Raport Efektywność kosztowa. Szybszy dostęp do pieniędzy i niższe opłaty

Jeśli chcemy poszukać oszczędności i obniżyć koszty, technologie to właśnie czynnik, w którym warto to zrobić. Od czego zacząć? Podstawa to przestawienie się na cyfrowe dokumenty. Dobrym rozwiązaniem jest wybór systemu Document Management System (DMS), który pozwoli na przetwarzanie wszelkich form dokumentów powstających w firmie. Taki system świetnie sprawdzi się zarówno w przypadku dokumentów wewnętrznych, dotyczących współpracy różnych działów organizacji, jak i napływających z zewnątrz (np. faktury, zamówienia od klientów, umowy). System DMS zapewni też łatwiejsze udostępnianie dokumentów, a także pozwoli na przekonwertowywanie ich na inne formaty (np. PDF na dokument do edycji w MS Wordzie). Ma też opcję śledzenia historii zmian, a także wiele funkcji związanych z archiwizacją. Gdy mamy dużo dokumentów, zarządzanie nimi jest zdecydowanie łatwiejsze i wszelkie czynności zajmują mniej czasu niż w przypadku gromadzenia dokumentacji papierowej. Oszczędzamy dużo czasu, ale też pieniędzy, ponieważ nie musimy tracić ich na druk. Przykładowe systemy DMS to SER Doxis4, Folderit i Stovaris.

Automatyzacja i przesiadka do chmury

Kolejnym krokiem, jaki pozwoli na wygenerowanie oszczędności jest wprowadzenie rozwiązań do automatyzacji rutynowych i powtarzalnych zadań. Automatyzować możemy na małą i dużą skalę. Firmy, które nigdy wcześniej nie korzystały z podobnego oprogramowania, mogą zacząć od narzędzi takich jak Zapier.com, Microsoft Power Automate czy Process Street. Wspomniane rozwiązania pozwolą na automatyzację wielu zadań i procesów biznesowych.

Z kolei większe firmy, które mają sporo zadań do automatyzacji i zatrudniają ponad 100 pracowników, mogą pomyśleć o bardziej zaawansowanych systemach do automatyzacji zadań i procesów, takich jak UiPath, Automation Anywhere czy Blue Prism. Są to rozbudowane platformy RPA (Robotic Process Automation – robotyzacja i automatyzacja procesów). Systemy tego typu wykorzystują sztuczną inteligencję i pozwalają automatyzować mnóstwo zadań wykonywanych na komputerze od przetwarzania faktur i zarządzania zapytaniami od klientów po zlecanie wynagrodzeń dla pracowników czy onboarding nowych osób, które dołączyły do firmy.

Dzięki automatyzacji mniejsze firmy mogą wykonywać więcej zadań bez zatrudniania dodatkowych osób. Większe zaś uwalniają zasoby, sprawiając, że personel może realizować zadania bardziej złożone, np. pracować nad nowymi produktami. W zależności od tego, co będzie naszym celem nadrzędnym, systemy do automatyzacji zapewnią oszczędności finansowe albo przyczynią się przede wszystkim do znacznego wzrostu produktywności, pozwalając na szybszą realizację wielu zadań.

Równie ważne, zwłaszcza w perspektywie długoterminowej, jest przejście do chmury. Zamiast tworzyć odpowiednie systemy skonfigurowane do potrzeb naszej firmy, które musimy później utrzymywać i zabezpieczać, możemy zdecydować się na usługi chmurowe. Ponadto w obecnych czasach chmura jest kluczowa, kiedy tak wiele osób pracuje zdalnie. Jeśli używamy narzędzi chmurowych, praca i komunikacja może odbywać się z dowolnego miejsca, ale potrzebne jest dobre połączenie z internetem. Po zdecydowaniu się na usługi chmurowe płacimy tylko za to, co jest nam potrzebne, a jednocześnie odpadają niemałe koszty związane z budową i utrzymaniem systemu IT (sprzęt, oprogramowanie, infrastruktura sieciowa). Kilka polecanych usług chmurowych omawiamy w ramce.

Leasing i faktoring

Efektywność firmy zwiększymy również za sprawą faktoringu. Zamiast czekać na pieniądze, możemy je otrzymywać od razu po wystawieniu faktury kontrahentowi. Faktoring sprawia, że nie zamrażamy pieniędzy w fakturach – możemy wykorzystywać środki od razu po ich wystawieniu i np. dokonywać inwestycji w sprzęt, usługi czy rekrutacje. Faktoring zapewnia świetną płynność finansową, pozwalając firmie na zarządzanie przepływami gotówki w dowolny sposób. Nasze decyzje o dalszym rozwoju firmy czy inwestycjach nie są wówczas blokowane przez kontrahentów, którzy nierzadko płacą dopiero ostatniego dnia terminu płatności lub nawet opóźniają się z płatnościami.

Warto dodać, że faktoring nie obniża zdolności kredytowej – usługa jest księgowana po stronie kosztów, a nie zobowiązań, więc nie wpływa ujemnie na ocenę zdolności ani bilans firmy.

Na koniec zostaje jeszcze leasing (lub wynajem długoterminowy – zobacz ramka), zwłaszcza w kontekście samochodów na użytek firmowy. Po pierwsze, firma nie musi wydawać dużych kwot na zakup samochodu. Dzięki temu mamy środki na inwestycje i rozwój firmy, a jednocześnie zyskujemy dostęp do pojazdów, które spłacamy w ramach comiesięcznych rat. Po drugie, zyskujemy możliwość obniżenia wysokości zobowiązań podatkowych, ponieważ zaliczamy do kosztów wydatki związane z leasingowanym samochodem. Tutaj warto podkreślić, że w leasingu kosztem jest cała rata leasingowa, a przy kredycie są to tylko odsetki.

Wszystkie wymienione rozwiązania pozwolą łącznie na wprowadzenie oszczędności, a także poprawę efektywności biznesowej poprzez zwiększenie płynności finansowej.

Wynajem długoterminowy - czy to się opłaca?

Wynajem długoterminowy to przede wszystkim minimum formalności i maksimum prostoty. Ponadto nie musimy się martwić serwisem, samochodami zastępczymi, wymianą opon czy przeglądami – wszystko jest wliczone w cenę. Wady? Przede wszystkim brak własności. Auto nie jest i w założeniu nie ma być własnością przedsiębiorcy. Kwota wykupu takiego samochodu zwykle jest zaporowa i firmie nie opłaca się go „przejmować” po wynajmie, jak ma to miejsce w przypadku leasingu. Po 3–5 latach, bo na tyle zwykle opiewa umowa, oddajemy pojazd i możemy korzystać z następnego, po podpisaniu kolejnej umowy. Ponadto przy wyborze wynajmu musimy zwracać uwagę na limit kilometrów (np. 10, 20, 30 tys.). Im jest on wyższy, tym rata będzie większa. Jeśli go przekroczymy, trzeba płacić za nadprzebieg (zwykle ok. 75 gr/km).

--- 

Polecane usługi chmurowe

- Mattermost: platforma do komunikacji w firmie. Pozwala na tworzenie grup tematycznych, wysyłanie wiadomości prywatnych, dzielenie się plikami, a także zapewnia archiwum z danymi, które możemy łatwo przeszukiwać. Dostępne jest również udostępnianie ekranu oraz rozmowy wideo i głosowe. 

- Asana: system do zarządzania projektami i zadaniami w firmie. Ułatwia i uprzyjemnia pracę zespołową. Darmowa wersja obsługuje do 15 członków zespołu, co jest świetną propozycją dla małych i mikrofirm. 

- MailChimp: bardzo popularna usługa do e-mail marketingu. Pozwala na łatwe tworzenie kampanii mailingowych dla klientów i użytkowników, może być również stosowana na użytek wewnętrzny. Dodatkową zaletą jest dostęp do wielu szablonów i biblioteka wiedzy z poradnikami. 

- Freshdesk: prosty w obsłudze system do obsługi zapytań klientów czy zgłoszeń serwisowych. Umożliwia przypisywanie zadań poszczególnym pracownikom czy działom. Potrafi też automatycznie realizować niektóre powtarzalne zadania.

- Shoper: platforma e-commerce. Pozwala na otwarcie sklepu internetowego i jego prostą konfigurację. Ma wiele atrakcyjnych szablonów, które możemy edytować. 

--- 

Pieniądze w regionach

Paweł Anyszewski - ekspert ds. przedsiębiorczości

Przedsiębiorca w województwie łódzkim może liczyć na różnorodną pomoc. Łódzka Agencja Rozwoju Regionalnego oferuje preferencyjne pożyczki, dotacje na założenie firmy czy bony rozwojowe. Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi wspiera przedsięwzięcia służącym ochronie środowiska, które są zwykle kapitałochłonne i mają charakter wieloletni. Zaś Centrum Obsługi Przedsiębiorcy w Łodzi pomaga poprzez dotacje i różnorodne formy finansowania ze środków Unii Europejskiej. Łódzka Specjalna Strefa Ekonomiczna udziela wsparcia na inwestycję poprzez pomoc publiczną w postaci zwolnienia z podatku CIT lub PIT dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą na podstawie decyzji o wsparciu w Polsce centralnej (na gruntach publicznych lub prywatnych).

Podczas spotkań z przedsiębiorcami przedstawiam potencjał wsparcia regionu oraz zachęcam ich do zaglądania raz w tygodniu na strony powyższych firm oraz na stronę Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego www.biznes.lodzkie.pl, Agencji Rozwoju Przemysłu, Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, Polskiego Funduszu Rozwoju, wojewódzkiego i powiatowych Urzędów Pracy, Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii. Wspomniane firmy i instytucje to nie tylko wsparcie finansowe, ale też wiele przydatnej wiedzy przyczyniającej się do rozwoju firm.

--- 

Kiedy faktoring

Tomasz Rodak - dyrektor sprzedaży w Bibby Financial Services

Faktoring, jako narzędzie pomagające w utrzymaniu płynności finansowej, wybierany jest często przez te firmy, które nie chcą podejmować zobowiązań kredytowych. W czasach kryzysu czy poważnej destabilizacji, którą spowodowała pandemia, wiele firm woli nie zaciągać długu. Woli oprzeć finansowanie bieżące na swoich fakturach, czyli na aktywach. Faktoring po prostu przyspiesza spływ płatności od klientów – a są to pieniądze należne firmie.

Mniejsze firmy, które do faktoringu przekazują miesięcznie kilka czy kilkanaście faktur, nie odczuwają z tego tytułu praktycznie obciążeń czasowych ani organizacyjnych. Inaczej sprawa wygląda w przypadku firm spedycyjnych czy hurtowni (spożywczych, farmaceutycznych, budowlanych itp.). Tam wystawiane są setki, a nawet tysiące faktur miesięcznie. Gdyby firma chciała finansować tyle faktur klasycznym faktoringiem, dwie, trzy osoby w księgowości musiałyby zajmować się dodatkowo kwestiami administracyjnymi.

Dlatego właśnie powstał faktoring masowy, na rynku zwany też portfelowym. To rozwiązanie pozwala zoptymalizować koszty pozyskiwania kapitału obrotowego.

Faktoring masowy jest praktycznie bezobsługowy, ze strony firmy nie powstają żadne dodatkowe koszty administracyjne. Przekazywanie faktur odbywa się automatycznie, wprost z systemu księgowego firmy, jednym plikiem, do systemu informatycznego faktora. Ewidencję rozliczeń i rozksięgowanie środków prowadzi firma korzystająca z faktoringu masowego, podobnie jak monitoring spłat i ewentualną windykację. Finansowanie faktoringowe nie ingeruje więc w jej dotychczasowe procesy, a pozwala mieć pod stałą kontrolą swoją sytuację finansową.