5 kroków wdrażania AI w firmach. Ekspertka radzi jak aktywować pracowników do technologicznej transformacji

Anna Binder, Head of People w spółce technologicznej Asana, jest ekspertką od wprowadzania AI do firm w sposób przyjazny dla pracowników. Jej podejście łączy technologiczną innowacyjność z głębokim humanizmem. W rozmowie z Mycompanypolska.pl pokazuje jak w praktyce można oswoić AI i włączyć ją w kulturę organizacyjną. Po 25 latach zarządzania kadrami uczy liderów HR, jak wdrażać narzędzia sztucznej inteligencji poprzez aktywizację ludzi. Według tego modelu – wystarczy zarazić pracownika pasją do technologii, pokazać, w jaki sposób może mu pomóc, by osiągnąć efekt domina, kiedy pracownicy aktywują się nawzajem, bez konieczności ciągłej stymulacji „z góry”.

1. Zacznij od ludzi, nie od technologii

"Aktywacja AI to nie kwestia narzędzi, tylko ludzi. Wystarczy, że aktywujesz jednego pracownika i dzieje się magia" – mówi Binder i zapowiada: "Taki pracownik aktywuje kolejnych. I to szybko się rozprzestrzenia w całej firmie."

Jednak, żeby to się udało trzeba zdać sobie sprawę z tego, że wielu ludzi ma obawy związane z AI. Lęk przed tą technologią jest powszechny: 33% pracowników boi się utraty pracy w wyniku ewentualnego zastąpienia ich przez sztuczną inteligencję. Tylko 9% postrzega AI jako "współpracownika". W organizacjach dojrzałych (Stage 5) ten odsetek rośnie do 15%. W związku z tym trzeba w firmie przygotować odpowiednie „podglebie” pod zmiany.

2. Dziel się wiedzą i wychwytuj wewnętrznych influencerów

W Asanie proces aktywizacji pracowników wokół sztucznej inteligencji zaczął się od stworzenia Rady ds. AI, do której zaproszono ludzi z różnych działów. Nie wszyscy z nich byli inżynierami, większą część stanowiły osoby "AI-curious" – po prostu ciekawe i otwarte na tę technologie. Ich zadaniem było testowanie rozwiązań AI, dzielenie się doświadczeniami, inspirowanie innych.

Jedna z głównych rad, jakimi dzieli się Anna Binder brzmi: "Zaproś pracowników, by przetestowali, jak mogą użyć AI w swojej codziennej pracy".

- Przyświecała nam misja, by wyposażyć pracowników w wiedzę, jak tworzyć narzędzia AI, które ułatwią im pracę. Zorganizowaliśmy więc tydzień szkoleniowy i nazwaliśmy go „Growth Con” – zajawia szefowa HR w Asanie.

Na potrzebę szkoleń powstał wewnętrzny, firmowy „sklep” z aplikacjami AI: prosty, nieidealny, ale działający – coś w rodzaju uproszczonej formy AppStore czy Google Play, gdzie pracownicy mogli wstawiać stworzone przez siebie boty do zadań specjalnych. Także sama firma umieściła tam różnego rodzaju rozwiązania AI do pomocy w pracy.

- Nie tworzyli go inżynierowie, tylko sprzedawcy, menedżerowie, pracownicy HR, którzy wcześniej odkryli potencjał AI w swojej dziedzinie i chcieli się podzielić wiedzą, jak ułatwiła im codzienną pracę – dosłownie aktywować pozostałych współpracowników przez wewnętrznych "influencerów" – wyjaśnia Anna Binder.

3. Pokaż pracownikom jak tworzyć pomocne narzędzia AI

Podczas tygodnia Growth-Con w sesjach poświęconych AI pracownicy uczestniczyli w krótkich 30-minutowych szkoleniach poprzedzających proces własnego tworzenia pomocnych botów. Następnie pracownicy, wyposażeni w wiedzę, jak zrobić proste narzędzie do pomocy w codziennych zmaganiach otrzymali czas na wprowadzenie w życie swoich pomysłów na narzędzia AI.

- Na koniec każdy pokazywał, co zbudował i robiliśmy burzę mózgów. Niektóre rozwiązania były naprawdę szalone, ale bardzo pomocne. Padały propozycje: „a co jeśli połączymy te kilka narzędzi w jedno?”. Albo hasła: „To może uczynić mój dział kilka razy bardziej wydajnym!” – relacjonuje Anna Binder i dzieli się kolejnym przykładem zastosowania AI w firmie z inicjatywy pracownika:

4. Inspiruj technologią innych pracowników: AI daje pracę, awanse i zwiększa wydajność  

Anna Binder dzieli się także inspirującą historią pracownika, który wykorzystał AI do udowodnienia swojej kreatywności i wartości dla firmy.

- Miałam pracownika, na potrzeby wywiadu nazwijmy go Mark, który nie odnalazł się w naszej firmie, nie sprostał oczekiwaniom i sam od dłuższego czasu czuł, że to nie miejsce dla niego. Byliśmy gotowi się z nim pożegnać. Aż pewnego dnia poprosił, bym zabrała go na spotkanie zarządu, bo ma kreatywny pomysł na rozwiązanie pewnych problemów w firmie. Stwierdziłam, że warto mu zaufać, czasem gdy ktoś odchodzi z organizacji może szczerzej powiedzieć, co w niej można poprawić – opowiada Anna Binder.

Na spotkaniu liderów usiadł w rogu sali i zapowiedział, że chce nagrać ich dyskusję. Na koniec oświadczył, że potrzebuje 15 minut na swoje wystąpienie. Następnie poprosił Annę Binder, by opowiedziała, jakie cechy powinien mieć wymarzony coach, którego zatrudniłaby w celu poprawy komunikacji i lepszej efektywności zarządu.

- Opisałam go jako kogoś kto ma za sobą lata doświadczenia na stanowisku CEO w branży szybkiego wzrostu, a poza tym jest bezpośredni, czasem zabawny i potrafi się ze mną nie zgadzać.

Jakież było jej zdziwienie kiedy Mark poprosił ChatGPT, by stworzył coacha o imieniu Sally i na podstawie transkrypcji dyskusji odpowiedział na kilka pytań dotyczących pracy zespołu liderów m.in.: Kto najczęściej przerywa innym? Czy padły jakieś pomysły, które szef zignorował? Czy warto wrócić do któregoś z tych tematów? Kto nie słucha pozostałych?

– Te odpowiedzi nas uruchomiły. Okazało się, że spostrzeżenia Sally były bardzo trafne. Bezkompromisowo dotarła z komunikatami, które trudno wygłosić np. wobec szefa. Rozładowała napięcie żartując np. że nasz CEO „ma lekko przesadzony entuzjazm co do planowanych wyników finansowych związanych z pewnym działaniem” – śmieje się Anna Binder.

Mark poprzez prostego bota AI, którego każdy nas może „zatrudnić” w ciągu kilku minut aktywował zarząd do wprowadzenia zmian. Niektórych rzeczy Sally nie musiała nawet mówić, bo samo rozpoczęcie rozmowy o jakości dyskusji liderów wywołało ciekawe refleksje.

- To było poruszające. Zrozumiałam, że nie byłam w pełni obecna myślami na tym spotkaniu – choć Sally nie zaadresowała do mnie takiej uwagi. To doświadczenie nas zmieniło. Markowi powiedziałam, żeby zarzucił wszystko nad czym pracuje i od tego momentu zajął się aktywowaniem współpracowników, właśnie w taki sposób, w jaki zrobił to z nami. To co zajęło mu kilka minut Asanie zajęłoby wiele czasu i pieniędzy. Sam proces rekrutacji trochę by trwał, a dochodzi jeszcze okres oswajania pracownika w nowej firmie, zbudowania zaufania między nim a zarządem, czy konieczność obserwacji naszych dyskusji przez dłuższy okres. Dochodzą koszty: dla coacha z takim doświadczeniem trzeba przygotować dobrą ofertę finansową – podsumowuje Binder.

5. Udowodnij, że AI może wykonać część zadań, których pracownicy nie lubią wykonywać

Kolejnym przykładem jest Jeden z botów z wewnętrznego AppStora Asany został podłączony do danych firmowych. Pracownik postanowił wykorzystać go do stworzenia szkicu oceny okresowej.

- Spójrzmy prawdzie w oczy, nikt nie lubi ocen okresowych w korporacjach, a już najbardziej nie znoszą tego sami menedżerowie. Słyszałam wobec tego żartobliwe hasła rzucane przez naszych pracowników „nie chcemy być nielubiani!” – chodzi oczywiście o kontekst nie lubienia przymusowego oceniania, które jest często zajęciem pracochłonnym, nudnym i wykonywanym z niechęcią – wyjaśnia Anna Binder.

To właśnie z tych powodów pracownik zlecił zadanie wykonania jego oceny okresowej botowi. Sztuczna inteligencja przypomniała mu m.in. o ambitnych działaniach, których dokonał w firmie, a których on sam już nie pamiętał.

- Zaoszczędził mnóstwo czasu i po prostu naniósł swoje komentarze do tekstu wygenerowanego przez maszynę. I to okazało się o wiele bardziej autentyczne niż jakby napisał wszystko sam. Te komentarze, momentami zabawne, a niekiedy bardzo refleksyjne były o wiele mniej formalne niż język rocznej oceny. I to okazało się świetnym rozwiązaniem. O to chodzi w AI – ona nie musi pisać wszystkiego za ciebie – może wykonać nudną część pracy, żebyś ty mógł skupić się na bardziej kreatywnych zadaniach – komentuje Binder.

HR jako centrum transformacji firm wokół AI

Wiele firm w Polsce wciąż nie ma wytycznych dotyczących AI. Tymczasem tylko 13% firm na świecie posiada udokumentowane zasady współpracy z AI. W najbardziej dojrzałych technologicznie organizacjach (tzw. Stage 5) odsetek ten rośnie do 68%. Anna Binder radzi wobec tego:

- Chcesz mieć zasady? Weź nasze i je zaadaptuj. Opublikowaliśmy je jako open source – poleca ekspertka.

W firmach, w których AI jest traktowana jako partner, prawdopodobieństwo wzrostu produktywności rośnie o 33%. Ale aż 64% pracowników przyznaje, że ma znikomą wiedzę o AI, a 96% firm nie oferuje żadnej certyfikacji w tej dziedzinie.

- Zdecydowałam, że w 2024 roku większość budżetu na L&D (Learning & Development) wydamy na aktywację AI – tłumaczy Anna Binder.

Tylko 41% firm w ogóle zbiera opinie pracowników na temat AI. Binder uważa, że HR ma kluczową rolę we wprowadzaniu technologii do powszechnego użycia w firmach: ten dział powinien projektować wytyczne, ale też słuchać głosu ludzi.

- AI to nie Excel. Tu chodzi o zmianę kultury, współpracy, zaufania – podsumowuje Anna Binder.

Anna Binder, Head of People Asana