Kontrole PFR. Jak się do nich przygotować?
W ramach finansowania PFR, w momencie składania wniosku o pożyczkę, każdy z przedsiębiorców przeszedł wstępną, pobieżną kontrolę. Nie oznacza to jednak, że każdy przedsiębiorca przejdzie również kolejną kontrolę, tym razem w przedmiocie sposobu rozdysponowania uzyskanych środków pieniężnych. Naturalnie przedsiębiorcy, którzy zamierzają uzyskać maksymalny poziom umorzenia, mogą się bardziej spodziewać takiej kontroli. Warto przy tym pamiętać, że przesłanki maksymalnego umorzenia subwencji dla mikro przedsiębiorców są inne niż dla MŚP – mikro przedsiębiorcy nie są zobowiązani do wykazania straty gotówkowej na sprzedaży większej niż 25% wartości subwencji.
Celem kontroli jest odnalezienie różnych odstępstw w zakresie informacji zadeklarowanych przez przedsiębiorcę na etapie składania wniosku, z rzeczywistym stanem faktycznym. Przedsiębiorcy powinni w szczególności zwrócić uwagę na cele, na które są przeznaczane uzyskane środki. Regulamin PFR przewiduje zamknięty katalog wydatków, na rzecz których nie można przeznaczać uzyskanych środków. Dla przykładu – środki z subwencji nie mogą być przeznaczane na rzecz właściciela danego przedsiębiorstwa lub beneficjentów rzeczywistych danej spółki.
PFR nie narzucił sposobu dokumentowania wydatków przez przedsiębiorcę. Oznacza to zatem, że każdy przedsiębiorca, niezależnie od tego czy finalnie przejdzie lub nie przejdzie kontrolę, powinien zbierać wszelkie możliwe dokumenty, które pozwolą na wykazanie wydatkowania środków z subwencji z danym wydatkiem.
Jeżeli chodzi o codzienną działalność, to przedsiębiorca powinien baczyć na cele, na które wydatkuje środki uzyskane z PFR. Uzyskana subwencja może być jedynie wydatkowana na cele związane z kosztami prowadzonej działalności gospodarczej, a także do spłaty zaciągniętych kredytów, maksymalnie do wysokości 25 proc. wartości otrzymanego dofinansowania.
Przedsiębiorcy do momentu rozliczenia subwencji z PFR powinni zbierać dokumentację, na podstawie której wykażą, że środki z subwencji zostały wykorzystane na dany cel. Nie została określona jednak forma prowadzenia takiej dokumentacji – może to być zatem przykładowo faktura VAT czy też potwierdzenia przelewów.
Przedsiębiorcy powinni również zwrócić uwagę na ilość środków uzyskanych z subwencji. Jeżeli uzyskana kwota przekroczy 800 tysięcy euro, przedsiębiorca będzie zobowiązany do zwrócenia nadwyżki.
Aby uniknąć negatywnych skutków potencjalnej kontroli, najlepszym rozwiązaniem wydaje się samodzielne przeprowadzenie przez przedsiębiorcę kontroli wewnętrznej, mającej na celu wykrycie ewentualnych nieprawidłowości w dysponowaniu środkami z subwencji.
Wreszcie, przedsiębiorca na koniec okresu pożyczki, powinien złożyć odpowiednie oświadczenie o rozliczeniu subwencji finansowej. W tym oświadczeniu przedsiębiorca potwierdza średnią liczbę pracowników w okresie pełnych 12 miesięcy liczonych od dnia wypłaty subwencji. Niezłożenie tego oświadczenia w terminie skutkować będzie obowiązkiem zwrotu subwencji w całości.
Unikaj błędów
Wśród najprostszych błędów, które przedsiębiorca może popełnić, należy przede wszystkim wskazać nieprawidłowe wydatkowanie środków z subwencji – np. poprzez przekazane części kwoty na rzecz wspólników spółki, czy też beneficjentów rzeczywistych spółki. Wykluczone jest również podwójne wydatkowanie pieniędzy na ten sam cel.
Kolejnym błędem może być niewykazanie przez przedsiębiorcę danego wydatku z kwotą z uzyskanej subwencji. Remedium na powyższe może być prowadzenie odrębnej ewidencji w tym przedmiocie, wraz z całą dokumentacją (przy czym należy wskazać, że ustawodawca nie przewidział jaki konkretnie dokument ma wykazywać dany wydatek).
W przypadku wykrycia nieprawidłowości, PFR może podjąć decyzję o zwrocie całości lub części subwencji finansowej. W takiej sytuacji subwencja staje się wymagalna w terminie 14 dni od dnia, w którym przedsiębiorca mógł zapoznać się z decyzją PFR. Niewykluczona została również odpowiedzialność karna – przedsiębiorcy w momencie składania wniosku, oświadczali o zgodności danych we wniosku, pod rygorem odpowiedzialności karnej.
