Ponad dwie trzecie rekrutujących uważa, że prowadzone w ich firmach rekrutacje mogłyby być krótsze – tak wynika z najnowszego badania eRecruiter. Trudna sytuacja ekonomiczna wpływa na plany zatrudnienia w organizacjach, które odczuwają skutki rosnących kosztów i szukają sposobów na optymalizację, również w związku z pozyskiwaniem nowych pracowników. To właśnie teraz jest najlepszy moment, by zadbać o większą skuteczność procesów rekrutacyjnych. Przedłużające się i bezowocne etapy, nietrafione decyzje i niewłaściwy dobór pracowników to wydatki, na które niewielu pracodawców będzie mogło sobie pozwolić. 

Rekrutacja pracowników do firm jest zbyt długa

Prognozy rynkowe oscylują wokół takich pojęć jak kryzys i recesja, co nie pozostaje bez wpływu na sytuację przedsiębiorstw, ich strategie, wyzwania i plany rekrutacyjne. W obliczu wysokiej inflacji pracodawcy z jeszcze większą uważnością podejmują i weryfikują decyzje biznesowe. Warto więc zadbać o optymalizację i efektywność procesów rekrutacyjnych, gdyż to one oddziałują na efektywność biznesową całej organizacji. 

Przeczytaj również nasz poradnik: jak zatrudniać do IT?

Dlaczego rekrutacje trwają tak długo?

Jak wynika z najnowszego raportu eRecruiter „Efektywność rekrutacji 2023”, bolączką rekruterów, HR-owców i osób zaangażowanych w nabór nowych pracowników są zbyt długie procesy rekrutacyjne. Tylko nieco mniej niż jedna trzecia deklaruje, że czas trwania rekrutacji w ich firmach jest optymalny. Aż 68% badanych przyznało, że procesy mogłyby być krótsze. Dlaczego tak się dzieje? 

- Z naszego doświadczenia wynika, że powody bywają złożone, jednak w wielu sytuacjach trudnością okazuje się dopasowanie kandydata do stanowiska – i nie chodzi wyłącznie o kompetencje twarde, wiedzę czy doświadczenie kandydata, ale także o dopasowanie do zespołu i kultury organizacji pod względem cech osobowości, umiejętności miękkich, wyznawanych wartości czy preferencji dotyczących wizji pracy i możliwości rozwoju. W przypadku niszowych specjalizacji lub takich, na które jest bardzo duże zapotrzebowanie na rynku, procesy potrafią się znacząco wydłużać czy wręcz są powtórnie uruchomiane – mówi Katarzyna Trzaska z eRecruiter.

W niektórych branżach, takich jak IT, rekruterzy starają się działać wyjątkowo szybko. W rzeczywistości jednak, ze względu na dużą konkurencję na rynku i przedłużające się rozmowy negocjacyjne, rekrutacja staje się dużo bardziej złożonym procesem, często nieprzynoszącym spodziewanego efektu.  

Jak zwiększyć zasięg oferty i skuteczność rekrutacji?

Z badania eRecruiter wynika, że to czynnik ludzki odgrywa decydującą rolę w kontekście długości procesu rekrutacyjnego. Ponad 60% respondentów twierdzi, że najbardziej czasochłonnym etapem rekrutacji są spotkania z kandydatami. Na kolejnych miejscach znalazły się: komunikacja z menedżerami, komunikacja z kandydatami oraz selekcja aplikacji. Znacznie mniej angażujące są takie działania, jak publikacja ogłoszenia czy przesyłanie aplikacji do menedżerów, na co zwróciło uwagę blisko 70% badanych. Stworzenie treści ogłoszenia – zdaniem 46% badanych - jest zadaniem średnio czasochłonnym, a 47% respondentów ocenia je jako mało czasochłonne. 

- Dzięki nowoczesnym technologiom rekruterzy mają dostęp do narzędzi, które przyspieszają proces rekrutacji. Korzystając z systemu ATS czy ekosystemu rekrutacyjnego, mogą szybko opublikować ogłoszenia o pracy w wielu miejscach, zadbać o spersonalizowaną komunikację czy przeprowadzić badanie satysfakcji wśród uczestników rekrutacji – mówi Agnieszka Otręba z eRecruiter. - Na wyciągnięcie ręki jest wiele zintegrowanych i zautomatyzowanych usług, które usprawniają rekrutację i pomagają dotrzeć do najlepszych kandydatów. Dzięki temu rekruterzy mogą skupić się na uważnych i właściwie przeprowadzonych rozmowach. Mimo że zajmują one najwięcej czasu, stanowią klucz do sukcesu, dlatego warto zadbać o ich jakość. 

Zbuduj kompetencje rekruterów

Od tego, czy rekrutacja przebiegnie sprawnie i dynamicznie, zależą m.in. kompetencje osoby rekrutującej i efektywna współpraca z innymi pracownikami zaangażowanymi w projekty rekrutacyjne. Znaczenie ma także dobór narzędzi i rozwiązań, które wspierają rekrutera w jego codziennej pracy i docieraniu do grupy docelowej. Aby zwiększyć skuteczność oferty i liczbę dopasowanych do niej kandydatów, rekruterzy – poza opublikowaniem treści w tzw. job boardzie - podejmują dodatkowe aktywności. Aż 60% respondentów dba o promocję ogłoszeń w social mediach. Taki sam odsetek badanych sięga po programy poleceń pracowniczych. Ponad połowa (56%) korzysta z zakładki Kariera na firmowej stronie, mając świadomość, że dla kandydatów jest to cenne źródło wiedzy o firmie. 

Obok różnorodnych kanałów komunikacji i dystrybucji wciąż jedną z kluczowych kwestii pozostaje jakość ogłoszenia, które zawiera najważniejsze z perspektywy kandydata informacje. To, że tworzenie angażujących treści ma wpływ na skuteczność rekrutacji, podkreśliło 44% uczestników badania eRecruiter. A co z innymi narzędziami i metodami rekrutacji? Blisko 8 na 10 respondentów wykorzystuje formularze aplikacyjne, dzięki czemu selekcja kandydatów przebiega szybciej i skuteczniej. Nieco mniej niż połowa (49%) współpracuje z kierownikami, którzy pozyskują talenty do swoich zespołów i najlepiej potrafią przedstawić dokładny opis stanowiska oraz wymagań wobec kandydatów. Jedna piąta ankietowanych korzysta z testów kompetencji lub psychometrycznych, co ułatwia zweryfikowanie konkretnych umiejętności, predyspozycji bądź stylu myślenia i działania kandydata. Można również zauważyć, że rośnie popularność takich form wsparcia jak voiceboty i chatboty, a część pracodawców wymienia je jako istotnie wzbogacające proces rekrutacji. 

Automatyzacja – więcej czasu na komunikację w czasie rekrutacji

Aby firmy mogły skupić się na komunikacji z kandydatami, która jest kluczowym wyzwaniem w procesie rekrutacji, konieczne są rozwiązania pozwalające na automatyzację rutynowych czynności. W ten sposób powstaje naturalna przestrzeń na jakościowe działania, służące lepszemu zrozumieniu oczekiwań biznesu oraz potrzeb kandydatów i pracowników. Pomocny może być system do zarządzania rekrutacjami. Do jego największych korzyści należy:

• porządkowanie etapów rekrutacji (81% wskazań)
• większe bezpieczeństwo danych (65%)
• przyspieszenie procesu selekcji kandydatów (64%)

Aż 98% badanych użytkowników systemów ATS (Applicant Tracking System) przyznaje, że stosowanie takiego narzędzia wpływa na poprawę efektywności procesów rekrutacyjnych w firmie. Nie wyobrażają sobie oni, aby mogli zrezygnować z takich funkcjonalności systemu, jak zarządzanie procesem rekrutacji (68%), funkcje związane z RODO (49%) czy zarządzanie danymi kandydatów (47%).  

Jak sprawdzić efektywność rekrutacji?

Poprawa jakości rekrutacji nie jest możliwa bez rzetelnej analizy danych, stąd coraz większa popularność działań z zakresu people analytics. Prawie trzech na czterech respondentów wskazuje, że monitorowanie i raportowanie wyników rekrutacji jest podstawą w planowaniu zmian i usprawnień w procesie rekrutacji. Ponad połowa uważa, że to cenna informacja o trendach i zmianach na rynku.

- Dynamiczna sytuacja na rynku pracy powoduje, że sama wiedza na temat liczby aplikacji na dane stanowisko nie jest wystarczająca. Duża liczba aplikacji nie gwarantuje sukcesu. Wskaźniki, na które stawiamy w enel-med, to: czas trwania rekrutacji, jakość aplikacji mierzona liczbą spotkań, liczba złożonych i przyjętych ofert, liczba spotkań z menedżerem oraz NPS kandydatów. Weryfikację poszczególnych danych ułatwia nam eRecruiter, dzięki któremu w łatwy sposób możemy skontrolować wymienione wartości – mówi Paulina Zdunek, Kierownik ds. rekrutacji w enel-med. 

Pozyskanie talentów i utrzymanie retencji to wyzwania, z którymi pracodawcy nadal będą się mierzyć w 2023 roku. Aby osiągnąć długofalowe rezultaty biznesowe i stworzyć kulturę wspierającą zaangażowanie, warto zadbać o rekrutację jako pierwszy, ale też kluczowy element w cyklu życia pracownika w organizacji.