Faktury w euro pod lupą KSeF. Ekspertka wskazuje, jak je poprawnie wystawiać

KSeF umożliwia wystawianie faktur w walucie obcej zarówno przy transakcjach krajowych, jak i zagranicznych. Warunkiem jest jednak pełna zgodność dokumentu z wymogami struktury systemowej – w szczególności w zakresie waluty, kursów oraz danych podatkowych.

– Po pierwsze, dokument musi być poprawnie uzupełniony w polach dotyczących waluty dokumentu oraz, jeśli jest to konieczne, w polach wykorzystywanych do obliczeń podatkowych, w szczególności podstawy opodatkowania i kwoty podatku w złotych. Po drugie, kluczowe znaczenie zyskuje data wystawienia dokumentu, ponieważ jest ona powiązana zarówno z momentem przesłania faktury do systemu KSeF, jak i z momentem powstania obowiązku podatkowego – wyjaśnia Katarzyna Krzemińska z ifirma.pl.

Dla firm oznacza to konieczność większej kontroli procesów fakturowania i eliminowania „ręcznych” skrótów, które wcześniej nie rodziły konsekwencji.

Waluta i kurs. Dane, które nie mogą się nie zgadzać

– Same faktury co do zasady się nie zmieniają – nadal można rozliczać transakcję w innej walucie, a podatek VAT musi być wykazany w złotówkach. Nowość polega na tym, że to, co było wcześniej „opisowe” lub opcjonalne, teraz staje się obowiązkowym elementem danych w strukturze e-faktury – podkreśla Katarzyna Krzemińska.

W strukturze KSeF obowiązkowe jest pole KodWaluty, które musi zawierać trzyliterowy kod zgodny z normą ISO 4217 (np. EUR, USD, PLN). Równie istotny jest kurs waluty. Pole KursWaluty (lub KursWalutyZ w przypadku faktur zaliczkowych), które wcześniej miało charakter informacyjny, obecnie jest elementem wymaganym systemowo.

Data P_1 – kluczowa dla trybu wystawienia faktury

Jednym z najczęstszych źródeł nieporozumień w KSeF jest data wystawienia faktury, wskazywana w polu P_1. W systemie faktur ustrukturyzowanych decydujące znaczenie ma bowiem moment przesłania dokumentu do KSeF.

W trybie online faktura uznawana jest za wystawioną w dniu jej wysyłki do systemu – pod warunkiem zgodności tej daty z wartością wpisaną w polu P_1. Jeżeli jednak P_1 wskazuje datę wcześniejszą, dokument traktowany jest jako wystawiony w trybie offline.

– To rozróżnienie jest ważne z perspektywy praktycznej i wpływa na uporządkowanie procesu. Firma musi zadbać o to, czy wystawia dokument od razu w KSeF, czy wystawia go wcześniej i dopiero potem wysyła. W trybie offline ważne jest, aby faktura była przesłana do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego – zaznacza Katarzyna Krzemińska.

VAT i kursy walut – zasady bez zmian, ale z większą dyscypliną

Zasady przeliczania podatku VAT przy fakturach walutowych w KSeF pozostają takie same jak przed wdrożeniem systemu. W praktyce oznacza to stosowanie średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego lub dzień wystawienia faktury – w zależności od okoliczności.

Alternatywnie przedsiębiorca może zastosować kurs Europejskiego Banku Centralnego. W takim przypadku waluty inne niż euro wymagają dodatkowego przeliczenia względem euro. Możliwe jest również stosowanie jednego, wspólnego kursu dla VAT i PIT, pod warunkiem konsekwentnego stosowania tej metody przez co najmniej 12 kolejnych miesięcy.

Warto pamiętać, że pola KursUmowny i WalutaUmowna w KSeF pełnią wyłącznie funkcję informacyjną i nie wpływają na rozliczenie podatku VAT.