Co zrobić, gdy KSeF przestanie działać? Ekspertka tłumaczy

Procedury postępowania zależą od tego, czy mamy do czynienia z planowaną niedostępnością KSeF, czy z nagłą awarią ogłoszoną przez Ministerstwo Finansów.

– Przedsiębiorca musi rozróżniać dwa stany: niedostępność systemu, wynikającą z prac serwisowych zapowiadanych w BIP, oraz awarię KSeF, komunikowaną oficjalnie przez resort finansów. Od tego zależą terminy dosłania faktur do systemu – podkreśla Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych fillup k24.

W przypadku niedostępności faktury wystawione offline należy przekazać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po przywróceniu działania systemu. Gdy natomiast ministerstwo ogłosi awarię, termin wydłuża się do 7 dni roboczych od jej zakończenia.

– Zarówno w przypadku awarii, jak i niedostępności, faktura wystawiona w trybie offline musi być opatrzona dwoma kodami QR: OFFLINE oraz CERTYFIKAT, potwierdzającym tożsamość wystawcy – wyjaśnia Zuzanna Kwiatkowska.

Tryb offline24. Fakturowanie bez internetu po stronie firmy

Przepisy umożliwiają także korzystanie z trybu offline24, który nie jest związany z problemami po stronie KSeF, lecz z brakiem łączności u podatnika.

– Jest to rozwiązanie dobrowolne, przewidziane ustawowo, które zapewnia ciągłość fakturowania, a jednocześnie spełnia wymogi formalne KSeF” – wskazuje ekspertka fillup k24.

Tryb ten pozwala wystawiać faktury bez dostępu do sieci, a następnie przesłać je do systemu po odzyskaniu połączenia.

Certyfikat KSeF typu 2. Fundament bezpieczeństwa

Warunkiem korzystania z trybów offline jest posiadanie certyfikatu KSeF typu 2, który służy do uwierzytelniania wystawcy dokumentów.

– Przygotowanie do KSeF to nie tylko wdrożenie oprogramowania, ale także zabezpieczenie procedur awaryjnych. Kluczowe jest wygenerowanie certyfikatu typu 2 już na początku, ponieważ umożliwia on natychmiastowe korzystanie z trybów offline i minimalizuje ryzyko przerw w dokumentowaniu sprzedaży – podsumowuje Zuzanna Kwiatkowska.

Dla firm oznacza to jedno: brak internetu czy awaria systemu nie muszą już oznaczać wstrzymania obrotu. Warunkiem jest jednak wcześniejsze przygotowanie i wdrożenie rozwiązań zgodnych z nowymi zasadami KSeF.