Automatyzacja pracy biurowej – technologie, przykłady i korzyści

Ważnym czynnikiem sukcesu każdej firmy jest szybkość działania. Im szybciej firma realizuje zamówienia czy obsługuje reklamacje, im szybciej back-office obsługuje front-office, tym wyższa efektywność i tym bardziej zadowoleni klienci. Dlatego coraz więcej firm automatyzuje powtarzalne i pracochłonne czynności biurowe – wybrane procesy kadrowe, księgowe, z obszaru obsługi klienta, zamówień czy ofertowania – co pozwala im zdjąć ciężar wykonywania żmudnych zadań z barków ich pracowników.

Liderzy, którzy już wdrożyli automatyzację pracy w biurze, uważają, że było to dla ich firm game-changerem. Według badania przeprowadzonego przez firmę McKinsey z 2022 r. 2/3 respondentów, którzy wdrożyli automatyzację pracy biurowej stwierdziło, że ich firmy poprawiły kontrolę jakości, zwiększyły zadowolenie klientów i pracowników. Najczęściej wymienianą przez nich korzyścią była jednak redukcja wydatków.

Zrobotyzowana automatyzacja procesów - RPA

Wyposażone w nią programy zastępują pracę człowieka i automatyzują powtarzalne, oparte na regułach manualne zadania. Mogą, na przykład, logować się do aplikacji, wprowadzać określone dane czy dokonywać obliczeń. Narzędziem, które umożliwia takie działania w enova365 jest Harmonogram zadań.

Przykład zastosowania zrobotyzowanej automatyzacji procesów w pracy biurowej: Robotom RPA można powierzyć rejestrację zamówień, automatyczne generowanie faktur czy ich księgowanie według określonego klucza. RPA można wykorzystać także do pobierania kursów walut, importu wyciągów bankowych, wysyłania przypomnień o przeterminowanej płatności, automatycznej weryfikacji czasu pracy i wielu innych działań.

Elektroniczny obieg dokumentów i informacji

Wdrożenie narzędzi Workflow enova365 pozwala na usprawnienie procesów, które wymagają określonej kolejności działań oraz przekazywania między pracownikami dokumentów czy informacji. Każdy taki proces można odpowiednio zaprojektować tak, żeby system sam powiadamiał odpowiednich pracowników o zadaniach czekających na wykonanie.

Choć w przeciwieństwie do technologii RPA człowiek jest tutaj niezbędny do akceptacji czy weryfikacji dokumentów, albo podejmowania decyzji czy proces ma być kontynuowany, praca przebiega szybciej dzięki:

• standaryzacji procesów – stworzeniu jednolitego schematu realizacji zadań,
• zautomatyzowanemu przekazywaniu dokumentów i spraw – od jednego pracownika do drugiego, zgodnie z ustaloną wcześniej procedurą,
• powiadomieniom systemowym - pracownicy zaangażowani w proces mogą być powiadamiani o tym, że wymagane jest ich działanie.

7 korzyści z automatyzacji operacji biurowych

Dzięki automatyzacji pracy w biurze firmy eliminują cały szereg czasochłonnych czynności, co przekłada się na oszczędność czasu wzrost wydajności operacyjnej, większe zadowolenie pracowników oraz szersze możliwości w zakresie innowacji i wzrostu.

1. Oszczędność czasu i większa efektywność pracy

Automatyzacja pracy biurowej uwalnia potencjał pracowników, dzięki temu, że programy informatyczne enova365 wykonują wiele rutynowych, powtarzalnych zadań za nich lub z niewielkim ich wsparciem, takim jak zatwierdzanie dokumentów czy podejmowanie interwencji w wyjątkowych sytuacjach. W ten sposób liczba manualnych, czasochłonnych prac maleje, pracownicy mają więcej czasu, a zadania realizowane są szybciej. W efekcie rośnie wydajność, a firma redukuje koszty.

2. Eliminacja błędów manualnych

Automatyzacja w pracy biurowej skutecznie eliminuje problemy związane z błędami manualnymi. W tradycyjnych procesach ręczne wprowadzanie danych – na przykład kursów walut, albo wysyłanie powiadomień o opóźnionych zobowiązaniach mogło prowadzić do pomyłek, wynikających z nieuwagi czy zmęczenia. Te problemy już nie pojawiają, gdy zadania te wykonuje system.

Systemy informatyczne, w tym enova365, mogą także sprawdzać dane pod kątem ich zgodności z ustalonymi kryteriami. Uruchamianie alertów w przypadku wykrycia rozbieżności, takich jak brakujące lub nieprawidłowe informacje, pozwala pracownikom wkroczyć wtedy, kiedy ich działanie jest rzeczywiście niezbędne.

3. Ogólne skrócenie czasu realizacji zadań i eliminacja opóźnień

Automatyzacja procesów biurowych nie tylko uwalnia czas pracowników, ale może ogólnie skrócić czas wykonywanych zadań czy całych

procesów. Dzięki temu, że to system przekazuje dokumenty czy informacje kolejnym uczestnikom procesu, według ustalonych zasad, i powiadamia ich o konieczności działania, cały proces trwa krócej.

4. Lepsza kontrola nad procesami i ich spójnością

Wsparcie procesów narzędziami Workflow enova365 umożliwia pełną kontrolę nad przebiegiem działań w firmie oraz zapewnia ich spójność.

5. Poprawa komunikacji wewnętrznej

Dzięki temu, że moduły systemu ERP, stworzone w celu usprawniania przepływu pracy, angażują do działania członków zespołu, niezbędnych do realizacji danego procesu, torują drogę do lepszej komunikacji i płynniejszej współpracy. Jak? Na przykład, zapewniając płynny przepływ informacji między działami firmy. Dzięki systemowi ERP, wyposażonemu w moduł Workflow, wszystkie zespoły mają dostęp do aktualnych danych i dokumentów, dzięki czemu mogą działać w spójny sposób. To szczególnie ważne w procesach wieloetapowych, np. realizacji zamówień czy obsłudze reklamacji, przy których skoordynowane działania i dostęp do informacji są szczególnie ważne.

6. Automatyczne monitorowanie i raportowanie postępu prac

Moduł Workflow enova365 pozwala na bieżące śledzenie postępów realizacji zadań oraz automatyczne generowanie raportów. W systemie śledzony jest status każdego zadania w czasie rzeczywistym oraz rejestrowane są zmiany na każdym etapie procesu. Z systemu można wygenerować także raporty na podstawie zdefiniowanych wcześniej kryteriów, takich jak czas realizacji zadań, stopień ukończenia projektów czy liczba przetworzonych dokumentów. Raporty takie mogą być generowane cyklicznie lub na żądanie.

W przypadku nieprzewidzianych zdarzeń, takich jak przekroczenie terminu realizacji czy brak aktywności w procesie, system wysyła powiadomienia do odpowiednich osób, umożliwiając szybką reakcję.

7. Lepsze doświadczenia klientów

Automatyzacja powtarzalnych zadań usprawnia i przyspiesza pracę, dzięki czemu można łatwiej sprostać oczekiwaniom klientów. Szybsza wysyłka zamówionych towarów, sprawniejsza obsługa reklamacji czy zwrotów, błyskawiczna obsługa zgłoszeń serwisowych z – to wszystko oznacza płynną i przyjemną obsługę klienta, która zachęca klientów do wielokrotnego powrotu do firmy.

Enova365 do biura

Automatyzacja pozwala firmom pracować bardziej efektywnie i innowacyjnie. Dzięki automatyzacji mogą usprawnić niemal wszystkie procesy biurowe, w tym pracę księgowych, kadrowych czy zarządzanie procesami. Eliminacja rutynowych prac, przekłada się na oszczędność czasu.

Żeby automatyzacja biura przyniosła jednak oczekiwane rezultaty, wybierz odpowiedni system ERP, który wykorzystuje zrobotyzowaną automatyzację procesów, oferuje moduł Workflow, system DMS, system CRM oraz programy dla księgowych i kadrowych. Przetestuj 14-dniowe darmowe demo enova365. Możesz też umówić się na prezentację oprogramowania, aby poznać pełne spektrum możliwości enova365.