Karol Nawrocki podpisał ustawę o KSeF. Obowiązkowe faktury elektroniczne od lutego 2026 roku

KSeF to centralna platforma Ministerstwa Finansów, przez którą przechodzić będą wszystkie faktury w jednolitym formacie XML. Dokument będzie wystawiany w systemie, automatycznie rejestrowany i dostępny dla odbiorcy. Administracja skarbowa otrzyma go od razu, co ma skrócić czas rozliczeń, wyeliminować część błędów i uszczelnić system podatkowy.

Trzeba jednak pamiętać, że KSeF nie weryfikuje poprawności merytorycznej faktury — sprawdza jedynie, czy plik jest technicznie zgodny z wymaganym formatem. Oznacza to, że przyjmie również fakturę z błędnymi kwotami lub danymi kontrahenta. Kontrola poprawności nadal będzie leżeć po stronie przedsiębiorcy.

Możemy porównać KSeF do wprowadzenia dziennika elektronicznego w szkołach. Wcześniej każdy nauczyciel miał swój papierowy dziennik, a rodzice musieli osobiście pytać o oceny i obecności. Dziś wszystkie informacje trafiają do jednego systemu i są dostępne w czasie rzeczywistym. W KSeF będzie podobnie — faktura pojawi się w centralnym rejestrze, w ujednoliconym formacie, dostępnym dla obu stron transakcji.

Czas na przygotowania kurczy się

Na papierze mamy jeszcze kilka miesięcy. W praktyce ten okres skróci się o święta Bożego Narodzenia, ferie zimowe, Wielkanoc i sezon urlopowy. W dużych firmach każdy taki okres oznacza ograniczoną dostępność kluczowych osób, a to opóźnia harmonogram. Czasu jest mniej niż się wydaje — po odjęciu świąt, ferii i urlopów realne prace wdrożeniowe trzeba zacząć już teraz.

Mikro i małe firmy często korzystają z gotowych programów księgowych. W ich przypadku przejście na KSeF sprowadzi się do aktualizacji oprogramowania przez dostawcę.

Duże przedsiębiorstwa czekają zdecydowanie większe wyzwania. Firmy z rozbudowanymi procedurami, wieloma systemami ERP i różnymi punktami wystawiania faktur będą musiały przeprowadzić kompleksową integrację. W praktyce oznacza to, że często opłaca się zaangażować zewnętrznego wdrożeniowca, który ma doświadczenie w takich projektach i może przeprowadzić firmę przez proces bez blokowania bieżącej pracy.

Specjalne ulgi dla mikroprzedsiębiorców

Mikroprzedsiębiorcy otrzymali dodatkowy czas na przygotowania. Firmy o miesięcznej sprzedaży nieprzekraczającej 10 tysięcy złotych będą mogły odroczyć wdrożenie KSeF do 1 stycznia 2027 roku. To oznacza, że najmniejsze przedsiębiorstwa zyskują dodatkowy okres przejściowy.

Pierwszy rok obowiązywania KSeF będzie okresem bez kar za błędy czy opóźnienia. To dobra wiadomość, ale też potencjalna pułapka. Brak sankcji w pierwszym roku to pozorne bezpieczeństwo — firmy, które poczekają, mogą obudzić się z paraliżem fakturowania. Brak przygotowania może oznaczać brak możliwości wystawiania faktur, a to wprost przekłada się na opóźnienia w płatnościach i zaburzenia płynności finansowej.

Komentarz eksperta:

— Na papierze mamy jeszcze kilka miesięcy. W praktyce ten okres skróci się o święta Bożego Narodzenia, ferie zimowe, Wielkanoc i sezon urlopowy. Czasu jest mniej niż się wydaje — po odjęciu świąt, ferii i urlopów realne prace wdrożeniowe trzeba zacząć już teraz — mówi Tomasz Kuciel, prezes zarządu EDITEL Polska.

— Z mojego doświadczenia wynika, że w organizacjach wystawiających tysiące faktur miesięcznie wdrożenie KSeF — od analizy procesów, przez integrację systemów, po testy i szkolenia — może trwać wiele miesięcy. W praktyce oznacza to, że często opłaca się zaangażować zewnętrznego wdrożeniowca, który ma doświadczenie w takich projektach — wyjaśnia ekspert.

— Pierwszy rok obowiązywania KSeF będzie okresem bez kar za błędy czy opóźnienia. To pozorne bezpieczeństwo — firmy, które poczekają, mogą obudzić się z paraliżem fakturowania. Brak przygotowania może oznaczać brak możliwości wystawiania faktur, a to wprost przekłada się na opóźnienia w płatnościach i zaburzenia płynności finansowej — ostrzega prezes EDITEL Polska.

— KSeF może być tylko obowiązkiem do odhaczenia albo punktem startowym do cyfryzacji, która realnie przyspieszy biznes. W wersji ambitnej skrócimy obieg dokumentów z dni do godzin, zmniejszymy liczbę błędów i zyskamy pełną kontrolę nad danymi w czasie rzeczywistym — podsumowuje Kuciel.