Nie taki windykator straszny

Przygotowując ten artykuł, zacząłem od rozmów ze znajomymi przedsiębiorcami, w tym z moim ojcem, który powiedział: „Nigdy nie korzystałem z usług windykatora i nie zamierzam”. Inni stwierdzili podobnie. 

Potem zacząłem przeglądać fora dla biznesmenów. Tam różnorodność postaw była większa. Niektórzy zachwalali usługi pewnych firm, inni wyrażali niezadowolenie. Jeden post szczególnie mnie ubawił: „Polecam firmę X, pracuje tam dwóch panów o znakomitych kwalifikacjach. Obaj mają na koncie odsiedziane wyroki i gęby, które mogą o tym zaświadczyć”. 

Taki obrazek to spuścizna dzikiego kapitalizmu lat 90. Dzisiejsze firmy windykacyjne starają się od tego stereotypu odciąć. Podkreślają swój profesjonalizm, przygotowanie prawnicze i ekonomiczne, fakt, że zatrudniają wyspecjalizowanych negocjatorów oraz że oferują kompleksową obsługę na wszystkich etapach procesu windykacji: polubownym, sądowym i egzekucyjnym. – Między bajki można włożyć historie o agresywnych windykatorach, którzy zastraszają i obrażają dłużników oraz stosują metody niezgodne z prawem – mówi Krzysztof Poremba, specjalista ds. marketingu w firmie Euleo Wierzytelności, specjalizującej się w obsłudze wierzytelności powstałych w relacjach B2B. – Nie dopuściliby do tego sami klienci, którzy razem z pełnomocnictwem do odzyskania należności powierzają firmie windykacyjnej również swoją reputację.  

Neutralnie i polubownie

Według Joanny Kmak z Polskiego Związku Windykacji główną obawą przedsiębiorców, którzy mają skorzystać z usług windykatora, jest możliwość popsucia sobie stosunków z zalegającym z płatnością klientem. Jednak działanie na własną rękę również może przynieść marny efekt. Kiedy w grę wchodzą pieniądze, emocje potrafią szybko wymknąć się spod kontroli. Firma windykacyjna jest zawsze kimś neutralnym, a ponadto coraz częściej dyplomatyczne podejście leży w jej własnym interesie. Choćby z tego powodu, że dany dłużnik to dla niej często także potencjalny klient. 

Nieregulowanie zobowiązań jest bowiem często wynikiem efektu domina: jedna firma nie płaci drugiej, więc ta nie płaci trzeciej itd. – Dłużnikowi, który ma problemy z odbiorcami, windykator proponuje spłatę zaległości poprzez ściągnięcie płatności od jego dłużników. Kiedy nie ma takiej możliwości, może rozłożyć dług na akceptowalne dla obu stron raty – tłumaczy Danuta Czapeczko, dyrektor sprzedaży i marketingu w Pragma Inkaso, również zajmującej się windykacją w obszarze B2B, i dodaje: – 70 proc. dłużników, z którymi rozmawiamy, staje się naszymi klientami. 

Kluczowy jest tutaj dialog, który służy poznaniu przyczyn problemu i szukaniu rozwiązań. To, że wiele się tu zmieniło na lepsze, potwierdzają sami przedsiębiorcy. Stefania Karwot, która od 20 lat prowadzi spółkę Błyskawica zajmującą się handlem artykułami przemysłowymi, wspomina, że kiedyś sporadycznie korzystała z usług windykatorów, ponieważ byli oni mało skuteczni. Dziś jednak jest inaczej: – Wspólnie z windykatorem i pewnym naszym klientem ustaliliśmy kwotę możliwą do spłacenia w ciągu miesiąca  – opowiada. – Moja firma otrzymała pieniądze od razu po sprzedaży windykatorowi wierzytelności, w całości, po potrąceniu prowizji za windykację. 

Pozytywne doświadczenia ma też dyrektor działu zarządzania należnościami pewnej dużej firmy z branży motoryzacyjnej, który jednak chce pozostać anonimowy. – Przyczyn opóźnień jest wiele. W naszej branży często związane są one z sezonowością sprzedaży, która powoduje zatory płatnicze – mówi. – Dziś ten kontrahent jest dłużnikiem, ale za chwilę może znów być partnerem handlowym. Aby dłużnik nie kojarzył naszej firmy z niezbędną w procesie windykacji stanowczością, którą często zapamiętuje jako nieprzyjemne zachowanie, korzystamy z możliwości windykacji polubownej realizowanej przez firmę windykacyjną.  

Czas to pieniądz

Widmo utraty płynności finansowej, bo odbiorcy zwlekają z płatnościami, niejednemu spędza sen z powiek. A w przypadku przeterminowanych należności sprawy sądowe i postępowania komornicze potrafią się ciągnąć w nieskończoność. Innymi słowy, termin to podstawa. Firmy windykacyjne mają tego świadomość i, aby przekonać przedsiębiorców do swoich usług, zaczęły oferować rozwiązania, które mogą pomóc im jak najprędzej odzyskać płynność. A ci to doceniają:  – Obecnie, współpracując z firmą windykacyjną, sprzedaję wierzytelności, co daje mi gwarancję szybkiej gotówki – opowiada Stefania Karwot. 

Sprzedaż wierzytelności, choć wiąże się z pewną stratą (w skrajnych przypadkach sięgającą nawet kilkudziesięciu procent wartości długu), pozwala przenieść całe ryzyko na windykatora. Ale to tylko jedna z dróg. Inna to np. tzw. windykacja z zaliczką. Przedsiębiorca otrzymuje część kwoty z góry, a resztę po zakończeniu świadczenia usługi. Jest też pożyczka B2B. Niektóre firmy windykacyjne udzielają jej swym klientom mającym przejściowe kłopoty z płynnością. Małym firmom łatwiej ją uzyskać niż dostać kredyt obrotowy w banku.  

Lepiej zapobiegać niż leczyć

Jedną z ważniejszych zmian w pracy windykatorów jest też współdziałanie z klientem, zanim jeszcze mleko się rozleje. Ten typ usług, nazwany prewindykacją, obejmuje przygotowywanie raportów o potencjalnych biznesowych partnerach, monitoring faktur, a nawet usługi detektywistyczne. – Prewindykacja to szereg działań, które, podejmowane systematycznie, dyscyplinują płatników i w dużym stopniu eliminują ryzyko powstania zatorów płatniczych – wyjaśnia Danuta Czapeczko. – Prześwietlając kooperanta przed zawarciem umowy, a potem kontrolując terminowość spłat, często jesteśmy w stanie w ogóle wyeliminować konieczność windykacji. 

Nie bez znaczenia jest też świadomość samych przedsiębiorców i umiejętność sprawnego zarządzania pieniędzmi. Być może zakrawa to na paradoks, jednak firmy windykacyjne również w tym oferują pomoc, np. Pragma Inkaso i Euleo prowadzą blogi i tworzą poradniki poświęcone postępowaniu z wierzytelnościami. Euleo organizuje też szkolenia, których tematem jest samodzielna windykacja, przepisy prawne, prewencja finansowa czy techniki komunikacji z dłużnikami. 

Koniec końców, gdy przedsiębiorcy są bardziej świadomi i dojrzali w zarządzaniu swymi finansami, firma windykacyjna ma szansę skuteczniej odzyskiwać większe pieniądze, mniej się przy tym gimnastykując. Rynek jest bowiem mniej sparaliżowany przez zatory płatnicze z efektem domina. 

Szukamy firmy windykacyjnej

Najprostszą rzeczą, jaką możemy zrobić, jest zajrzenie do internetu: odwiedzenie stron interesujących nas firm windykacyjnych i poszukanie opinii o nich. Następny krok, jak mówi Stefania Karwot, właścicielka firmy handlowej Błyskawica, to weryfikacja informacji podczas osobistej rozmowy z windykatorem. 

Przede wszystkim musimy ustalić, czy dana firma zajmuje się odzyskiwaniem długów konsumenckich (B2C) czy długów przedsiębiorstw (B2B). Windykacja wierzytelności B2B jest dużo bardziej skomplikowana i wymaga większej wiedzy. Dłużnicy korporacyjni często mają dobre zaplecze, prawników, księgowych itd., dlatego kontaktujący się z nimi windykatorzy również powinni mieć odpowiednie przygotowanie ekonomiczno-prawne. 

– Warto sprawdzić zakres świadczonych usług – radzi Joanna Kmak z Polskiego Związku Windykacji. – Ważne jest zwłaszcza to, czy dana firma oferuje tzw. windykację terenową i czy ma swoją kancelarię prawną. Ci, którzy zdalnie odzyskują należności, mogą okazać się mniej skuteczni w swoich działaniach. A własna kancelaria umożliwia obsługę klienta w zakresie szerszym niż tylko windykacja, mogą to być np. reprezentacja w sporach sądowych, doradztwo prawne itp. 

Można się też upewnić, czy w przypadku, gdy sprawa dłużnika trafi przed oblicze Temidy, a my nie będziemy mieli pieniędzy na wniesienie opłaty sądowej (bywa, że bardzo wysokiej), dany windykator przewiduje możliwość pożyczenia nam tych pieniędzy. 

Koszt również jest wskazówką. Nie powinien schodzić poniżej 3 proc. od wartości odzyskanej kwoty (więcej na ten temat w ramce o cenach). 

Wreszcie należy się dowiedzieć, jakie  procedury odzyskiwania należności stosuje firma, którą zamierzamy wynająć. Ostatecznie, opowieści o agresywnych panach odwiedzających dłużników nie wzięły się znikąd, nawet jeśli stają się dziś melodią przeszłości. Firma windykacyjna ma obowiązek poinformować klienta, jakimi kanałami będzie odzyskiwać w jego imieniu pieniądze. Nie może przy tym naruszać czyichś dóbr osobistych i prawa do ochrony danych osobowych. 

Zawsze też warto sprawdzić, czy firma należy do którejś z branżowych organizacji w rodzaju Polskiego Związku Windykacji czy Konferencji Przedsiębiorstw Finansowych, które wyznaczają normy postępowania zebrane w takich dokumentach, jak Kanon Dobrych Praktyk czy Zasady Dobrych Praktyk.  

Przejdźmy do cen

W branży windykacyjnej najbardziej powszechna jest obecnie opłata w postaci tzw. success fee, czyli prowizji od sukcesu (wartości faktycznie odzyskanego długu). Niskie prowizje wyglądają najbardziej atrakcyjnie, jednak kiedy spadają poniżej 3 proc., w naszej głowie powinna się zapalić czerwona lampka. Norma to 3–5 proc. Podstawowe kryteria wyceny usługi to wartość długu (jeśli jest duża, prowizja może zmaleć) oraz stopień jego przeterminowania. Jeżeli odzyskanie pieniędzy wymaga bardziej zaawansowanych działań, takich jak np. śledztwo detektywistyczne (bywa, że z płatnością zalega „firma krzak” i niełatwo zidentyfikować prawdziwego płatnika), prowizja może podskoczyć nawet do 20–25 proc. Najgorzej jest z tzw. wierzytelnościami trudno ściągalnymi, czyli przeterminowanymi o kilka lat albo np. znajdującymi się w egzekucji komorniczej. Wtedy koszt windykacji potrafi sięgnąć 50 proc. „sukcesu”. 

Inna sprawa, że dzięki ustawie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, z 8 marca 2013 r., wierzyciel może domagać się od dłużnika wypłaty ryczałtem równowartości 40 euro na poczet windykacji, a także pokrycia wszelkich jej kosztów przekraczających tę sumę. Wiele firm windykacyjnych oferuje więc dziś możliwość ściągnięcia swojej prowizji od przedsiębiorstwa zalegającego z płatnością. – W praktyce całe postępowanie może być dla wierzyciela bezkosztowe – twierdzi Krzysztof Poremba z firmy Euleo Wierzytelności. 

I coraz częściej jest bezkosztowe. Np. Krajowy Rejestr Długów wraz z firmą Kaczmarski Inkasso oferują usługę Wezwanie do zapłaty PLUS, w ramach której koszty windykacji są przenoszone na dłużnika.