Pokaż mi swój gabinet...

W latach 90. słynną ozdobą kieleckiej siedziby Exbudu była... para tukanów sprowadzona za ciężkie pieniądze przez prezesa Witolda Zaraskę. Odwiedzających spółkę gości, wśród których bywały nawet głowy państw, egzotyczne ptaki w klatce zaskakiwały i zadziwiały. Ale były też symbolem przepychu, a nawet rozpasania, jakie panowało wtedy w jednym z najbardziej znanych polskich przedsiębiorstw. 

Kilka lat temu na głośnej aukcji w warszawskim hotelu Sheraton pod młotek poszło kilkadziesiąt obrazów takich mistrzów, jak Beksiński, Chełmoński, Kantor, Matejko, Michałowski, Nowosielski czy Witkacy. Były wśród nich dzieła wiszące dotychczas w gabinetach i na korytarzach należącej do Ryszarda Krauzego spółki Prokom Investments. Chociaż jej przedstawiciele zapewniali, że interesy jednego z najbogatszych wówczas Polaków mają się dobrze, dzisiaj po dawnej świetności Prokomu nie ma śladu. A Exbud jest teraz częścią koncernu Skanska. 

Oczywiście to nie arcybogate wyposażenie biur obu firm było tego powodem. Przyczyny były znacznie bardziej skomplikowane (rozrzutna polityka zarządu, nietrafione inwestycje, błędy w zarządzaniu itd.). Nie zmienia to jednak faktu, że dziś siedziby polskich firm, gabinety ich prezesów i sale spotkań kierownictwa urządzane są zazwyczaj znacznie skromniej. 

Wśród podwładnych

Przykładem bardzo już daleko posuniętej skromności może być biuro Loukasa Notopoulosa, prezesa i założyciel Vivusa, jednej z największych w Polsce firm udzielających pożyczek online (choć nie tylko). W biurowcu na warszawskim Okęciu próżno szukać... gabinetu szefa. Prezes Notopoulos siedzi wśród podwładnych, przy takim samym biurku jak oni, w open space. – Muszę czuć puls swojej firmy, widzieć, co się w niej codziennie dzieje. Gdybym był zamknięty za drzwiami osobnego pomieszczenia, nie wiedziałabym tego, nie byłbym jednym z tych ludzi – wyjaśnia sam zainteresowany. – To, co mi się najbardziej podoba, co mnie wręcz uszczęśliwia, to szum rozmów telefonicznych prowadzonych przez moich pracowników, bo słysząc je, wiem, że dużo się dzieje i że są kolejni klienci – dodaje i zapewnia, że praca w open space wcale nie jest dla niego, jako prezesa, uciążliwością. 

Notopoulos wspomina, jak przed laty pracował w banku i awansował w nim na stanowisko dyrektora jednego z departamentów. Dostał wtedy własny gabinet. Ale wytrzymał w nim ledwie kilka tygodni. Męczył się w odosobnieniu, aż w końcu wrócił tam, gdzie byli jego podwładni, i dopiero wśród nich poczuł się dobrze. – Trzeba słuchać tych, którzy pracują bezpośrednio z klientami, bo są skarbnicą wiedzy – uzasadnia. 

Goście prezesa nie kryją zdziwienia. – Niektórzy nie wierzą, że właśnie tu urzęduję. Sądzą, że to rodzaj mistyfikacji, coś na pokaz – przyznaje Loukas Notopoulos. 

W jego firmie na ścianach wiszą zdjęcia pracowników, którzy – jak podkreśla – budują jej sukces. Powinni się w niej zatem czuć dobrze, jak u siebie.  Stąd „strefa chilloutu”, a w niej zielona kanapa i hamak. – Ludzie naprawdę tu wypoczywają. Mogą się odprężyć, spokojnie z kimś porozmawiać, zadzwonić do bliskich – wyjaśnia szef Vivusa. 

Jednak w opinii prof. Zbigniewa Nęckiego, psychologa społecznego z Uniwersytetu Jagiellońskiego i eksperta w dziedzinie psychologii biznesu, praca w wielkich, gwarnych pomieszczeniach typu open space nie jest najlepszym pomysłem. Co sądzić o szefie, który szuka stałego kontaktu z pracownikami i urzęduje bezpośrednio wśród nich? – Może być oczywiście bardzo demokratycznie towarzyski, ale takie jego zachowanie może również świadczyć o tym, że chce autokratycznie kontrolować całe otoczenie. Śledzić, co kto robi, kiedy wychodzi, wraca – mówi Zbigniew Nęcki. – Dla wielu osób w open space już sama praca pod społeczną kontrolą koleżanek i kolegów jest męczącą przesadą, a tym bardziej pod taką kontrolą szefa. Nie jestem zwolennikiem tego rodzaju rozwiązań – podsumowuje profesor. 

Pasje i charakter

Jarosław Jaworski, prezes spółki finansowej Coface Polska, ma osobny gabinet, a w nim akcenty marynistyczno-żeglarskie. – Tą pasją zaraził mnie kolega z firmy. Żeglarstwo stało się zresztą hobby wielu pracowników – mówi. – Właśnie dlatego pozwoliłem sobie umieścić w gabinecie kilka medali świadczących o udziale w różnych zawodach, w tym także trofeum za zajęcie przez drużynę naszej spółki III miejsca w zeszłorocznych regatach załóg firm ubezpieczeniowych. 

W pomieszczeniu jest też zegar jachtowy w kole sterowym i parę innych drobiazgów, niemniej wszystko bez nadmiernej przesady. Z kolei sąsiedni pokój innego członka zarządu firmy, który jest pasjonatem biegania, udekorowany jest nagrodami za udział w zawodach dla biegaczy. 

– Jestem jak najbardziej za tym, żeby eksponować to, co pokazuje charakter ludzi, którzy urzędują w gabinetach – mówi prof. Nęcki. – Im więcej indywidualności i osobowości, a mniej monotonii, banału i anonimowej szarości komputerów, tym lepiej. 

Psycholog uważa, że nie należy w żaden sposób ograniczać możliwości wyrażania siebie. – Masz swoją przestrzeń, pokaż swoje hobby, zamiłowania czy idee, którymi się kierujesz. Kiedyś w gabinecie, który zajmował pewien menedżer o proekologicznych poglądach, widziałem wielkie hasło „Cała władza w płetwy wieloryba” – wspomina profesor. Według niego nic nie stoi też na przeszkodzie, by zawiesić krzyż, półksiężyc albo gwiazdę Dawida. 

Generalnie, ten, kto urzęduje w takim „osobistym” pomieszczeniu, zwyczajnie lepiej się w pracy czuje, a jego goście mają szansę go trochę bliżej poznać i zapamiętać jako kogoś z charakterem. W pamięci dziennikarzy piszących o rynku reklamy zapisał się np. gabinet Jakuba Bierzyńskiego, prezesa domu mediowego OMD. Przeszklone biuro pozwala szefowi dosłownie mieć firmę na oku, zaś jego pracownicy i goście odwiedzający siedzibę OMD mogą podziwić wspaniały zbiór sztuki ludowej z najróżniejszych zakątków świata, głównie jednak z Azji. Osobista kolekcja Bierzyńskiego powstaje już od ponad 20 lat. 

Elementy marynistyczne znajdziemy też w siedzibie firmy reklamowej Jet Line. Sale konferencyjne zdobią tam wielkie zdjęcia żaglowca Fryderyk Chopin zrobione podczas jednego z rejsów, który zorganizowała powołana przez szefów spółki fundacja. Morskie wyprawy są nagrodą, ale i szkołą życia, dla wychowanków m.in. domów dziecka i ośrodków opiekuńczo-wychowawczych oraz uczniów liceum polonijnego, którymi opiekuje się charytatywna organizacja. 

Także w gabinetach szefów spółki jest „żeglarsko”: modele statków, fotografie, książki... – Taki klimat towarzyszy nam na każdym kroku i jest bliski prawie wszystkim. Wielu naszych pracowników ma patenty żeglarskie – mówi Agnieszka Maszewska z Jet Line. 

– Salka w biurze czy ściana w gabinecie, na której eksponowane są dowody działalności charytatywnej firmy lub jej właścicieli z pewnością poprawia samopoczucie. Dlatego nie jestem temu przeciwny – mówi prof. Nęcki. Przestrzega jednak: – Łatwo popaść w przesadę. W jednym z biur na wszystkich ścianach w gabinetach i na korytarzach widziałem setki listów dziękczynnych. To już nie były dowody dobroczynności, ale niesmaczne karmienie własnego ego. 

Biuro to firma

W nieco inną stronę poszła spółka Pfleiderer Grajewo, znany producent płyt wiórowych. Otóż niedawno cały swój biurowiec, od gabinetów członków zarządu poczynając, a na pomieszczeniach gospodarczych i łazienkach kończąc, urządziła, bazując głównie na własnych produktach. – Od lat jesteśmy zanurzeni w dizajnie, współpracujemy z projektantami mebli, architektami wnętrz. Doszliśmy więc do wniosku, że urządzając nowe biura, najkorzystniej będzie pokazać pewne rozwiązania i możliwości aranżacji wnętrz, jakie stwarzają nasze wyroby – wyjaśnia Wojciech Gątkiewicz, członek zarządu Pfleiderer Grajewo. W biurowcu są meble i okładziny ścienne wykonane z płyt produkowanych przez jego firmę. – Ich wyeksponowanie w takich warunkach to coś zupełnie innego niż tradycyjna wystawa czy showroom. Ściana 3 x 5 m robi na klientach inne wrażenie niż najlepsza choćby próbka – dodaje Gątkiewicz. Pomysł podobno się sprawdza – goście nie kryją zaskoczenia i są zaintrygowani. I o to między innymi chodzi!

Gabinet funkcjonalny

Gabinet prezesa powinien wyróżniać się z biura, lecz nie odstawać od niego diametralnie. – Jest prestiżowym miejscem, musi mieć więc spore gabaryty, oczywiście stosownie do możliwości. Najlepiej od początku podzielić go na strefy funkcyjne – uważa architektka Katarzyna Kłos. 

Najważniejsza będzie strefa pracy wyposażona w duże, ale proporcjonalne do wielkości pomieszczenia biurko. – Ustawiamy je w takim miejscu, by osoba przy nim urzędująca mogła bez trudu zobaczyć wchodzącego gościa, nigdy tuż przy ścianie, ani tyłem do drzwi. Na trasie między wejściem a biurkiem nie powinno być żadnych przedmiotów, które trzeba omijać – radzi architektka. Lampy przy biurku powinny nie tylko dostatecznie oświetlać blat roboczy i zabezpieczać wzrok przed tzw. olśnieniem, ale też stanowić ładny akcent plastyczny. W gabinecie prezesa warto również znaleźć miejsce do przechowywania rzadziej używanych dokumentów i publikacji, czyli regał pełniący funkcję biblioteki. W pomieszczeniu tym dobrze jest poza tym eksponować osiągnięcia, a więc – wygospodarować przestrzeń na różnego rodzaju trofea, puchary czy dyplomy, których, o czym trzeba pamiętać, z czasem będzie przybywać. 

Gabinet to również miejsce rozmów z gośćmi i pracownikami. Tę drugą strefę dobrze jest umieścić nieco z boku (w stosunku do drzwi). Należy zdecydować, czy wolimy mały stół konferencyjny czy kameralne rozmowy na wygodnych fotelach przy stoliku kawowym. – Jeśli decydujemy się na stół konferencyjny, polecałabym meble o okrągłym lub owalnym obrysie lub chociaż posiadające zaokrąglone narożniki – mówi Katarzyna Kłos. 

W swoich projektach architektka wyodrębnia też trzecią strefę, czyli „część prywatną gospodarza”, w której jest łazienka, szafa na ubrania, dzięki czemu można się odświeżyć i przebrać w ciągu dnia, a także barek z lodówką. 

Oprac. Joanna Monastyruk