Excel tego nie pokaże. 5 ukrytych kosztów, które drenują budżet twojej firmy

Większość prezesów i właścicieli firm potrafi co do grosza wyliczyć koszty marketingu, logistyki czy wynajmu biura. Tymczasem gdy pytamy o koszt braku zaufania w zespole, cenę rozproszenia uwagi pracowników czy straty wynikające z wypalenia lidera, zapada cisza. To błąd. Te ukryte koszty, choć trudniejsze do uchwycenia, w ostatecznym rozrachunku mogą decydować o być albo nie być przedsiębiorstwa. A na pewno o jego sprawności.

Oto zestawienie pięciu kluczowych, ukrytych kosztów pracodawcy oraz wskazówki, jak zatamować ten finansowy krwotok.

1. Toksyczne relacje

To koszt, o którym mówi się rzadko, mimo że uderza w fundamenty firmy. Jak wynika z najnowszego raportu „Koszty relacji” przeprowadzonego przez Human Concept and Solutions (wrzesień 2025), problem jest powszechny, a jego skutki – wymierne finansowo.

Aż 87 proc. liderów przyznaje, że doświadczyło toksycznych lub przemocowych relacji w życiu zawodowym lub prywatnym. Historie o toksycznym przełożonym czy współpracowniku są na tyle powszechne, że można uznać je za codzienność polskich firm. Nad Wisłą wciąż zdarza się, że przedsiębiorcy postrzegają kadrę, jako „koszt”. Nieraz spotkałem się z podejściem zarządu, według którego dziennikarze zarabiając, wynoszą pieniądze z firmy, a pracownicy reklamy je przynoszą, mimo że bez pracy tych pierwszych ci drudzy nie mieliby czego oferować klientom. Takie podejście powoduje konkretne straty operacyjne. Wspomniany raport wskazuje, że toksyczne relacje w pracy najczęściej są przyczyną odejścia pracownika lub całego zespołu (40,2 proc.), rozwiązania współpracy (34,9 proc.) oraz opóźnień w projektach (29 proc.).

Co więcej, 79 proc. liderów w konsekwencji takich relacji podejmuje decyzje wbrew sobie, rezygnując z własnych celów biznesowych czy inwestycyjnych. To paraliż decyzyjny, który kosztuje firmę utracone szanse rynkowe.

Monika Reszko, psycholog biznesu i inicjatorka badania, trafnie diagnozuje ten problem:

„Toksyczne relacje działają jak niewidzialny podatek nakładany na przedsiębiorcę – im dłużej trwają, tym wyższa jest cena, którą płacimy. Dlatego tak ważne jest, by nauczyć się je rozpoznawać i umieć stawiać granice, zanim koszty staną się nieodwracalne. Musimy zacząć mierzyć koszty toksyczności i wprowadzić systemowe rozwiązania (...) Bo w firmie można zoptymalizować wszystko – poza toksyczną relacją”.

Należy dodać, że w toksycznym środowisku pracy wyraźnie spada motywacja, a well-being pracownika jest w zasadzie niemożliwy. Dlatego decyzja o opuszczeniu firmy przychodzi dużo łatwiej.

Ile kosztują nas toksyczne relacje? Choć firmy rzadko podejmują się liczenia takich strat, możemy je wychwycić sprawdzając koszt rotacji pracownika (rekrutacja, wdrożenie, utracona wiedza) szacuje się często na równowartość jego rocznego wynagrodzenia. Jeśli toksyczny menedżer spowoduje odejście trzech kluczowych specjalistów, straty idą w setki tysięcy złotych – nie wliczając utraconych kontraktów i reputacji.

Wskazówka dla pracodawcy: Nie traktuj „atmosfery w pracy” jako miękkiego HR-u. Wprowadź procedury antymobbingowe i szkolenia z dbania o granice (psychoedukacja). Jeśli widzisz, że dany menedżer, mimo świetnych wyników, „pali” zespół i generuje rotację – reaguj. To on jest ukrytym kosztem. Chcesz zbadać, jaka atmosfera panuje w pracy? Na polskim rynku startupów są już rozwiązania, które umożliwiają szybkie sprawdzenie stopnia toksyczności relacji w firmie. Dzięki technologii i pełnej anonimowości badań zespół jest skłonny do dużo szerszych odpowiedzi w tej kwestii. Polecam tekst o startupie Virtual Buddy - numer 2/2025 „My Company Polska” .

2. Spotkanioza

Czy zdarzyło ci się siedzieć na spotkaniu, które mogło być e-mailem? Spotkanioza to plaga współczesnego biznesu, szczególnie w modelu hybrydowym. Kalendarze wypchane po brzegi telekonferencjami tworzą iluzję pracy, podczas gdy realne zadania są spychane na godziny nadliczbowe. To jeden z najczęstszych zarzutów, jakie słyszę podczas rozmów z pracownikami dużych przedsiębiorstw. Tymczasem odrywanie pracowników od realnej pracy w celu kolejnego omówienia zadań naprawdę mija się z celem.

Badania dr. Stevena Rogelberga z UNC Charlotte we współpracy z Otter.ai są bezlitosne. Organizacje marnują średnio 25 tys. dol. rocznie na jednego pracownika z powodu niepotrzebnych spotkań. W firmach zatrudniających powyżej 100 osób, roczne straty z tego tytułu sięgają 2,5 mln dol. Aż 31 proc. spotkań jest uznawanych przez pracowników za zbędne, a mimo to w nich uczestniczą z obawy przed wykluczeniem (FOMO) lub presją kultury organizacyjnej.

– Spotkania kontrolują nas, a złe spotkania mają ogromny koszt. Dostajesz zaproszenie i myślisz „nie muszę tam być”, a jednak akceptujesz. Dlaczego? Firmy muszą przestać traktować czas pracowników jako darmowy zasób – wyjaśnia dr Steven Rogelberg w raporcie ze swoich badań.

Ile to kosztuje? Policz średnią stawkę godzinową pięciu menedżerów średniego szczebla. Jeśli spędzają dwie godziny tygodniowo na bezproduktywnym statusie, który nic nie wnosi – w skali roku tracisz w sali konferencyjnej dziesiątki tysięcy złotych, nie zyskując nic w zamian.

Wskazówka dla pracodawcy: Wprowadź zasadę No agenda, no meeting – każde spotkanie musi mieć cel i agendę. Rozważ wprowadzenie dni bez spotkań (np. ciche piątki), aby dać zespołom czas na tzw. pracę głęboką. Skorzystaj z AI, która przygotuje podsumowanie najważniejszych ustaleń ze spotkań i prześlij ją tym pracownikom, którzy normalnie musieliby spędzić godzinę, słuchając, jak wraz z jednym menedżerów dochodzicie do tych wniosków. Koniecznie zaznacz, że przeczytanie tego e-maila oszczędzi ich czas.

3. Podatek od przełączania

W dobie cyfryzacji wydaje nam się, że im więcej narzędzi, tym lepiej. Tymczasem nadmiar aplikacji powoduje zjawisko tzw. kontekstowego przełączania się (context switching). Pracownik skacze między Slackiem, mailem, Excelem, CRM-em i AI tysiące razy dziennie. Każde takie przełączenie to sekunda straty, która kumuluje się w godziny.

Nie każdy nadaje się do ciągłego multitaskingu. Pracownik musi dzielić uwagę między kilka okien, co daje przekonanie, że jest potrzebny wszędzie naraz. To przyspiesza jego zmęczenie i wypalenie.

Badania opublikowane przez Harvard Business Review oraz raport Asana „Anatomy of Work” pokazują, że przeciętny pracownik umysłowy przełącza się między aplikacjami i oknami nawet 1200 razy dziennie. Ten chaos informacyjny kosztuje go około cztery godziny tygodniowo na samym reorientowaniu się w zadaniach. W skali roku oznacza to, że tracisz 9 proc. czasu pracy pracownika tylko na to, by przypomniał sobie, co właściwie robił przed chwilą.

Autorzy badania w HBR nazywają to „podatkiem od przełączania” (Toggle Tax). „To nie jest prawdziwa wielozadaniowość, ale seryjna kradzież uwagi. Każde przełączenie to poznawczy koszt, który wyczerpuje mózg i drenuje dzień. (...) Utracony czas jest w dużej mierze niewidoczny i niezauważalny, dopóki nie spojrzymy na spadek efektywności” – czytamy w „Harvard Business Review”.

Ile to kosztuje? Jeśli płacisz pracownikowi 10 tys. zł miesięcznie, „podatek od przełączania” zjada 900 zł z tej pensji. Przy 50-osobowym dziale IT lub administracji, miesięcznie wyrzucasz w błoto 45 tys. zł tylko dlatego, że twoje systemy nie są zintegrowane, a kultura pracy wymusza bycie ciągle online.

Wskazówka dla pracodawcy: Zintegruj narzędzia. Jeśli to możliwe, niech CRM rozmawia z pocztą. Przede wszystkim jednak promuj kulturę asynchroniczności – pracownik nie musi odpisywać na Slacku w 30 sek. Pozwól na bloki czasowe na pracę w skupieniu bez powiadomień. Pomocna może być sztuczna inteligencja, która pozwoli wyszukiwać i raportować potrzebne informacje z komunikatorów.

4. Niskie zaangażowanie

Kolejnym gigantycznym, ukrytym kosztem jest brak zaangażowania pracowników. Pracownik fizycznie jest w firmie, pobiera pensję, ale mentalnie jest nieobecny, robiąc tylko niezbędne minimum.

Według raportu Gallup State of the Global Workplace 2024 brak zaangażowania pracowników kosztuje światową gospodarkę aż 8,9 bln dol., co stanowi 9 proc. globalnego PKB. W skali mikro – każda niezaangażowana osoba to dla firmy strata produktywności, innowacyjności i jakości obsługi klienta. Gallup wskazuje, że globalnie tylko 23 proc. pracowników jest w pełni zaangażowanych w swoją pracę, a aż 62 proc. wykonuje ją bez entuzjazmu. Często wynika to ze zbyt niskiego wynagrodzenia.

Analitycy Gallupa podkreślają rolę menedżerów w tym procesie.

– Około 70 proc. zmienności w zaangażowaniu zespołu zależy wyłącznie od menedżera. Słabe zarządzanie prowadzi do utraty klientów i zysków, a nieszczęśliwi pracownicy generują wyższe koszty zdrowotne – zauważa Jim Harter, główny naukowiec ds. zarządzania w Gallup.

Ile to kosztuje? Pracownik niezaangażowany generuje o 18 proc. niższą sprzedaż i o 15 proc. niższą rentowność w porównaniu z zaangażowanymi kolegami. Jeśli twoja firma zatrudnia 100 osób, a statystycznie 77 z nich tylko przychodzi do pracy, tracisz potencjał niemal całej załogi.

Wskazówka dla pracodawcy: Kluczem jest regularny feedback i poczucie celu. Ludzie muszą wiedzieć, po co robią to, co robią. Zainwestuj w rozwój kompetencji miękkich swoich menedżerów – to oni są pierwszą linią obrony przed niskim zaangażowaniem.

Firmy wdrażają metody kontroli pracowników, by sprawdzić czy na pewno pracują podczas pracy zdalnej. Nie tędy droga. Pracownicy z korporacji potrafili zablokować jeden klawisz klawiatury wciskając go za pomocą karty płatniczej włożonej w rant kwadraciku z dowolną literą, by technologia kontrolująca ich pracę w Excelu nie odkryła, że w tym czasie są poza domem. I choć dziś są już programy, które zapobiegają takim praktykom poprzez losowe zrzuty ekranu z komputera pracownika raz na pół godziny, warto podejść do tego z innej strony. Jeśli odpowiednio zadbasz o pracowników, docenią pracę w twojej firmie i kilka razy się zastanowią, czy warto oszukiwać, by jej nie stracić.

5. Problemy zdrowia psychicznego i prezentyzm

Ostatni koszt jest bezpośrednio powiązany z pierwszym (toksycznymi relacjami), ale ma wymiar twardych danych medycznych. W Polsce rośnie liczba zwolnień lekarskich z powodu zaburzeń psychicznych (stres, depresja, lęk). To już nie jest temat tabu, to realna pozycja w budżecie ZUS i pracodawców.

Według najnowszych danych ZUS za 2024 r., wydatki na absencję chorobową (L4) sięgnęły rekordowych 31 mld zł. Co istotne, zaburzenia psychiczne i zaburzenia zachowania stanowiły aż 17,7 proc. ogółu wydatków na świadczenia związane z niezdolnością do pracy, kosztując system (i pośrednio firmy) ponad 10,2 mld złotych. Raport UCE Research wskazuje dodatkowo, że absencja związana tylko z epizodami depresyjnymi kosztowała gospodarkę blisko 2,8 mld zł. Jednak jeszcze groźniejszy jest tzw. prezentyzm – sytuacja, w której chory (fizycznie lub psychicznie) pracownik przychodzi do pracy. Jest nieefektywny, popełnia błędy i zaraża nastrojem (lub wirusem) innych. Szacuje się, że koszty prezentyzmu mogą być nawet kilkakrotnie wyższe niż koszty samej absencji.

– Wdrożenie skutecznych działań wellbeingowych nie może polegać wyłącznie na dodaniu konsultacji z psychologiem do pakietu benefitów czy owocowych czwartkach. Potrzebne są kompleksowe strategie, bo 45 proc. zatrudnionych w Polsce wykazuje objawy wypalenia zawodowego – podkreśla Anna Wesołowska, dyrektor zarządzająca Gi Group Holding w jednym z wywiadów.

Ile to kosztuje? Pracownik z depresją lub wypaleniem pracuje na 50-60 proc. swoich możliwości. Jeśli stan ten trwa pół roku, tracisz równowartość trzech pensji, nie wliczając kosztów błędów, które popełni zmęczony mózg.

Wskazówka dla pracodawcy: Zainwestuj w realny dobrostan, a nie w pudrowanie rzeczywistości. Benefity wellbeingowe są atrakcyjnym dodatkiem, ale bez dobrego zarządzania, odpowiedzialnego przywództwa, monitorowania nastrojów pracowników i elementarnego szacunku do nich będziesz na minusie szybciej niż myślisz. Warto też monitorować wskaźniki wykorzystania urlopów – pracownik, który nie odpoczywa, traci na efektywności, ale to nie wszystko. Redukowanie napięć podczas wypoczynku wielu osobom pozwala stanąć na nogi. Kiedy widzisz dwutygodniowe zwolnienie lekarskie, nie obrażaj się i przestań podejrzewać, że ktoś próbuje cię oszukać, tylko życz szybkiego powrotu do zdrowia. Pracownicy są twoim największym potencjałem, jeśli ich nie docenisz, albo myślisz, że na miejsce utalentowanego specjalisty bez problemu zatrudnisz kogoś lepszego, to się mylisz. Chyba, że twój budżet na wynagrodzenia jest wyjątkowo zasobny.

Jak przestać tracić

Te pięć ukrytych kosztów łączy jeden mianownik – człowiek. W pogoni za cyfryzacją i optymalizacją procesów zapomnieliśmy, że to kondycja psychofizyczna pracownika i jakość relacji w zespole są silnikiem napędowym biznesu. Nie bez powodu firmy zawracają kadry z pracy zdalnej. Dobre relacje w pracy, mogą powstrzymać specjalistów przed opuszczeniem stanowiska.

Toksyczne relacje, brak zaangażowania, nadmiar spotkań, chaos technologiczny i kryzys zdrowia psychicznego to naczynia połączone. Eliminacja jednego z tych kosztów często pomaga zredukować pozostałe. Sprawdź, jak może pomóc ci technologia. Zacznij od audytu relacji w swojej firmie – to tam najczęściej ukryte są największe oszczędności, których nie pokaże ci żadna platforma.