KSeF od lutego 2026 roku. Co naprawdę zmieni się w firmach

KSeF w lutym 2026 roku dotyczy wszystkich firm

Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy na mocy nowelizacji ustawy o VAT z sierpnia 2025 roku, opublikowanej w Dzienniku Ustaw. Przepisy przewidują kilka terminów wejścia w obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych:

• od 1 lutego 2026 roku – obowiązek obejmie największe podmioty, których obrót w 2024 roku przekroczył 200 mln zł,

• od 1 kwietnia 2026 roku – KSeF stanie się obowiązkowy dla pozostałych podatników VAT.

Ustawodawca przewidział również wyjątek dla najmniejszych podmiotów. Firmy, których miesięczna wartość sprzedaży fakturowanej nie przekracza 10 tys. zł, będą mogły korzystać z dotychczasowej formy fakturowania do końca 2026 roku.

Choć nie wszyscy przedsiębiorcy zostaną formalnie objęci obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF już od lutego, zdaniem ekspertów to właśnie ta data powinna być punktem odniesienia dla przygotowań.

-Faktycznie mamy kilka terminów wejścia w obowiązek fakturowania w KSeF. Natomiast "obowiązek" (mówię to w cudzysłowie), a tak naprawdę prawo do odbierania faktur z systemu podatnicy będą mogli realizować już od 1 lutego 2026 roku. Dlatego właśnie uważamy, że to 1 lutego 2026 roku, a nie na przykład 1 kwietnia, jest tym terminem, o którym przedsiębiorca powinien pomyśleć w kontekście przygotowania i wdrożenia do KSeF - mówi nam Bogdan Zatorski, ekspert Symfonia. Jak dodaje, od tego momentu firmy będą funkcjonować w nowej rzeczywistości obiegu dokumentów – nawet jeśli jeszcze nie będą wystawiać faktur w systemie.

KSeF a procesy w firmie: sprzedaż i zakupy

Wdrożenie KSeF nie dotyczy wyłącznie samego wystawiania faktur. Zmiany obejmują zarówno procesy sprzedażowe, jak i zakupowe, co w wielu organizacjach oznacza konieczność zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń i procedur.

– KSeF dotyczy zarówno procesu sprzedażowego, którego elementem jest dokumentowanie transakcji w postaci wystawienia faktury, jak i procesu zakupowego, którego elementem jest przyjęcie faktury. To może oznaczać konieczność zmian w sposobach postępowania z dokumentami – zwraca uwagę ekspert.

Problem załączników do faktur

Jednym z najczęściej wskazywanych wyzwań są załączniki, które w praktyce biznesowej często towarzyszą fakturom.

– W procesie sprzedażowym najczęściej zmiany wymagają aspekty dotyczące dołączania do faktur dodatkowych załączników. KSeF nie proceduje załączników. W praktyce biznesowej bywają nimi np. protokoły realizacji usługi. Ponieważ KSeF obsługuje wyłącznie faktury, tego rodzaju dokument nie jest możliwy do przesłania systemem – wyjaśnia Bogdan Zatorski.

Jak podkreśla, przedsiębiorcy będą musieli wypracować alternatywne kanały przekazywania dokumentów towarzyszących fakturze.

– Oprócz przesłania faktury przez KSeF innemu przedsiębiorcy firma musi znaleźć sposób na dosłanie załącznika innym kanałem. I to właśnie dostosowanie procedur dotyczących załączników jest jednym z najczęstszych wyzwań, z jakimi spotykają się przedsiębiorstwa – dodaje.

Akceptacja dokumentów w formie cyfrowej

Drugim istotnym obszarem zmian są procesy akceptacyjne w działach zakupu.

– W związku z tym, że dokument nie ma postaci materialnej, a wyłącznie cyfrową, organizacja musi skonstruować odpowiednie narzędzia oraz przyjąć koncepcję – zarówno organizacyjną, jak i techniczną – funkcjonowania w nowym modelu – mówi ekspert Symfonii.

– Organizacja musi posiadać odpowiedni sposób obsługi zapisów cyfrowych w kontekście ich akceptacji merytorycznej. To właśnie ten obszar bardzo często wymaga zmian lub dostosowania przy wprowadzaniu KSeF – podkreśla Bogdan Zatorski.

Wpływ KSeF na rozliczenia podatkowe

Choć KSeF oznacza istotne zmiany organizacyjne, to zasadniczo nie zmienia on praw czy obowiązków związanych z rozliczeniem podatku. Pod względem podatkowym najważniejsze zmiany to:

• skrócenie terminu zwrotu VAT – z 60 do 45 dni,
  

• uproszczenie obsługi faktur korygujących – faktury korygujące procedowane przez KSeF nie wymagają m.in. potwierdzenia ich otrzymania przez kontrahenta.

Jak podkreśla Bogdan Zatorski, poza tymi elementami KSeF pozostaje neutralny podatkowo.

– Co do zasady KSeF nie zmienia zasad rozliczania podatku VAT, terminów wystawiania faktur ani momentu powstawania obowiązku podatkowego. Ogólne zasady rozpoznawania podatku należnego i naliczonego pozostają bez zmian. Z tej perspektywy wprowadzenie KSeF jest neutralne – zaznacza.

Przygotowanie do KSeF to proces

Choć idealnym scenariuszem byłoby pełne przygotowanie organizacji dokładnie na 1 lutego 2026 roku, w praktyce może to być trudne do osiągnięcia.

– Proces przygotowania musi być dostosowany do realnych warunków i realnych potrzeb, które ujawnią się w toku codziennej pracy. Dopiero w trakcie 2026 roku okaże się, co tak naprawdę należy w organizacji dopracować, zmienić i dostosować ze względu na KSeF – ocenia ekspert.

– Nie ma możliwości, żeby przygotować się do tego procesu w stu procentach wyłącznie teoretycznie – podsumowuje Bogdan Zatorski.