KSeF od 1 kwietnia – kluczowe zmiany dla jednoosobowych działalności i MŚP
Kogo obejmie KSeF od 1 kwietnia?
Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął firmy, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż powyżej 200 mln zł. 1 kwietnia 2026 r. system stanie się obowiązkowy dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców, w tym MŚP. Wyjątkiem są firmy, które miesięcznie wystawiają faktury o wartości poniżej 10 tys. zł brutto. Wszyscy przedsiębiorcy będą jednak odbierać faktury wyłącznie przez KSeF.
W praktyce oznacza to istotną zmianę w obiegu dokumentów. Faktura będzie uznana za wystawioną dopiero w momencie przesłania jej do systemu i nadania numeru KSeF. Odbiór faktur również będzie odbywał się wyłącznie przez system, co oznacza odejście od dotychczasowych form, takich jak e-mail czy pliki PDF, jako podstawowego kanału wymiany dokumentów w relacjach B2B.
Liczba faktur nie jest ważna
Zarówno duża firma, wystawiająca setki faktur dziennie, jak i jednoosobowa działalność gospodarcza, wystawiająca jeden, czy kilka dokumentów miesięcznie – podlegają KSeF w takim samym stopniu, choć być może w różnych datach (co do wystawiania).
"System działa w ten sam sposób i obejmuje każdego przedsiębiorcę, który wystawia faktury na rzecz innych firm. Co więcej, w przepisach nie istnieje żaden zapis, który uzależniałby obowiązek od liczby dokumentów. Wynika to wprost z charakteru KSeF jako systemu teleinformatycznego mającego pełnić rolę centralnego rejestru faktur w Polsce" - wyjaśnia Tomasz Mamys, ekspert ds. cyfryzacji w firmie Symfonia.
Z punktu widzenia ustawodawcy nie ma znaczenia, czy przedsiębiorca wystawia jedną fakturę miesięcznie, czy kilkaset dziennie. Istotna jest wartość sprzedaży.
"Wyłączenie to obejmuje firmy, które w danym miesiącu nie przekraczają 10 000 zł łącznej sprzedaży brutto udokumentowanej fakturami niezależnie od tego, czy wystawiają 1 czy 15 faktur" - wyjaśnia ekspert.
Nowości w KSeF od 1 kwietnia
1 kwietnia w KSeF pojawi się kilka nowości - podatnicy będą mogli zgłaszać faktury scamowe (czyli otrzymane od oszustów). Będzie również możliwość wystawiania faktur VAT RR i korekty tych faktur (dokumenty wystawiane przez rolników ryczałtowych). Ponadto zmieni się interfejs Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, aby był bardziej przyjazny i czytelny dla użytkowników.
Myślisz, że księgowa ogarnia KSeF za Ciebie? Możesz się zdziwić
Ponad 80 proc. małych firm zetknęło się już z KSeF, ale tylko część korzysta z niego na co dzień, a oceny wdrożenia są krytyczne. Jednocześnie przedsiębiorcy często błędnie zakładają, że odpowiedzialność za system spoczywa na księgowych. Tymczasem przepisy nie pozostawiają wątpliwości – to firma ponosi konsekwencje.
KSeF może wywrócić rynek księgowości. Eksperci mówią o fali konsolidacji
Obowiązkowy KSeF może znacząco zmienić strukturę rynku usług księgowych w Polsce. Rosnąca presja regulacyjna oraz potrzeba automatyzacji procesów finansowych sprawiają, że coraz większe znaczenie zyskują skala działania, integracja systemów i nowoczesne technologie. Zdaniem ekspertów, sektor księgowości wchodzi właśnie w etap strategicznych decyzji, które mogą przyspieszyć konsolidację rynku biur rachunkowych.
