Raport Praca po pandemii. Życie bez biura

Głównym argumentem pracodawców, którzy nie chcieli się zgadzać na pracę zdalną, była obawa o spadek produktywności pracowników. Rzeczywistość pokazała, że praca z domu nie tylko nie szkodzi, ale wręcz poprawia jakość pracy. Pokazały to badania firm CIONET, Deloitte i VMware przeprowadzone wśród ponad 100 dużych i średnich firm z różnych sektorów. Aż 26 proc. firm zauważyło poprawę produktywności na home office, 46 proc. nie zauważyło zmiany, a tylko 3 proc. stwierdziło spadek wyników. Należy także pamiętać, że w wielu przypadkach pracownicy mieli obniżone wynagrodzenia.

Pokonano także drugą barierę uniemożliwiającą pracę zdalną – kwestie techniczne. Firmy musiały nie tylko przygotować system komunikacji na linii pracownik – szef, ale także zadbać o sprawy bezpieczeństwa. Jak to w życiu bywa, skoro musiały, to zrobiły. Dziś rozwiązania są już dopracowane i mogą stanowić podwalinę pod nowoczesną firmę epoki postcovidowej. Będzie to firma, w której biuro stanie się przede wszystkim miejscem spotkań, ważne zadania będą wykonywane w domu, a pracownicy zamiast podróżować do kontrahentów, będą się z nimi łączyli przez komunikatory. I nie będą podawali sobie dłoni na przywitanie.

Nowoczesne biuro

Skoro pracę można wykonywać wszędzie (nawet w domku nad jeziorem) i nie wpływa to na spadek produktywności, to czemu firmy mają wynajmować olbrzymie biura? To pytanie, które już niebawem stanie się argumentem w relacji wynajmujący – najemcy powierzchni biurowych. Dziś widzimy, że zdecydowana większość polskich firm (aż 88 proc.) zamierza zwiększyć możliwości pracy zdalnej nawet po powrocie do normalności. Ponad 70 proc. będzie też mniej podróżować służbowo i odbywać mniej spotkań biznesowych.

Niestety, nowe czasy mają także inne oblicze. To konieczność ponoszenia kosztów szeroko rozumianego BHP. Prawie połowa firm (badanie Adecco Group, ManpowerGroup i Polskiego Forum HR) musiała zwiększyć budżet kosztowy o 1–3 proc. (wydatki tylko na środki i czynności związane z bezpieczeństwem). Dla 11 proc. firm wzrost kosztów wyniósł już 5 proc. To wpływa na rentowność, zwłaszcza w czasach, w których przychody mocno spadły. Oprócz tego wprowadzenie nowych zasad, jak odstępy między stanowiskami, może doprowadzić do spadku produktywności w firmie – mowa o tych przedsiębiorstwach, w których praca zdalna jest niemożliwa. 

Nowe badania pokazują także, że firmy… często boją się powrotu do „nowej normalności”. Aż 20 proc. ankietowanych przez Deloitte przedstawicieli firm obawia się dostosowania procesów biznesowych do nowej rzeczywistości. Rozwiązaniem powinny być jasne procedury. Kto powinien pracować na miejscu, kto może pracować zdalnie, czy tworzyć system pracy zmianowej oraz jak uporządkować realizację zadań długoterminowych. – Zespoły pracujące zdalnie nadal potrzebują wsparcia i konieczne jest określenie zasad ich działania, a nawet przeprowadzenie szkoleń z efektywnej i wygodnej pracy z domu – mówi Piotr Potejko, doradca zarządu ds. bezpieczeństwa w Deloitte. Trzeba przemyśleć każdy zakres funkcjonowania firmy, począwszy od codziennej pracy, przez system przyjmowania gości (i np. dezynfekcji rzeczy, których używają), aż po procedury na wypadek zakażenia COVID-19 jednego z pracowników lub członka jego rodziny.

Bezpieczeństwo przede wszystkim

Niezależnie od nowych trendów biura nadal będą funkcjonowały. Ich najemcy (oraz wynajmujący) muszą się jednak szybko dostosować do współczesnych warunków. – Pracodawcy w bezpiecznym powrocie do biur pomagają przede wszystkim poprzez aranżacje przestrzeni, aby zapewnić pracownikom odpowiednie warunki do pracy i zgodne z rzeczywistością postcovidową. Powstają więc nowe strefy w biurowej przestrzeni i zasady poruszania się po piętrach, które pozwalają zachować odpowiedni dystans między pracownikami – komentuje Maciej Kamiński, head of property & facility management w największej w firmie Globalworth.

Rozwiązaniem jest np. przeniesienie do większego biura. Już teraz wiele firm zwróciło się do wynajmujących z prośbą o relokację. Oprócz tego niezbędne jest zapewnienie dodatkowych środków bezpieczeństwa oraz przygotowanie procedur. – W budynkach Globalworth jeszcze przed ogłoszeniem stanu epidemii w Polsce wdrożyliśmy bardzo rygorystyczne procedury czyszczenia i dezynfekowania powierzchni wspólnych. Recepcje, klatki schodowe, lobby, windy i ogólnodostępne toalety są codziennie dezynfekowane z użyciem certyfikowanych środków. Serwisy sprzątające we wszystkich obiektach wykonują zabiegi czyszczące i dezynfekujące nie rzadziej niż co 4 godz. Dodatkowo w lobby wszystkich obiektów umieszczone zostały ogólnodostępne stacje do dezynfekcji rąk zawierające płyn na bazie alkoholu, osłony lub taśmy na recepcjach oraz linie i oznakowania na posadzkach bezpiecznej odległości pomagające w zachowaniu dystansu – dodaje Maciej Kamiński.

Nowe procedury obowiązują także w samych firmach. – Pracodawcy wdrażają dodatkowe procedury sanitarne i wytyczne dotyczące ochrony zdrowia w miejscu pracy, takie jak limity osób mogących przebywać w biurze, pracę zmianową czy ścieżki reagowania na przypadki podejrzeń o zakażenie. Opracowują newslettery, organizują webinary, komunikując w ten sposób nowe zasady mające na celu stworzenie bezpiecznego miejsca pracy. To wszystko może sprawić, że pracownicy będą zmuszeni wyjść poza swoją strefę komfortu – mówi Anna Kiełczewska, manager, talent leader w McDonald’s Polska.

W ten sposób firmy łączą większy zakres pracy zdalnej pracowników z bezpieczeństwem. Innym problemem jest jednak odporność psychiczna zespołów. Obecnie mamy do czynienia z olbrzymim poziomem niepewności: zarówno życiowym (kwestia zdrowia swojego i bliskich), jak i ekonomicznym (kryzys gospodarczy i zwolnienia). To wpływa na efektywność pracy.

Czego potrzebują pracownicy?

Zdaniem Anny Kiełczewskiej utrzymanie wysokiego morale będzie wymagało od szefów i liderów zdobycia nowych umiejętności. – Odporny szef będzie pomagał swoim pracownikom odkrywać pokłady ich wewnętrznej siły i skutecznie wspierał we wchodzeniu na inny poziom funkcjonowania w życiu zawodowym i prywatnym. Dziś to zwinność emocjonalna (ang. emotional agility) menedżerów jest ich kluczową kompetencją. Znając i rozumiejąc swoje emocje, liderzy będą w stanie nimi sprawnie zarządzać i pomagać w regulacji emocji innym. Dbając o własne zasilacze odporności psychicznej i stabilności emocjonalnej (unikanie nadmiaru informacji, sen, ruch, praca z myślami i emocjami), menedżerowie będą w stanie zatroszczyć się o zespół. Przekażą dobre praktyki, wzmocnią jednostkową i zespołową świadomość oraz odpowiedzialność za wspólne bezpieczeństwo. Dotyczy to m.in. budowania nawyków związanych z podejmowaniem działań prewencyjnych, kształtowania odpowiednich postaw wobec wirusa, jak asertywne reagowanie na ignorancję i empatyczną reakcję na lęk odczuwany przez innych – komentuje.

Potwierdzają to wyniki badań przeprowadzonych przez MJCC. 67 proc. respondentów przyznało, że czują się spokojniejsi dzięki komunikatom płynącym od pracodawcy. Ważne są nie tylko informacje z zakresu bezpieczeństwa, ale także wsparcie emocjonalne. Co trzeci z badanych przyznaje, że działania innego pracodawcy w okresie pandemii zachęciły go do wysłania aplikacji (w największym stopniu dotyczy to osób pracujących w bezpośrednim kontakcie z klientami oraz zatrudnionych w małych firmach do 50 pracowników). Interesujące jest to, że podczas wskazania czynników wpływających na wybór pracodawcy, obok umowy o pracę, wynagrodzenia i stabilności, pojawiły się też m.in. możliwość pracy zdalnej, podejście do pracowników w czasie pandemii, a także bezpieczeństwo i higiena pracy.

Nowe technologie w służbie pracy

Pandemia stała się także doskonałą okazją do rozwoju nowych technologii. Jak tłumaczy Tomasz Lorek, EUC enterprise sales w VMware, zmiany w zakresie pracy zdalnej mogą być rewolucją na miarę wprowadzenia 8-godzinnego dnia pracy w XIX w. – Większość z nas na własnym przykładzie przekonała się, że wiele spraw da się załatwić bez konieczności osobistego kontaktu. Tylko dzięki internetowi możemy pracować na wiele nowych sposobów. Telekonferencje możemy zorganizować zarówno z poziomu specjalistycznych platform, jak i zwykłych komunikatorów social media. Codzienne zadania możemy z kolei wykonywać z poziomu aplikacji chmurowych dostępnych na smartfonie. Biorąc to pod uwagę, polski rynek czeka wzrost zainteresowania rozwiązaniami do wirtualizacji stanowisk pracy, cyfrowych asystentów czy po prostu do odbywania spotkań online – komentuje.

Na rynku (jeszcze przed pandemią) istniały setki różnych rozwiązań z niemalże każdego zakresu działania firm. W czasie pandemii giganci udostępnili swoje aplikacje czy narzędzia za darmo. Ich wdrożenie w firmach przebiegało lepiej lub gorzej, ale na szybko opracowano standardy. Aby zachować nową formę pracy w dłuższej perspektywie (a dziś wiadomo, że to konieczność), niezbędne są inwestycje w infrastrukturę. Przede wszystkim w zakresie stabilności i przepustowości serwerów. Potrzebne są także narzędzia do przechowywania dokumentów i korespondencji w chmurze, ale także zapewniające bezpieczeństwo pracownikom i ich urządzeniom. Firmy powinny myśleć również o bezpieczeństwie offline – np. na wypadek skradzenia komputera pracownika. Przede wszystkim jednak zmienić podejście do myślenia o pracy z „formy” (przebywanie w biurze) na „efekty” i na tej podstawie budować strategię zarządzania pracownikami i nowe procesy rekrutacyjne.

---

Pandemia a przyszłość komunikacji pracodawcy z pracownikiem

Bożena Soberka, head of HR Poland & Baltics, BAT 

Pandemia koronawirusa zrewolucjonizowała rynek pracy. Firmy muszą dostosować się do nowych realiów: wiele z nich musiało całkowicie zmienić sposób działania. Niektóre z nich w zmianach upatrują szansy, by na szerszą skalę wdrożyć nowoczesne rozwiązania. Eksperci mówili o wyhamowaniu rynku pracy jeszcze przed wybuchem pandemii. Z danych Eurostatu wynika, że Polska odnotowała najszybszy spadek zatrudnienia z państw członkowskich UE. Warto jednak zaznaczyć, że zatrudnienie w ujęciu rocznym w Polsce zwiększyło się o 0,5 proc., a z początkiem 2020 r. liczba rekrutacji dodatkowo znacząco wzrosła. Tymczasem kryzys epidemiczny przemeblował rynek pracy. Według „Monitora rynku pracy” firmy Randstad aż 46 proc. pracowników spodziewa się pogorszenia sytuacji gospodarczej w 2020 r. Zdaniem resortu pracy na koniec roku bezrobocie w Polsce wzrośnie do nawet 10 proc., a już na początku pandemii wiele firm wstrzymało uruchomione wcześniej rekrutacje. Mimo to nie wszystkie firmy zrezygnowały z możliwości dokończenia ogłoszonych wcześniej procesów rekrutacyjnych w oczekiwaniu na moment, gdy będą mogły spotykać się z kandydatami. Okazuje się, że da się prowadzić kompleksowy proces rekrutacyjny za pomocą technologii teleinformatycznych. Duże firmy przeniosły wszystkie elementy rekrutacji do sfery online. Liczy się zdolność adaptacji: firma British American Tobacco przemodelowała procesy rekrutacyjne, całkowicie zdając się na rozwiązania komunikacji zdalnej. W British American Tobacco staramy się szybko odpowiadać na to, co dzieje się w naszym otoczeniu, a jednym z takich obszarów, w których odczuwa się wpływ braku możliwości spotkań, jest rekrutacja pracowników.  

Jako firma mamy już kilkuletnie doświadczenie w prowadzeniu zdalnych procesów rekrutacyjnych, np. w siłach sprzedaży i w sytuacjach, w których różne okoliczności wykluczają możliwość spotkania face to face. Teraz przenieśliśmy te doświadczenia na wszystkie stanowiska w firmie. Z kolei jeśli chodzi o bieżące funkcjonowanie, zmiana modelu komunikacji wewnątrz-

firmowej nie była dla nas uciążliwa, bo w dużej mierze mieliśmy już wdrożone rozwiązania. Zespoły bardzo szybko się dostosowały i wypracowały efektywne sposoby kontaktu. Okazało się także, że nie tylko komunikacja w ramach poszczególnych zespołów, ale także na poziomie ogólnofirmowym może być skutecznie realizowana zdalnie – wprowadziliśmy regularne spotkania online, na których kilka razy w miesiącu jest obecnych blisko 200 osób. W efekcie tych działań, pomimo pracy zdalnej i izolacji społecznej, 95 proc. pracowników pozytywnie ocenia komunikację w firmie.

--

Case study powrotu do pracy

Katarzyna Pak, head of marketing and communication, Ericsson Poland

Ericsson na początku lutego 2020 r. wycofał się z Mobile World Congress w Barcelonie, największego wydarzenia publicznego w branży. Celem była poprawa dobrostanu pracowników oraz klientów. Kierując się tą samą zasadą, Ericsson przedłużył firmowy zakaz uczestnictwa w publicznych wydarzeniach do końca 2020 r. Wraz z rozwijającą się pandemią praca w ponad 180 krajach, w których działa Ericsson, była przenoszona do działań online. W kwietniu ok. 85 tys. pracowników Ericssona pracowało z domu – także w polskich biurach.

Powrót do biur postępuje zgodnie z wytycznymi służb sanitarnych w poszczególnych krajach i wskaźnikami zachorowalności na COVID-19. Obecnie w Polsce dostosowujemy biura do pracowników, którzy chcą pracować w firmie. Szacujemy, że zajęte zostanie ok. 30 proc. wynajmowanej powierzchni. Powierzchnia biurek została uprzątnięta, a stanowiska pracy przygotowane w odległości 2 m od siebie. Aczkolwiek nadal obowiązuje rekomendacja pracy zdalnej. Każdy z pracowników posiada służbowy laptop. Zwiększono moc serwerów w krajach, gdzie większość pracowników pozostała w trybie pracy online.

Ericsson ze względu na międzynarodowy charakter jeszcze przed pandemią miał narzędzia wirtualnych spotkań, chatów, archiwizowania dokumentów rozmów internetowych itp. Codziennie korzystamy także z aplikacji na urządzeniach mobilnych. Jednak długofalowa praca z domu nie była rutyną w Ericssonie. Działy samorzutnie podejmują inicjatywy spotkań, czy chociażby przerw kawowych online, by zachować bliski, nie tylko merytoryczny kontakt. Warto jednak podkreślić, iż to sami pracownicy odczuwają potrzebę kontaktów bezpośrednich, doceniają produktywność i przyjemność spotkań twarzą w twarz.

Wiele jednak zależy obecnie od bezpośredniego zaangażowania przełożonych, by utrzymywać kontakt ze wszystkimi kolegami pracującymi w odosobnieniu. Uwagę poświęca się nie tylko terminom i efektywności, lecz także warunkom życiowym, w jakich znaleźli się pracownicy.

Oczywiście nawet firmy technologiczne muszą borykać się z rzeczami, które nie są możliwe do poprawienia. Jesteśmy pogodzeni z różną jakością połączeń internetowych z domów pracowników, umiemy sobie radzić z chwilowymi kłopotami dostępności sieci. Jesteśmy bardziej wyrozumiali dla różnych warunków i okoliczności pracy z domu. Rozumiemy także koleżanki i kolegów, którzy przez cały okres pandemii przyjeżdżali do biura, by pracować poza domem. Zapewniamy w biurze płyny, regularną dezynfekcję wejść, klamek, przycisków oraz zasady trzymania dystansu społecznego nawet podczas robienia kawy. W przestrzeni publicznej jesteśmy także widoczni online. Organizujemy webinary, broadcasty, eventy i szkolenia online. 

--

Cięcie kosztów w biurach

Obniżenie kosztów wynajmu biura staje się istotne dla firm, które są mocniej dotknięte przez pandemię. – Spodziewamy się większej liczby renegocjacji i optymalizacji wydatków niż dotychczas, w przeważającej mierze związanych z poszukiwaniem oszczędności. Może to przynieść większą popularność obiektom biurowym w lokalizacjach poza centrum oraz wzrost zainteresowania biurami typu flex, które muszą po załamaniu rynku zmienić nieco swoją formułę. Nie będzie jednak wyprowadzek z biur na dużą skalę – prognozuje Bartłomiej Zagrodnik, managing partner/CEO w Walter Herz. Właściciele nieruchomości komercyjnych już teraz szykują się na spadek popytu i wzrost poziomu pustostanów. To dobra wiadomość dla najemców, bo spadną ceny za wynajem biur.

---

Nowa polityka w miejscach pracy: CARE

Anna Kiełczewska, manager, talent leader, McDonald’s Polska

Po pandemii organizacje będą znane z tego, jak zatroszczyły się o swoich liderów i swoje zespoły podczas wychodzenia z kryzysu. Poza upewnianiem się, że pracownicy rozumieją, iż troska o ich bezpieczeństwo pozostaje priorytetem firmy, poza przypominaniem o dostępnych formach wsparcia (benefity, możliwość pracy zdalnej, wsparcie psychologa, konsultacje z epidemiologiem itp.) warto pamiętać o jeszcze kilku kluczowych aspektach. Strategia czterech prostych kroków (CARE) może im w tym pomóc: 

CELEBRATE – świętowanie także mniejszych sukcesów, częstsze przypominanie ludziom o ich postępach i o tym, jak ważne są ich wysiłki. 

ALLOW – przyzwolenie na bycie w słabszej formie w związku ze zmaganiem się z różnymi problemami, także prywatnymi, wywołującymi stres i napięcie, w tym dostosowanie harmonogramów pracy, zmiana obciążenia pracą itp. 

RECOGNISE – uznanie – kluczowe dla utrzymania motywacji, docenianie troski o siebie i o bezpieczeństwo zespołu jest równie ważne jak dostarczane wyniki. 

EMPHATISE – aktywne słuchanie i empatia, aby zrozumieć problemy i troski, z jakimi mierzą się pracownicy powracający do biura, i reagować na pojawiające się potrzeby pracowników

---

Dom i biuro w jednym? Nowa aranżacja na nowe czasy

Graffity Films, warszawska agencja produkcyjna, połączyło dwa światy. W nowej siedzibie biuro wygląda jak mieszkanie. – Wraz z przejęciem firmy przez naszą trójkę postanowiliśmy przenieść biuro z ponad 400-metrowego domu z ogrodem na obrzeżach Warszawy do fantastycznej, klimatycznej kamienicy w centrum miasta – wspomina Kacper Wantoła. – Zależało nam na przestrzeni wspólnej, profesjonalnej, ale bez korporacyjnego nadęcia, w której będzie po trochu każdego z nas. Dlatego we wnętrzu znajdziemy deskorolki, plakaty ze „Star Wars” oraz książki z mapami salonów tatuażu w Londynie – dodaje. Na ok. 140 mkw. urządzono pięć pomieszczeń – salę konferencyjną, studio produkcyjne, biuro szefów, dostępną dla każdego kuchnię z chill roomem oraz recepcję. Zabytkowe elementy okazały się być znakomitym tłem dla wybranych przez projektantkę Aleksandrę Gerlach elementów wyposażenia. Meble dostarczyła firma VOX.