KSeF dla firm zagranicznych? Tak, ale pod pewnymi warunkami

Siedziba działalności a KSeF

Jak podaje dziennik, „zagraniczne firmy masowo występują z wnioskami o interpretacje i pytają, czy to, co mają w Polsce, jest stałym miejscem prowadzenia działalności”, ponieważ „od tego zależy obowiązek wystawiania faktur w KSeF”.

Zagraniczne firmy „nie muszą wprowadzać faktur sprzedażowych do KSeF, jeśli nie posiadają w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca jej prowadzenia (albo mają takie miejsce, ale nie uczestniczy ono w transakcji)” – pisze „Rz”.

Dziennik przypomina wyjaśnienia Ministerstwa Finansów - „ocena, czy dany podmiot zagraniczny, zarejestrowany jako podatnik VAT czynny w Polsce, posiada na terytorium kraju stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, wymaga indywidualnej oceny konkretnego stanu faktycznego”.

Stałe miejsce działalności w Polsce

„Interpretacja wydana dla jednej firmy nie zabezpiecza więc drugiej” – wyjaśniła w rozmowie z „Rz” doradca podatkowy, partner w Crido Aleksandra Plichta. Podała przy tym najważniejsze kryteria, których spełnienie oznacza posiadanie stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.

„Po pierwsze, firma musi mieć odpowiednie zasoby personalne i techniczne. Oznacza to, że powinna angażować pracowników (współpracowników/podwykonawców), posiadać nieruchomości (biuro, magazyn), infrastrukturę techniczną. Po drugie, powinna mieć faktyczną kontrolę nad tymi zasobami i zdolność do samodzielnego wykonywania usług oraz podejmowania biznesowych decyzji. Po trzecie, to, co robi w Polsce, nie może być tymczasowe, musi być trwałe i w jakimś horyzoncie czasowym stałe” – cytuje ekspertkę „Rz”.

KSeF - nowy obowiązek dla firm

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to elektroniczna platforma stworzona do wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur w ujednoliconym formacie XML. Każdy dokument trafia bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów, gdzie otrzymuje indywidualny numer identyfikacyjny. Dzięki temu rozwiązaniu nie ma potrzeby przesyłania faktur w formie papierowej ani w postaci plików PDF. System zapewnia pełne bezpieczeństwo i autentyczność dokumentów, a także usprawnia ich obieg. KSeF ma na celu przyspieszenie rozliczeń VAT, zwiększenie przejrzystości przepływu danych między firmami a administracją podatkową oraz ograniczenie ryzyka nadużyć.

Zgodnie z założeniami ustawy KSeF korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (osiągających w 2024 r. ponad 200 mln zł wartości sprzedaży z VAT),a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców. Ten sam termin dotyczyć będzie zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT.