Fikcyjne faktury – jak dzięki sztucznej inteligencji przedsiębiorcy mogą skutecznie chronić firmę?

Co grozi za posługiwanie się pustą fakturą?

Fikcyjna faktura to dokument, który nie odzwierciedla rzeczywistej transakcji gospodarczej. Może dotyczyć nieistniejącej usługi, nieprawdziwego kontrahenta lub być elementem oszustwa polegającego na podszywaniu się pod znaną firmę i zmianie numeru rachunku bankowego.

Posługiwanie się tzw. pustą fakturą może mieć dla nabywcy bardzo poważne skutki – zarówno finansowe, jak i prawne. Przede wszystkim przedsiębiorca, który wykorzystuje fikcyjny dokument w rozliczeniach VAT, traci prawo do odliczenia podatku. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT nie można bowiem odliczać podatku z faktur, które nie potwierdzają rzeczywistych transakcji. Jeżeli urząd skarbowy wykryje takie działanie, firma będzie musiała nie tylko oddać niesłusznie odliczony VAT, lecz także liczyć się z dodatkowymi obciążeniami, takimi jak odsetki za zwłokę czy kary finansowe. W praktyce może to również oznaczać wszczęcie kontroli podatkowej, a w poważniejszych sytuacjach – postępowania karno-skarbowego, które grozi grzywną, a nawet karą pozbawienia wolności.

Oprócz konsekwencji prawnych pojawia się także ryzyko wizerunkowe. Ujawnienie korzystania z fikcyjnych faktur może podważyć wiarygodność przedsiębiorstwa, utrudnić współpracę z kontrahentami i osłabić pozycję firmy na rynku. Dlatego coraz większe znaczenie ma nie tyle wykrywanie błędów po czasie, ile zapobieganie im już na etapie przyjmowania dokumentów.

Prewencja zamiast reakcji

Jeszcze do niedawna wiele firm opierało się na modelu reaktywnym – nieprawidłowości wychodziły na jaw dopiero podczas audytu lub kontroli skarbowej. Dziś takie podejście okazuje się niewystarczające. Kluczowa staje się weryfikacja dokumentów przed ich zaksięgowaniem i przed wykonaniem płatności.

Na tę zmianę podejścia zwraca uwagę Dominik Laskowski, CEO i współzałożyciel autoMEE, jednej z pierwszych platform AI do automatycznego księgowania dokumentów. Jak podkreśla ekspert, przedsiębiorca może realnie chronić się przed fikcyjnymi fakturami przede wszystkim poprzez wprowadzenie procedur prewencyjnych i automatyzację kontroli dokumentów. Jego zdaniem kluczowe jest wypracowanie modelu, w którym na pierwszym planie znajduje się weryfikacja dokumentów wejściowych jeszcze przed zaksięgowaniem i wykonaniem przelewu, a nie reagowanie „po fakcie”.

Automatyzacja i AI jako narzędzie ochrony

Coraz większą skuteczność w wykrywaniu nieprawidłowości wykazują systemy oparte na sztucznej inteligencji. W praktyce ich działanie sprowadza się do automatycznego porównywania danych z faktur z wcześniej zweryfikowanymi informacjami o kontrahentach.

“Z uwagi na wysoką skuteczność coraz częściej stosowanym rozwiązaniem jest wykorzystanie AI do sprawdzania danych na fakturach. W praktyce oznacza to m.in. automatyczne porównywanie numerów rachunków bankowych na fakturach od stałych, znanych kontrahentów z wcześniej zweryfikowaną bazą danych. Jeżeli numer konta się zgadza, proces może przebiegać automatycznie. Jeśli jednak pojawia się nowy kontrahent albo zmiana numeru rachunku, system wymusza ręczną akceptację i dodatkową weryfikację przed zapłatą. Takie podejście znacząco ogranicza ryzyko księgowania fikcyjnych dokumentów oraz wyłudzeń polegających na podszywaniu się pod istniejące firmy. Uzupełnieniem tego procesu są kontrole statusu kontrahenta, spójności danych oraz analiza powtarzalnych schematów transakcji. W połączeniu z KSeF-em, który zwiększa transparentność i dostępność danych dla administracji skarbowej, automatyczna walidacja faktur staje się jednym z najskuteczniejszych narzędzi ochrony przedsiębiorców przed konsekwencjami fikcyjnych faktur” - wskazuje Dominik Laskowski.

Takie rozwiązanie znacząco ogranicza ryzyko wyłudzeń polegających na podszywaniu się pod istniejące firmy. Uzupełnieniem są kontrole statusu kontrahenta, spójności danych rejestrowych oraz analiza powtarzalnych schematów transakcji, które pozwalają szybciej wychwycić anomalie.