Zdalnie znaczy lepiej

Nareszcie? 

Mówi pani o najnowszej ustawie dotyczącej pracy zdalnej, która weszła w życie 7 kwietnia? Tak, też nie mogłam się jej doczekać. 

To przełom? 

Przełomem jest, że takie uregulowania w końcu są. Pierwszy raz pojęcie pracy zdalnej pojawiło się przy tarczach antykryzysowych, ale było to stanowczo za mało. Pracodawcy czekali na konkretne przepisy. My, jako firma produkująca dla nich oprogramowania, również. 

Tyle że firmy różnią się od siebie: mają różną specyfikę, różny rytm pracy, różne relacje służbowe… Czy odgórne uregulowania naprawdę są potrzebne?

Pani redakcja pracuje z pewnością w innym trybie niż moja firma IT. O innej godzinie zaczynacie, o innej kończycie, w inny sposób sprawdzacie postępy itd. Co nie zmienia faktu, że i redakcję „My Company Polska”, i naszą firmę Soneta obowiązują np. zasady BHP. Pracując w domu i robiąc sobie herbatę, też możemy się poparzyć. I będzie to wypadek w pracy. Kolejny przykład? Ochrona danych osobowych, RODO. W prywatnym mieszkaniu ktoś z domowników może zobaczyć przez ramię dane, które nie są dla niego przeznaczone. To m.in. dlatego pracownik musi podpisać oświadczenie, że ma odpowiednie warunki w domu do wykonywania powierzonych mu zadań. 

No i chyba kluczowa sprawa, czyli obecność w pracy i to, gdzie ją wykonujemy. 

Rozumiem, że hamak na plaży odpada. 

Wszystko zależy od tego, jak się z pracodawcą umówimy. Pracownik, który wykonuje pracę zdalną, zobowiązany jest podać swoją lokalizację. To bardzo ważne, bo pracodawca musi wiedzieć, gdzie jego pracownik fizycznie jest, choćby w razie kontroli zewnętrznej. Praca zdalna nie zwalnia przecież pracodawcy z obowiązku potwierdzenia obecności pracowników i ewidencji ich czasu pracy.

Na ile pomocna może być tu technologia?

Bardzo! Szczerze mówiąc nie wyobrażam sobie wprowadzenia pracy zdalnej w danej firmie bez odpowiedniego zaplecza technologicznego.

W pierwszych dniach pandemii, kiedy dopiero uczyliśmy się pracować zdalnie kluczowa była komunikacja  wewnątrz firmy. A teraz?

Z codzienną wymianą myśli i uwag radzimy już sobie dość dobrze; powszechnym medium stały się np. zoom czy teams. Wyzwaniem w pracy zdalnej wciąż są – wydawałoby się – przyziemne sprawy, takie jak odnotowanie obecności pracownika, obieg dokumentów, możliwość złożenia wniosku o urlop, o kartę sportową, o zmianę adresu… Wszystko to, co wcześniej robiliśmy odręcznie, na papierze, „za pokwitowaniem”. Teraz, dzięki nowym technologiom możemy, a wręcz powinniśmy to robić zdalnie. Służą do tego np. aplikacje enova365: Pulpit Kierownika, Pulpit Pracownika. Można na nich potwierdzać obecność w pracy, realizację zadań. 

Tyle że nie wszyscy pracują przy komputerach.

W większości przypadków wystarczy komórka z odpowiednią aplikacją. Nowoczesne technologie znajdują zastosowanie w każdym dziale firmy – i u dyrektorów, i u księgowych, i u magazynierów. Działy HR mogą w ten sposób udostępniać paski wypłat czy też deklaracje PIT-11 na koniec roku. Nie mówiąc o wnioskowaniu i przyznawaniu urlopów.

Wróćmy więc do hamaka! Wielu osobom pracującym zdalnie trudno zachować work-life balance. Praca miesza się odpoczynkiem, i to wcale niekoniecznie na korzyść tego ostatniego. Sama często łapię się, że pracując w domu, nie umiem sobie powiedzieć „fajrant”. W biurze to prostsze – po prostu zamyka się za sobą drzwi. 

A potem wraca przez zakorkowane miasto przez półtorej godziny… To już nie dla mnie! Przechodząc na pracę zdalną wiele zyskałam – czasu i swobody w jego organizacji. Zyskała też moja rodzina, w tym małe dzieci. Nie wyobrażam sobie już pracy tylko w biurze. I nie jestem w tym odczuciu odosobniona. Dotyczy to zwłaszcza młodych osób, dla których równowaga między „work”, czyli pracą, a „life”, czyli życiem prywatnym, jest czymś naturalnym. To, czy pracują zdalnie czy w biurze ma drugorzędne znaczenie. 

Zazdroszczę!

Przyznam, że sama wiele się od młodszych kolegów nauczyłam. W ich wieku – a zaczynałam karierę na początku lat 2000. – pracowało się do oporu, a potem padało ze zmęczenia. Ale takie były czasy, taki model pracy. 

To się na szczęście zmienia.

Tym bardziej że wkrótce wchodzi kolejna ważna ustawa. Tym razem dotyczy właśnie work-life balance i została narzucona przez dyrektywy Unii Europejskiej. Najważniejsze zmiany? Wydłużony został urlop rodzicielski, zmienia się wysokość zasiłku rodzicielskiego. Zostają wprowadzone też nowego typu urlopy opiekuńcze – to dodatkowe pięć dni w roku do opieki nad bliskimi. A także dwa dni, gdy „nieobecność spowodowana jest działaniem siły wyższej”.

Siła wyższa? Tylko jak to zgłosić kadrom?

No właśnie. W trybie stacjonarnym trzeba było przynajmniej zadzwonić, a często też jechać do firmy, odmeldować się, zebrać podpisy przełożonych. Teraz wystarczy aplikacja. Siła wyższa to siła wyższa. Nie ma czasu na biurokrację. 

Przekonała mnie pani! Czym w takim razie powinien kierować się przedsiębiorca wybierając oprogramowanie back-office?

Przede wszystkim warto sprawdzić czy dostawca oprogramowania trzyma rękę na pulsie IT, czy nadąża z nowościami technologicznymi. Ale równie ważna jest gwarancja zgodności z przepisami. Dziś prawo pracy zmienia się z dnia na dzień, co chwila pojawiają się nowe regulacje, nowe wyzwania, nowe haczyki. Dostawcy oprogramowań do działów HR każdą z ustaw przeglądają, czytają, implementują do systemów i następnie serwują przedsiębiorstwom różne usprawnienia. Chcemy dawać księgowemu czy kadrowemu danej firmy konieczne informacje, dzięki którym zrealizują oni to, co narzuca ustawodawca.

Czyli to takie narzędzie, które – z punktu widzenia klienta – samo się uaktualnia i dopasowuje do nowego prawa? 

O właśnie! Gdy 7 kwietnia weszła w życie ustawa o pracy zdalnej, nasi klienci nie musieli na własną rękę przedzierać się przez gąszcz nowych przepisów. Dostali od nas aktualizację, która uwzględniała zmiany w tej ustawie. Oczywiście to pracodawca podejmuje decyzję, z którego z proponowanych przez nas narzędzi skorzysta. 

Jakie nowości zaproponowaliście? 

Choćby samo wnioskowanie o pracę zdalną. Przyzna pani, że ten krok nie powinien odbywać się na papierze. 

----------

Warto wiedzieć

Praca zdalna obnaża niedopracowane procesy związane z obsługą pracowników, które do tej pory były nadrabiane e-mailami i spotkaniami. enova365 rozpoczyna akcję informacyjną „Back-office na froncie”. Jej celem jest uświadomienie wagi problemu, który wpływa na efektywność naszej pracy.