Prawny start w startup: Umowa o zachowaniu poufności. Jak chronić swój pomysł?

Umowa o zachowaniu poufności (zwana z języka angielskiego non-disclosure agreement, popularnie w skrócie NDA) jest umową powszechnie stosowaną przez przedsiębiorców zarówno w stosunkach wewnętrznych ze wspólnikami lub współpracownikami, jak też zewnętrznych – w stosunku do inwestorów lub kontrahentów. Celem NDA jest ochrona najcenniejszego aktywa wielu startupów przed ujawnieniem – pomysłu. Masz pomysł na biznes? Lepiej zainteresuj się tym, jakich błędów nie popełnić.

Umowa o zachowaniu poufności. Co może objąć?

Wyjawienie informacji poufnej podmiotom zewnętrznym naraża startupy na ryzyko ich nieuprawnionego powielenia. Nierzadkie są też konflikty interesów mogące potęgować poczucie zagrożenia np. pomiędzy startupami tworzącymi innowacje na rynku usług płatniczych a inwestorami będącymi bankami. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby NDA regulowało również relacje z osobami zatrudnionymi w startupie ograniczając choćby prawo osób zatrudnionych do ujawniania charakteru poufnych projektów, nad którymi pracują, w publikacjach naukowych. NDA zawierane mogą być więc w różnych konfiguracjach, również przed oficjalnym rozpoczęciem działalności przez startup. 

Umowa o zachowanie poufności. Sposób zawarcia NDA

Umowa tego rodzaju nie wymaga zachowania żadnej formy szczególnej, zaleca się jednak zawarcie jej na piśmie. Istotne jest, aby zawrzeć ją przed zapoznaniem danego podmiotu z informacją poufną, gdyż informacje znane przez stronę NDA przed jej zawarciem, nie wchodzą w zakres informacji poufnych. Pamiętajmy przy tym, że obszerne zastrzeżenia w stopce maila nie zastąpią podpisania NDA.

Zakres informacji poufnej w NDA

Kluczową kwestią w NDA jest zdecydowanie przez startup jakie informacje powinny być chronione. Zakres informacji poufnej może być bardzo szeroko określony przez startup. Może więc uwzględniać w sposób szczegółowy wszelkie plany, projekty, kody źródłowe, modele informatyczne, lub też opisać w sposób powiązany z danym procesem, np. jako wszelkie informacje uzyskane w związku z danym przedsięwzięciem. Zakres informacji musi być niewątpliwy, tj. druga strona podpisująca NDA nie powinna mieć wątpliwości odnośnie tego czego nie powinna ujawniać osobom trzecim.

Zakres informacji poufnej różni się też w zależności od charakteru danego startupu, poczynając od takich, które ze względu na poszukiwanie inwestora lub niszę rynkową, traktują dość liberalnie zakres informacji poufnej. Skrajnym przypadkiem woli ochrony informacji poufnej jest przykład stealth startupu, który ukrywa swoją działalność i jej przedmiot, aż do finalnego etapu prac nad innowacyjnym pomysłem w celu maksymalnej ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa przed konkurencją. W takim przypadku nie chodzi nawet czasem o zachowanie poufności, co wręcz o zmylenie otoczenia odnośnie rzeczywistego charakteru działalności. Takie podejście, popularne w innych krajach, przykładowo w kontekście długotrwałych projektów medycznych, w Polsce na razie jest rzadkie.

Zabezpieczenie informacji poufnej

Umowy o zachowaniu poufności określają dość szczegółowo sposób, w jaki informacje poufne powinny być oznaczone przez strony umowy. Ma to pomóc stronom uniknąć wątpliwości co tego, czy dana informacja powinna być traktowana, jako objęta NDA.

Kolejnym elementem określanym zazwyczaj przez np. polskie startupy dla ochrony ich tajemnic jest sposób przekazywania danych poprzez precyzowanie sposobu szyfrowania danych lub osób mających dostęp do danych w chmurze. Ułatwia to potem zidentyfikowanie „wycieku danych”. Pomocne może się też wskazanie np. departamentu danego inwestora lub kontrahenta mogącego mieć dostęp do informacji poufnej.

Dla większych podmiotów niekiedy organizowane są całe systemy specjalnej informacji (tzw. red data room), do których dostęp mają jedynie neutralni doradcy obu stron (tzw. clean teams). Zazwyczaj strony określają co stanie się z nośnikami informacji po zakończeniu współpracy. Czasem sposób zabezpieczenia informacji poufnej może przybrać rozmiary zupełnie nieadekwatne. Strony mogą przez to nieświadomie naruszać obowiązki wynikające z NDA, liczy się więc to, aby zachować umiar. 

Poufność. Czas trwania

Każdorazowo należy dopasować czas trwania obowiązku zachowania poufności wynikającego z NDA do sytuacji. Zbyt długi okres trwania obowiązku zachowania poufności może być uznany za bezskuteczny. Natomiast przy długotrwałych projektach, wymagających poświęcenia dużych nakładów i ilości czasu, niewątpliwie mogą znaleźć zastosowanie dłuższe niż normalnie okresy obowiązku zachowania poufności wynikającego z NDA. 

Kary umowne 

Udowodnienie wysokości szkody przy ujawnieniu informacji poufnych stanowi duże wyzwanie. Z tego względu rekomenduje się zamieszczenie postanowień przewidujących kary umowne. Kara umowna powoduje, że nie trzeba wykazywać przed sądem wysokości szkody a jedynie fakt ujawnienia informacji. Stawia to startup w dużo lepszej sytuacji procesowej niż normalnie. Zastrzeżenie kary umownej nie wyklucza dochodzenia naprawienia szkody przewyższającej wysokość kary umownej. 

Brak NDA. Co nam grozi?

Może się oczywiście zdarzyć, że inwestor nie będzie chciał się zgodzić na NDA lub nieopatrznie przekażemy informację poufną przed jego podpisaniem, w trakcie negocjacji. W takiej sytuacji startup może liczyć na ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa na gruncie przepisów ogólnych. Można powołać się choćby na art. 72¹ § 1 Kodeksu cywilnego, które stanowią, że strona, która ujawni informację przekazaną z zastrzeżeniem poufności, ma obowiązek naprawienia szkody powstałej w wyniku takiego naruszenia.

Inną podstawą do dochodzenia roszczeń za ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa jest art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji a w kontekście unijnym – Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/943 w sprawie ochrony niejawnego know-how i niejawnych informacji handlowych. Naprawienie szkody na podstawie przytoczonych przepisów obejmuje również utracone korzyści. 

Podkreślić należy, że w wypadku wyjątkowego pomysłu zacząć należy od jego ochrony i zawarcia umowy o zachowaniu poufności, aby uniknąć konieczności trudnego i długotrwałego procesu.