Myślisz, że księgowa ogarnia KSeF za Ciebie? Możesz się zdziwić

Krajowy System e-Faktur (KSeF) coraz mocniej wchodzi w codzienne funkcjonowanie firm. Z badania IFIRMA wynika, że ponad 80 proc. właścicieli małych i mikroprzedsiębiorstw miało już styczność z systemem, jednak jedynie ok. 18 proc. korzysta z niego regularnie do wystawiania faktur.

Pierwsze doświadczenia przedsiębiorców są dalekie od optymistycznych. Aż 45 proc. ankietowanych ocenia wdrożenie negatywnie, w tym 36 proc. – bardzo źle. Wśród głównych problemów pojawiają się kwestie techniczne, dodatkowe obowiązki oraz niejasne wytyczne.

Do tego dochodzą obawy o bezpieczeństwo danych, błędy w nowych procedurach oraz stabilność działania systemu. Co istotne, niepokój utrzymuje się mimo zapowiedzi, że sankcje za błędy w KSeF zaczną obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 r.

– Wraz z pierwszymi doświadczeniami z KSeF ciężar obaw przesunął się z etapu przygotowań i hipotetycznych scenariuszy na poziom praktycznego działania systemu. W najnowszym badaniu właściciele firm najczęściej wskazywali kwestie związane z bieżącym funkcjonowaniem systemu. Co istotne, obawy utrzymują się mimo zapewnień administracji skarbowej, że za 2026 r. nie będą nakładane kary za błędne stosowanie KSeF, a sankcje za naruszenie obowiązków w systemie mają zacząć obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 r. Może to sugerować, że sam okres ochronny nie wystarcza dziś przedsiębiorcom do odzyskania poczucia bezpieczeństwa – co drugi ankietowany przyznaje, że nadal odczuwa niepewność związaną z funkcjonowaniem systemu – komentuje Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL.

Kto odpowiada za KSeF? Przedsiębiorcy często się mylą

Wraz z rosnącym znaczeniem systemu pojawia się kluczowe pytanie: kto odpowiada za jego prawidłowe działanie? Wielu przedsiębiorców zakłada, że skoro korzystają z biura rachunkowego, to odpowiedzialność spoczywa po jego stronie. To błąd.

Jak podkreślają eksperci, to przedsiębiorca – jako podatnik – ponosi odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie KSeF i ewentualne konsekwencje błędów.

– Samo zawarcie umowy o obsługę księgową nie oznacza, że biuro przejmuje również obsługę KSeF. W praktyce konieczne jest jasne określenie, czy biuro wyłącznie księguje dokumenty, czy też ma przejąć szersze uprawnienia – m.in. odpowiedzialność za odbiór faktur, monitorowanie statusów oraz realizację większości obowiązków w systemie. Księgowy lub biuro rachunkowe mogą wspierać firmę w korzystaniu z systemu e-faktur, jednak nie przejmują odpowiedzialności ani za organizację całego procesu po stronie firmy, ani za korzystanie z KSeF zgodnie z przyjętymi obowiązkami – wyjaśnia Joanna Łuksza.

Podział obowiązków: gdzie kończy się księgowość

W praktyce wdrożenie KSeF wymaga wyraźnego podziału ról. Nawet jeśli firma korzysta z zewnętrznej księgowości, wiele kluczowych obowiązków pozostaje po jej stronie.

Przedsiębiorca odpowiada m.in. za:

• organizację procesu fakturowania,
• nadanie uprawnień i dostępów,
• wybór narzędzi,
• kontrolę poprawności faktur i ich wysyłki,
• reagowanie na błędy i awarie.

Istotna jest także sama umowa z biurem rachunkowym. Powinna jasno określać zakres obowiązków, sposób obsługi KSeF oraz procedury działania w sytuacjach problemowych.

– Warto pamiętać, że jeśli obsługą księgową zajmuje się więcej niż jedna osoba, samo powierzenie obsługi KSeF nie oznacza automatycznego nadania uprawnień całemu zespołowi. Dlatego umowa powinna wskazywać nie tylko zakres powierzonych czynności, lecz także konkretne osoby uprawnione do działania w systemie w imieniu przedsiębiorcy. Taki zapis porządkuje współpracę i zmniejsza ryzyko nieporozumień dotyczących przebiegu obsługi KSeF – dodaje ekspertka IFIRMA.PL.

Sankcje i ryzyko: odpowiedzialność jest podwójna

Błędy w KSeF mogą mieć poważne konsekwencje. Z jednej strony przedsiębiorca odpowiada wobec organów skarbowych, z drugiej – biuro rachunkowe może ponosić odpowiedzialność cywilną wobec klienta, jeśli zawiniło w zakresie powierzonych obowiązków.

Przepisy przewidują sankcje m.in. za:

• brak wystawienia faktury w KSeF,
• niezgodność z obowiązującą strukturą,
• opóźnienia w przesyłaniu dokumentów.

Ich stosowanie ma rozpocząć się od 2027 r., co nie zmienia faktu, że firmy już dziś muszą przygotować się na pełną odpowiedzialność.

Firmy między kosztami a korzyściami

Choć wdrożenie systemu oznacza dla wielu przedsiębiorców wzrost kosztów (wskazuje na to 47 proc. badanych), część firm dostrzega też realne korzyści.

– Jedną z najbardziej oczywistych korzyści jest większa widoczność faktur w jednym systemie oraz ograniczenie konieczności przesyłania dokumentów między firmą, kontrahentami i biurem rachunkowym. W praktyce oznacza to mniej wiadomości e-mail, mniej załączników i łatwiejszy dostęp do dokumentów wtedy, gdy są potrzebne – podsumowuje Joanna Łuksza.

KSeF to nie tylko technologia, ale zmiana odpowiedzialności

Obraz KSeF w 2026 r. jest niejednoznaczny: z jednej strony rosnąca adaptacja i deklarowana gotowość części firm, z drugiej – chaos, obawy i niejasny podział odpowiedzialności.

Największym wyzwaniem nie jest dziś sama technologia, ale zmiana myślenia przedsiębiorców. KSeF nie da się „oddać” księgowości. To system, za który ostatecznie odpowiada firma.