidencja plików, co sprawia, że nie ma ryzyka utraty danych. I dalej – większe bezpieczeństwo. Dokumenty papierowe są narażone np. na klęski żywiołowe takie jak pożar, podczas gdy pliki przechowywane w chmurze będą bezpieczne w sieci.

Zdecydowanie tutaj oszczędzamy czas pracowników, co przekłada się na oszczędności finansowe. Do tego dochodzą również oszczędności bezpośrednie – nie musimy drukować dokumentów, jak również wysyłać ich pocztą, jeśli jest to konieczne. Wyobraźmy sobie taką sytuację: współpracujemy z zewnętrznym dostawcą treści i musimy przygotować umowę o współpracy, którą ten podpisze. Tradycyjna metoda: przygotować i wydrukować dokument, wysłać go pocztą, poprosić o podpis i odesłanie na nasz adres. Metoda cyfrowa: przygotować dokument, wysłać go e-mailem za pośrednictwem systemu do e-podpisów. Kontrahent klika „podpisz” i gotowy dokument trafia do nas również w postaci cyfrowej i z cyfrowym podpisem. Całość trwa dosłownie 15 sek. Tutaj warto dodać, że e-podpisy są wystarczające dla ok. 90 proc. dokumentów i umów w obrocie gospodarczym.

3. Kupuj używane przedmioty

Kupowanie używanych przedmiotów sprawia, że przyczyniamy się do zmniejszania negatywnego wpływu na środowisko. Dla przykładu, kupując używany samochód, zmniejszamy zapotrzebowanie na pozyskiwanie materiałów potrzebnych do budowy pojazdu i jego transportu. Ale nie tylko. Używane przedmioty to dla firmy także – i przede wszystkim – oszczędności finansowe.

Nie chodzi tylko o sam fakt, że kupujemy coś taniej, bo jest już używane. Jeśli mamy takie podejście i nie boimy się używanych rzeczy, możemy np. przeznaczyć taką samą kwotę na zakup, ale stać się posiadaczem czegoś lepszej jakości. Albo odkryć w ten sposób marki premium.

Z kolei niektóre przedmioty, jak np. laptopy biznesowe i smartfony, możemy kupić jako poleasingowe. To często oznacza, że kupujemy ciągle relatywnie nowy sprzęt, w dodatku w bardzo dobrym stanie. Jeśli wprowadzimy w firmie podejście kupowania używanych przedmiotów, w skali roku możemy tak zaoszczędzić nawet kilkanaście czy kilkadziesiąt tysięcy złotych.

4. Rozważ konsolidację

Koszt kredytu konsolidacyjnego jest w ostatecznym rozrachunku wyższy niż spłacanie kredytów oddzielnie, jednak czasami warto zdecydować się na takie rozwiązanie. Duża liczba zobowiązań finansowych, nawet opiewających na relatywnie niskie sumy, przekłada się sumarycznie na duże koszty. To bardzo utrudnia wywiązywanie się z obowiązków dłużnika. Kredyty konsolidacyjne sprawiają, że wysokość miesięcznej raty będzie zdecydowanie niższa, wobec czego łatwiej o zachowanie płynności finansowej.

Jednak konsolidację warto zastosować nie tylko w kontekście produktów finansowych. Warto przeanalizować, z jakich usług korzystamy obecnie i czy przypadkiem nie znajdziemy na rynku odpowiednich pakietów, które mają w sobie właśnie takie usługi, ale w jednym miejscu. Dla przykładu, jeśli płacimy oddzielnie za oprogramowanie do tworzenia i edycji dokumentów, jak również za usługę do przechowywania i dzielenia się nimi online, a dodatkowo korzystamy jeszcze z narzędzia do komunikacji wideo, łącznie możemy wydawać na takie rozwiązania nawet kilkaset złotych miesięcznie. Dobrym przykładem będzie platforma Microsoft 365, zapewniająca dostęp do wszystkich wymienionych narzędzi, włącznie z 1 TB miejsca w chmurze na nasze pliki – koszt to tylko niespełna 20 zł miesięcznie za użytkownika. Podobną ofertę ma Google w ramach pakietu Workspace.

5. Dobór właściwych usług bankowych i biura rachunkowego

Jeśli prowadzimy spółkę z o.o., mamy nieco bardziej ograniczone pole w zakresie doboru biura rachunkowego niż w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, gdzie często można znaleźć biuro nawet 2- czy 3-krotnie tańsze niż inne. Ale nawet jeśli musimy prowadzić pełną księgowość, niektóre biura będą tańsze, a inne – droższe. Warto więc przeprowadzić rozeznanie i wybrać takie biuro rachunkowe, które zapewni odpowiednio dobrą obsługę, a przy tym będzie atrakcyjne pod względem ceny.

Jeśli nie mamy zbyt wielu klientów i dopiero zaczynamy rozwijać działalność, atrakcyjnymi opcjami będą również oferty platform online. Oferują one pełną księgowość ze stałą opieką księgowego i odpowiedzialnością za księgowanie, już w cenie ok. 600 zł netto miesięcznie. Platformy tego typu to Infakt.pl, Ifirma.pl czy Wfirma.pl.

To samo dotyczy banków. Choć oferty są dosyć zbliżone, ciągle można znaleźć banki, które oferują tańsze konto i opłaty, a nawet bardzo niskie lub ich brak, ponieważ np. prowadzą kampanię pozyskiwania klientów i w ten sposób chcą ich do siebie przyciągać. Dla przykładu, w grudniu 2021 r. najczęściej polecanymi bankami dla firm były Bank Pekao, Alior Bank i Santander. Rankingi znajdziemy z kolei w takich miejscach jak najlepszekonto.pl, kontomaniak.pl czy tanie-konto.pl.

6. Zlecanie prac w ramach outsourcingu zagranicznego

Coraz więcej firm decyduje się na outsourcing i offshoring swojej pracy, aby obniżać koszty operacyjne i usprawniać działalność. Outsourcing ma miejsce wtedy, gdy zatrudniamy zewnętrzną organizację do wykonywania określonych zadań lub świadczenia usług. Offshoring oznacza to samo, ale dotyczy zleceń dla firm z innych krajów – chodzi tutaj zwykle o duże oszczędności finansowe.

W przypadku outsourcingu dana firma może znajdować się w innym kraju, ale nie musi. Chodzi przede wszystkim o zlecenie prac innej organizacji – tak, abyśmy sami nie musieli się tym zajmować. Najczęściej outsourcowanym zadaniem jest obsługa księgowa, którą realizuje biuro rachunkowe. Nie musimy zajmować się księgowością ani zatrudniać księgowego na etat w swojej firmie – po prostu zlecamy to zadanie do biura rachunkowego, decydując się na outsourcing.

Offshoring to z kolei zlecanie prac najczęściej do krajów mniej rozwiniętych, dysponujących znacznie tańszą siłą roboczą i zasobami. Popularne zastosowanie wielu firm globalnych to zlecenie obejmujące centrum obsługi telefonicznej do Indii albo prace programistyczne.

Dodatkową, często pomijaną zaletą offshoringu jest fakt, że możemy zlecić prace firmie z innej strefy czasowej. To może sprawić, że nasza firma zacznie realizować pewne zadania w systemie 24/7, ponieważ część pracowników wykona swoje zadania w Polsce, a część np. w Indiach czy Korei Południowej. Możemy więc nie tylko znacznie zaoszczędzić, ale także zwiększyć produktywność.

7. Oszczędności na wysyłkach i odpowiedni wybór kuriera

Podobnie jak w przypadku usług bankowych, oferta jest zbliżona, ale ceny – różne. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby porównać możliwości usług kurierskich i wybrać takie, które cechuje wystarczająco dobra jakość i niska cena.

Dobór optymalnej usługi kurierskiej będzie kluczowy dla firmy e-commerce, która sprzedaje produkty online. Wyobraźmy sobie, że wysyłamy miesięcznie nie 10 czy 20, ale 1000 produktów lub więcej. Załóżmy, że to zawsze ten sam produkt, o tych samych wymiarach i wadze. Powiedzmy: paczka 20 x 10 x 8 cm, ważąca 1 kg. I tak, InPost Paczkomaty zapewni transport za 10,93 zł, kurier UPS będzie kosztował 11,67 zł, a DPD – 16,84 zł. Do tego jedna z firm ma akurat promocję i wyślemy paczkę za 4,99 zł. Możemy więc kilkakrotnie obniżyć te koszty. Oczywiście często jest tak, że koszty przesyłek zależą od preferencji naszych klientów.

Warto nawiązać współpracę z kilkoma kurierami i monitorować promocje. Jeśli okaże się, że dana firma ma w miesiącu atrakcyjną ofertę i rabat, możemy w tym okresie dezaktywować pozostałe usługi i oferować tylko jednego kuriera. Jednocześnie warto śledzić aktualne ceny w takich serwisach jak znajdzkuriera.pl, otokurier.pl, wysylajtaniej.pl czy furgonetka.pl.

8. Korzystanie z usług chmurowych

Wiele firm decyduje się na cloud computing, czyli chmurę. Jej największa zaleta to oczywiście niższe koszty IT. Po wybraniu usługi chmurowej, za którą zwykle płacimy w formie abonamentu, znacznie obniżymy zapotrzebowanie na specjalistów IT do zarządzania i utrzymywania systemów informatycznych. Zamiast kupować drogie systemy i sprzęt do organizacji, korzystamy z zasobów dostawcy usług chmurowych. Znikają nam wtedy takie koszty jak aktualizowanie systemów, konserwacja sprzętu, opłaty za zużycie energii, jak również możemy zatrudniać mniej informatyków.

Chmura ma również inne zalety. To odpowiednio: skalowalność, ciągłość działania oraz wygodniejsza współpraca. Jeśli chodzi o skalowalność, nasza firma może w razie potrzeby zwiększyć możliwości usługi (np. gdy mamy więcej klientów i potrzebujemy dodatkowych mocy obliczeniowych) albo je zmniejszyć (gdy ruch i liczba klientów spada). Przez ciągłość działania należy z kolei rozumieć brak przestojów – przykładowo, gdy doświadczymy awarii zasilania, nasze usługi mogą przestać być dostępne dla klienta, jeśli mamy infrastrukturę IT w siedzibie firmy. Mamy też lepsze zabezpieczenie przed klęskami żywiołowymi, a także kopie zapasowe danych w bezpiecznej lokalizacji. Nasz biznes staje się przez to o wiele lepiej zabezpieczony.

I ostatnia z kluczowych zalet – wygodniejsza współpraca. Chodzi tu przede wszystkim o sprawną współpracę w dobie pracy hybrydowej i zdalnej. Osoby pracujące z różnych lokalizacji mają zapewniony łatwy dostęp do plików i narzędzi, a także mogą współpracować online nad dokumentami – często w czasie rzeczywistym. Wszystko za sprawą chmury.

9. Tani marketing, a nawet bezpłatny

Jednym z najbardziej skutecznych sposobów na obniżenie kosztów są działania marketingowe. W dobie cyfrowej możemy realizować wiele ciekawych przedsięwzięć, które pozwolą pozyskać klientów. Kosztem będzie natomiast czas pracy pracownika (albo naszej), jak również wydatek na niedrogie narzędzia (np. do prowadzenia webinarów). To sprawia, że marketing możemy realizować bardzo tanio, a czasami nawet za darmo.

Na początek podstawy: stwórzmy konto firmowe w Google Moja Firma. Zyskamy wówczas profil firmowy z odpowiednimi informacjami i lokalizacją, co ułatwi potencjalnym klientom znajdowanie naszych usług przez największą na świecie wyszukiwarkę internetową. Załóżmy także profile w mediach społecznościowych takich jak Facebook, LinkedIn czy Instagram. Wypełnijmy odpowiednie pola i publikujmy tam treści, które mogą zainteresować klientów. Jeśli do tego mamy możliwości tworzenia treści wideo, warto zacząć prowadzić kanał na YouTubie i być obecnym na TikToku.

Idąc dalej, możemy zacząć prowadzić bloga firmowego, który będzie zgodny z zasadami SEO (Search Engine Optimization – optymalizacja dla wyszukiwarek internetowych). Jeśli będziemy regularnie publikować ciekawe, unikalne treści na blogu, po pewnym czasie potencjalni klienci zaczną trafiać na naszą stronę, ponieważ Google zacznie rekomendować nasze treści w wynikach wyszukiwania. Jednocześnie we wszystkich wymienionych wyżej miejscach możemy promować i zachęcać odbiorców do zapisywania się na newsletter. W ten sposób po pewnym czasie zbudujemy bazę potencjalnych klientów, do których będziemy mogli wysyłać informacje o nowościach czy obniżkach.

Innym, mniej popularnym działaniem jest guerilla marketing, czyli tzw. marketing partyzancki. Taki marketing kładzie nacisk na „kreatywność zamiast budżetu”, wykorzystując strategie tanie i łatwe do wdrożenia. Przykład: wyprodukowanie balonów z informacjami o atrakcyjnej promocji oraz z ciekawym hasłem zachęcającym do działania, które następnie zawiesimy w paru miejscach w naszej lokalizacji (wcześniej oczywiście musimy się upewnić, że nie złamiemy żadnego prawa). I kolejne pomysły: organizowanie webinarów lub spotkań na żywo (także darmowych szkoleń), uczestniczenie w targach i innych imprezach branżowych, organizowanie konkursów czy stworzenie programu rekomendacji. Dla wyjaśnienia program rekomendacji sprowadza się do tego, by klienci polecali nasze produkty swoim znajomym – gdy ci dokonają zakupu, klient rekomendujący otrzymuje dodatkowe benefity (np. zniżki). Popularne narzędzia do tworzenia programów rekomendacji to Ambassador, Buyapowa, Friendbuy czy Viral Loops.

10. Korzystanie z oprogramowania open source

To nie zawsze możliwe, ale zdarza się, że niektóre zadania możemy wykonywać na oprogramowaniu open source. Chodzi tutaj o aplikacje bezpłatne, które mogą być wykorzystywane do użytku komercyjnego (czyli możemy za ich pomocą zarabiać pieniądze).

Jednym z najpopularniejszych rozwiązań open source jest pakiet biurowy do tworzenia i edycji dokumentów. Rozwiązania takie jak Apache Open Office, Libre Office czy NeoOffice pozwalają na sprawne tworzenie dokumentów, a jednocześnie są na licencji open source.

Inne przykłady? Do prowadzenia serwisu z treściami możemy używać systemu WordPress, Drupal czy Joomla, a do sklepu online – OpenCart, PrestaShop czy Zen Cart. Do tego możemy wypróbować systemy CRM (Customer Relationship Management – zarządzanie relacjami z klientami) takie jak SugarCRM, OpenCRX czy Fat Free CRM.

Niektóre z rozwiązań open source mogą okazać się przestarzałe lub nie zapewnią takich funkcji, jakie potrzebujemy. Wówczas będziemy musieli wybrać rozwiązanie komercyjne i płatne. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby zawsze najpierw sprawdzić, czy przypadkiem dana aplikacja nie występuje w wersji darmowej i open source. Jeśli można na czymś zaoszczędzić, to dlaczego nie?

11. Hurtowe zakupy

Tutaj nie ma większej filozofii: hurtownie często są w stanie zaoferować firmom lepsze ceny na konkretne towary. Warunek to konieczność złożenia odpowiednio dużego zamówienia albo przynajmniej za jakąś konkretną (zwykle większą) kwotę. Przy zakupie hurtowym możemy też uzyskać np. gratisy lub darmowe koszty przesyłki. Im więcej kupimy, tym niższą cenę zapłacimy za jedną sztukę produktu.

Jednocześnie wszystko zależy od branży. Dla przykładu, jeśli działamy w branży rękodzielniczej i potrzebne są nam rzemyki czy papiery, zakup hurtowy niemal zawsze okaże się wyraźnie tańszy. Jeśli zaś handlujemy sprzętem AGD czy elektroniką, nie mamy raczej co liczyć na zauważalne oszczędności. Być może uda się wynegocjować nieco niższą cenę, niemniej nie będzie to duża różnica.

Warto przy tym pamiętać, że jeśli nie istnieje hurtownia dla naszej branży, możemy jeszcze pokusić się o zakup bezpośrednio od producenta. Wówczas znika nam pośrednik w postaci dystrybutora czy resellera i nie musimy płacić dodatkowych prowizji.

12. Zatrudnianie młodych i inteligentnych, ale jeszcze niedoświadczonych osób

Z jednej strony od lat mówi się, że mamy rynek pracownika i to pracownik dyktuje warunki pracodawcy. Z drugiej, ciągle w ogłoszeniach o pracę wymagane jest doświadczenie, często kilkuletnie. Ludzie młodzi, którzy dopiero wkraczają na rynek pracy, takiego doświadczenia nie mają. Przedsiębiorstwa mogą im zaproponować pracę za niższą stawkę (ale oczywiście w granicach obowiązującego prawa) niż w przypadku osób bardziej doświadczonych. Jeśli starannie podejdziemy do rekrutacji, możemy w ten sposób pozyskać pracowników, którzy szybko się uczą i zdobywają potrzebne im doświadczenie.

Gdzie szukać takich młodych, inteligentnych, ale jeszcze niedoświadczonych osób do pracy? Zacznijmy od grup na Facebooku, np. Człowiek szuka pracy Praca szuka człowieka, która ma ponad 30 tys. członków. Inne grupy to Warsaw Startup Jobs (16,5 tys. członków), Praca IT/oferty i zlecenia (17 tys.), Ogłoszenia Praca – Oferty (27 tys.) czy Praca online (27 tys.). Takich i podobnych grup jest na Facebooku co najmniej kilkadziesiąt.

13. Oszczędzanie na wyjazdach, zwłaszcza w dobie pracy zdalnej

Serwisy takie jak Google.com/Flights czy Airfarewatchdog.com wyświetlają często atrakcyjne oferty na przeloty, jak również możemy zapisać się na otrzymywanie powiadomień e-mail na temat przelotów w konkretne miejsca, które są akurat tańsze niż zazwyczaj.

Jeśli musimy udać się w dane miejsce, ale np. raz w roku i nie mamy wyznaczonego terminu, wybierajmy okres po sezonie. Będziemy mogli wtedy o wiele łatwiej negocjować ceny pobytu w hotelach, jak również uda nam się znaleźć atrakcyjne cenowo oferty. Pamiętajmy również, by dokonywać bookingu bezpośrednio przez strony hoteli – zwykle będzie taniej, ponieważ hotel nie doliczy prowizji dla platformy agregującej oferty.

To samo dotyczy przewozów – jeśli nie podróżujemy własnym samochodem, możemy zdecydować się na różnego typu usługi, często atrakcyjne cenowo. Dobrym przykładem jest BlaBlaCar – możemy sporo zaoszczędzić, jeśli nie przeszkadza nam, że będziemy podróżować z innymi osobami.

Na koniec warto także zastanowić się, czy podróż w ogóle jest konieczna. Jeśli nie musimy jechać, zaproponujmy rozmowę wideo. Narzędzia takie jak Microsoft Teams, Google Meet czy Zoom doskonale sprawdzają się w tej roli.

14. Automatyzacja rutynowych i prostych czynności

Zapisywanie ciągle tych samych załączników? Wypełnianie stale powtarzających się tabel? Przenoszenie plików z miejsca A do miejsca B – i tak po kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt razy dziennie? Jeśli w firmie pracujemy na komputerach, a przy tym personel często wykonuje powtarzalne, rutynowe zadania, warto rozważyć automatyzację.

Do automatyzacji zadań służą platformy RPA (Robotic Process Automation), takie jak UiPath, Blue Prism czy Automation Anywhere. Pozwalają na wygodne automatyzowanie procesów i zadań biznesowych, co daje dwie konkretne korzyści. Jak podaje serwis RoboticProcessAutomation.es, średni koszt robota-algorytmu do automatyzacji zadań to jedna trzecia kosztu na pracownika. Porównanie to dotyczy pracy przez 8 godz. Warto natomiast zauważyć, że oszczędności mogą być wyższe, ponieważ roboty automatyzujące pracę mogą działać 24 godz. na dobę i przez siedem dni w tygodniu. Średnio przyjmuje się jednak, że rozwiązania RPA pozwalają zaoszczędzić 50–80 proc. bieżących kosztów procesu.