KSeF a niechciane faktury. Automatyczne księgowanie może sporo kosztować

Obecność faktury w KSeF nie oznacza obowiązku rozliczenia

Do wystawienia faktury bez wiedzy odbiorcy może dojść np. na stacjach benzynowych czy w marketach, gdzie sprzedawcy często nie sprawdzają danych osoby, która prosi o fakturę.

“Wystawienie faktury bez wiedzy adresata obciąża wystawcę, a po stronie odbiorcy zasada jest prosta: takiego dokumentu nie powinno się automatycznie księgować. Sama obecność faktury w KSeF nie oznacza obowiązku zapłaty ani rozliczenia” - wyjaśnia Marek Wesołek.

Jak dodaje ekspert, wcześniej faktura zostawiała dane, skąd pochodzi - np. przychodziła mailem czy przez EDI. “W KSeF dokument po prostu pojawia się w systemie, bez kontekstu. Jeśli księgowość bezrefleksyjnie przetwarza wszystko, co pobierze z KSeF, kluczowe pytanie brzmi już nie „czy przyszła”, ale „czy w ogóle powinna tu być”.

Jak zweryfikować fałszywą fakturę?

Jak podaje w swoim poradniku fillup Mamy KSeF pod kontrolą, przed akceptacją i opłaceniem faktury należy ustalić:

• czy znamy kontrahenta?
• czy faktycznie zamawialiśmy od niego daną usługę lub towar?
• czy dane na dokumencie są poprawne? (w tym kwota i zakres usługi)

W wersji KSeF 2.0 została przewidziana możliwość zgłaszania podejrzanych faktur do Krajowej Administracji Skarbowej. „Narzędzie ma charakter techniczny – nie umożliwia np. zbiorczego zgłaszania dokumentów.” Zgłaszający powinien też je uzasadnić. Administracja skarbowa analizuje zgłoszenia, ale przedsiębiorca niestety nie otrzymuje informacji o przebiegu oraz rezultacie weryfikacji.

Ryzyko dla organizacji

O ile jedna faktura przy niedużej działalności jest możliwa do zauważenia, to spory problem może pojawić się, gdy firma przetwarza dziesiątki dokumentów.

“Prawdziwe ryzyko zaczyna się przy skali. Masowe, złośliwe działania mogą sparaliżować nawet dojrzałą organizację. Dziesięć tysięcy spamowych faktur to nie problem księgowy, lecz incydent operacyjny porównywalny z atakiem hakerskim. Nawet bez skutków podatkowych ich obsługa zużywa najdroższy zasób firmy: czas ludzi. Dlatego w KSeF nie da się wszystkiego akceptować automatycznie. Każda faktura powinna mieć właściciela, a obieg – różne ścieżki: szybkie dla przewidywalnych wolumenów i zaufanych kontrahentów, ostrożne dla anomalii i dokumentów bez kontekstu” - twierdzi ekspert.