Ewidencja czasu pracy. Czy to konieczne?

Wiele firm prowadzi listę obecności oraz ewidencję czasu pracy. Lista obecności to dokument, za pomocą którego pracownik potwierdza swoją obecność w pracy. Przepisy prawa wymagają od pracodawcy prowadzenia ewidencji czasu pracy każdego pracownika, a lista obecności często stanowi narzędzie pomocnicze w spełnieniu tego obowiązku.

Lista obecności a ewidencja czasu pracy

Należy zauważyć, że lista obecności różni się od ewidencji czasu pracy. Ewidencja czasu pracy obejmuje szczegółowe informacje o przepracowanych godzinach, takich jak liczba przepracowanych godzin, praca w niedziele i święta, nadgodziny czy wykorzystany urlop. Lista obecności natomiast jest potwierdzeniem obecności pracownika w pracy.

Co powinno znaleźć się na liście obecności?

Lista obecności pracownika powinna zawierać następujące dane:

• Imię i nazwisko pracownika,
• Data,
• Godzina przybycia do pracy,
• Godzina zakończenia pracy,
• Podpis pracownika potwierdzający obecność w pracy.

Nie musisz tworzyć listy obecności samodzielnie – dostępne są gotowe wzory do pobrania.

Czy lista obecności pracownika jest obowiązkowa?

Chociaż lista obecności pracownika nie jest bezpośrednio wymagana przez przepisy prawa, Kodeks pracy w art. 104 § 1 wskazuje, że regulamin pracy powinien ustalać sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności. Oznacza to, że pracodawca może wybrać dowolny sposób potwierdzania przyjścia do pracy przez pracownika, na przykład poprzez wydrukowaną listę obecności, formę elektroniczną, system informatyczny czy nawet ustne potwierdzenie. Prowadzenie listy obecności może jednak znacznie ułatwić ewidencjonowanie czasu pracy i pomagać w unikaniu nieporozumień związanych z obecnością pracowników.

Pamiętaj jednak, że choć lista obecności nie jest wymagana, obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy jest bezwzględny. Ten obowiązek wynika z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku dotyczącego dokumentacji pracowniczej i sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Lista obecności w formie elektronicznej

Aby sprostać wymaganiom Kodeksu pracy, można skorzystać z programów oferujących rejestrację czasu pracy, potwierdzanie obecności oraz generowanie listy obecności pracowników. Na koniec miesiąca można pobrać gotową ewidencję godzin, co eliminuje potrzebę ręcznego podliczania godzin.

Jeszcze niedawno każda firma musiała ręcznie sprawdzać papierowe listy obecności przed zatwierdzeniem wynagrodzeń. Obecnie gotowa do pobrania lista obecności pracowników może być przygotowana znacznie szybciej.

Korzyści z prowadzenia elektronicznej listy obecności

Korzystanie z elektronicznego programu do listy obecności niesie wiele korzyści, przede wszystkim oszczędność czasu potrzebnego pracownikom na wpisanie się na listę. Program rejestruje dokładny czas wejścia i wyjścia pracownika z firmy, podobnie jak system kart magnetycznych stosowany w dużych firmach.

Można również skorzystać z opcji foto rejestracji, gdzie urządzenie robi zdjęcie pracownikowi przy wpisywaniu kodu PIN. Zapobiega to oszustwom, takim jak wpisywanie wyjścia przez innego pracownika.