KSeF już wystartował. Są już pierwsze wnioski z pracy użytkowników

KSeF ruszył

Od 1 lutego przedsiębiorcy będą posługiwać się nowym typem dokumentu - fakturą ustrukturyzowaną, czyli fakturą KSeF. Jednolity format faktury wprowadzony przez Ministerstwo Finansów ma umożliwić powszechną, w pełni elektroniczną wymianę dokumentów. Dzięki standaryzacji przestaje mieć znaczenie, z jakiego programu do sprzedaży korzysta wystawca i w jakim systemie księgowym pracuje odbiorca. Każda faktura trafia do obiegu za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, który działa jak bezpieczny kanał pośredniczący w przekazywaniu dokumentów pomiędzy podatnikami VAT.

 Najważniejszym efektem wdrożenia systemu jest znaczące przyspieszenie obiegu dokumentów oraz możliwość ich niemal całkowicie zautomatyzowanej obsługi. Przez najbliższe miesiące przedsiębiorcy będą oswajać się z nowym „językiem” komunikacji. Początkowo korzystanie z niego może ograniczać się do podstawowych funkcji, jednak z czasem firmy nauczą się wykorzystywać pełen potencjał danych zawartych w e-fakturach i używać ich jako realnego narzędzia biznesowego.

Wdrożenie i praca w nowym systemie 

Na etapie wdrożenia kluczowe okazują się nie tylko kwestie formalne, lecz przede wszystkim dobre przygotowanie technologiczne i organizacyjne firmy.

"Przy implementacji warto więc przeprowadzić szczegółowy mapping pól faktury i testy integracyjne z systemem ERP, aby uniknąć błędów konwersji danych. Niezbędne są scenariusze awaryjne i monitoring komunikacji z KSeF oraz szkolenia dla zespołów księgowych, które zapewnią szybkie wykrywanie i korektę nieprawidłowości" - mówi Bogdan Zatorski. Podaje też, jakie problemu pojawiają się na początku wdrożenia.  

"Obserwujemy też nastroje i wyciągamy pierwsze wnioski z pracy użytkowników: największe wyzwania pojawiają się po stronie uwierzytelniania, zwłaszcza w zakresie zarządzania tokenami i certyfikatami oraz ich odnowień. Dlatego: przypominamy o dostępnych możliwościach uwierzytelnienia w KSeF — obsłudze tokenów/certyfikatów oraz integracjach API z wykorzystaniem profilu zaufanego lub innych mechanizmów autoryzacji — i zalecamy wcześniejsze przetestowanie konfiguracji". 

Z KSeF-em nie warto czekać

KSeF jest wdrażany stopniowo. Od 1 lutego obowiązek fakturowania w ten sposób objął większe podmioty, jednak od 1 kwietnia będzie obowiązkowy dla małych i średnich przedsiębiorstw. Ministerstwo Finansów zachęca przedsiębiorców do testowania nowego systemu i przypomina, że do końca 2026 roku nie są przewidziane żadne sankcje za naruszenie obowiązków związanych z KSeF.