Faktura przyjęta przez KSeF, ale odbiorca jej nie widzi. Ekspertka wyjaśnia

Pierwsze tygodnie działania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) pokazują, że obsługa e-faktur bywa bardziej skomplikowana, niż zakładano. Przedsiębiorcy oraz księgowi wskazują na trudności związane z widocznością dokumentów w systemie oraz ich odbiorem przez kontrahentów.

Po wcześniejszych problemach technicznych – m.in. z działaniem Profilu Zaufanego – część firm nadal zgłasza nieprawidłowości w obiegu dokumentów. W wielu przypadkach księgowi muszą ręcznie sprawdzać statusy faktur, aby upewnić się, że trafiły one do odbiorców.

Jednocześnie obsługa faktur w KSeF generuje więcej komunikatów systemowych i dokumentów operacyjnych niż tradycyjne rozwiązania. Brak automatycznych powiadomień oraz ograniczone narzędzia do pobierania danych powodują, że firmy wdrażają dodatkowe mechanizmy kontrolne.

Faktura przyjęta, ale niewidoczna

Eksperci zwracają uwagę, że problem dotyczy zarówno faktur odrzucanych przez system, jak i takich, które formalnie zostały przyjęte.

– Przedsiębiorcy wskazują, że część faktur jest odrzucana przez KSeF mimo prawidłowego wysłania, a na tym etapie Ministerstwo Finansów nie przedstawia jednoznacznych przyczyn takich odrzuceń – mówi Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL.

Zdarzają się także sytuacje, w których faktura otrzymuje numer KSeF i status „przyjęta”, jednak odbiorca nie widzi jej ani w systemie księgowym, ani w panelu KSeF. Dla przedsiębiorców to poważny problem, ponieważ utrudnia potwierdzenie, czy dokument rzeczywiście trafił do kontrahenta.

– Faktury nie trafiają więc do KSeF w prawidłowy sposób, a jeśli zostaną zapisane w systemie, to zdarza się, że pojawiają się w nieodpowiednim module. W efekcie kontrahent nie otrzymuje niezbędnych dokumentów i nie może odliczyć VAT. Wobec tych problemów część przedsiębiorstw, zwłaszcza przy dużej skali fakturowania, musi częściej monitorować statusy dokumentów i porównywać dane pomiędzy systemami firmowymi a KSeF – komentuje Joanna Łuksza.

Ministerstwo Finansów: faktury nie znikają z systemu

Ministerstwo Finansów zapewnia, że faktury, które otrzymały numer KSeF, pozostają zapisane w systemie i nie są z niego usuwane. Jednocześnie resort wskazuje, że problemy mogą wynikać m.in. z integracji systemów firmowych z KSeF oraz błędów w strukturze plików XML.

W praktyce jako rozwiązanie tymczasowe często rekomenduje się ponowną wysyłkę faktury, co w wielu przypadkach pozwala na jej prawidłowe pojawienie się po stronie odbiorcy.

Przy większej liczbie odrzuceń Ministerstwo Finansów zaleca również korzystanie z narzędzi umożliwiających kontrolę poprawności plików XML generowanych przez systemy fakturujące.

Firmy powinny wzmocnić kontrolę obiegu faktur

Eksperci wskazują, że do czasu pełnej stabilizacji systemu przedsiębiorcy powinni szczególnie uważnie monitorować obieg dokumentów.

– W obecnej sytuacji przedsiębiorcy powinni wzmocnić kontrolę obiegu e-faktur: na bieżąco monitorować statusy w KSeF, archiwizować UPO oraz szybko reagować na odrzucenia, ponawiając wysyłkę dokumentu. Dobrym krokiem jest też uzgodnienie z kontrahentami prostej procedury potwierdzania, czy faktura jest widoczna po ich stronie. Do czasu pełnego ustabilizowania działania systemu kluczowe jest dokumentowanie każdego kroku i szybkie wyjaśnianie rozbieżności, aby nie blokować rozliczeń i prawa do odliczenia VAT – podkreśla ekspertka IFIRMA.PL.