Pokonać bariery w biznesie

Każdy biznes mógłby rozwijać się szybciej, gdyby nie… i tu możesz wstawić takie słowa, jak podatki, prawo, konkurencja, sytuacja rynkowa itd. Czasem jednak głównym problemem jest sama firma, a dokładniej procesy i narzędzia, które namnażają się przez kolejne lata jej funkcjonowania. Nie da się w nieskończoność skalować biznesu wykorzystującego rozwiązania, które wdrożono na początku jego istnienia. Tylko jaką decyzję można wówczas podjąć? Przed takim wyzwaniem stanęła firma Lentimax.

– Potrzebowaliśmy systemu, który mógłby sprawnie współpracować z dotychczas stosowanym w naszej firmie oprogramowaniem – do zarządzania sprzedażą i do księgowości – komentuje Paweł Tryzno, prezes firmy.

Krok w przyszłość

Lentimax jest obecny na rynku od 1990 r. Do dziś pozostaje firmą rodzinną, ale przez ten czas biznes przeszedł ogromną drogę: z usług DTP aż po nowoczesne druki soczewkowe. Firma specjalizuje się w wydrukach lentikularnych (stąd jej obecna nazwa), czyli pozwalających na uzyskanie obrazów zmieniających swój wygląd w zależności od kąta patrzenia lub pod wpływem ruchu. Jej rozwój napotkał jednak pewną barierę. Posiadany przez firmę system informatyczny był już niewystarczający, zwłaszcza że w firmie wdrożono kilka różnych programów, takich jak Symfonia (do księgowości), Infakt (do dokumentacji) czy ClickUp (do zarządzania zadaniami). Obecnie zostały już zastąpione przez enova365. Jak do tego doszło? W 2022 r. firma Lentimax zgłosiła się do XLE, autoryzowanego partnera Soneta, z zapytaniem o opcje wdrożenia nowego systemu informatycznego, który uwzględniłby procesy sprzedażowe w połączeniu z oprogramowaniem zewnętrznym.

Czas decyzji

Przeprowadzono gruntowną analizę procesów w firmie oraz stosowanego oprogramowania. Po jej wykonaniu podjęto kilka, ważnych decyzji. Przede wszystkim postawiono najważniejsze zadanie: maksymalna automatyzacja procesów biznesowych powiązana z integracją programu ClickUp.

Jak wspominają przedstawiciele Lentimax, podjęto decyzję o wdrożeniu systemu enova365, a dokładniej modułu Handel i Magazyn w wersji złotej wraz z konkretnymi dodatkami dopasowanymi do potrzeb firmy. Z modułu korzysta pięciu operatorów w wersji multi (przeglądarkowej).

– Dzięki elastyczności enova365 i współpracy z zespołem XLE możliwe było wdrożenie dodatkowego rozwiązania do integracji z naszymi systemami – dodaje Paweł Tryzno.

Dwa w jednym

Przed innym wyzwaniem stanęła firma Kamai zajmują się m.in. sprzedażą hurtową. W rzeczywistości cała grupa bazuje na dwóch spółkach: jedna zajmuje się zakupami i relacjami z producentami, a druga sprzedażą B2B i B2C w Polsce oraz innych krajach UE. Problemem była wymiana informacji między firmami. Z tego względu zdecydowano się na wdrożenie systemu ERP enova365, czym zajęła się firma XDEFT.

– Po analizie rynku ERP oraz licznych pozytywnych opiniach postawiliśmy na system enova365 od polskiego producenta, firmy Soneta. Następnie jako partnera do wdrożenia wybraliśmy firmę XDEFT z Bielska-Białej, która ma bogate doświadczenie w integracjach B2C, B2B oraz wdrożeniach licencji wielofirmowej – mówi Izabela Kierska, członek zarządu Kamai.

– Wybierając system, byliśmy przekonani, że do powodzenia wdrożenia kluczowa jest doświadczona firma, która je przeprowadzi. Po analizie wybór padł na XDEFT, który okazał się strzałem w dziesiątkę – dodaje Izabela Kierska.

Firma Kamai wiedziała, czego potrzebuje, bo wcześniej miała już dwa inne systemy ERP. – Nie udało się w nich w takim stopniu zautomatyzować procesów między spółkami. Wiele pracy było trzeba robić ręcznie, pojawiały się również liczne błędy. W enova365 wszystko działa poprawnie. W obsłudze wielofirmowej system także działa stabilnie, brak błędów, a dane odświeżają się w czasie rzeczywistym – komentuje prezes spółki Andrzej Kierski.

Głównym problemem firmy był brak integracji między różnymi systemami wdrażanymi przez lata w spółkach, ale także między firmami. Oprócz tego stwierdzono, że nie ma wystarczających informacji o zamówieniach dla pracowników magazynu (firma miała przez to problemy z wydajnym pakowaniem), a także trudności w prowadzeniu analiz z powodu braku kompletnych i spójnych danych sprzedażowych.

Korzyści

Od wdrożenia w firmie Lentimax upłynął już ponad rok. Jak wspominają jej przedstawiciele można było znacząco podnieść sprawność realizowanych procesów biznesowych. Przykładowo, dzięki automatyzacji możliwe jest sprawniejsze przekazywanie dokumentów sprzedażowych i magazynowych, co nie tylko przyspiesza obieg dokumentów, ale także minimalizuje ryzyko popełnienia błędów przy ich wystawianiu. Zautomatyzowano także generowanie dokumentacji i przyspieszono proces związany z ich rozliczaniem (dzięki integracji z zewnętrznym systemem finansowo-księgowym). Firma już teraz pracuje nad wdrożeniem kolejnych dodatków związanych z nowymi wyzwaniami stojącymi przy okazji jej rozwoju.

Wdrożenie systemu enova365 w Lentimax przyniosło liczne korzyści, które znacznie przyczyniły się do poprawy efektywności i konkurencyjności firmy. Dzięki integracji różnych aspektów działalności oraz lepszemu zarządzaniu danymi oraz procesami, firma zyskała większą przejrzystość operacyjną, poprawiła wydajność, zmniejszyła koszty i zwiększyła elastyczność w dostosowywaniu się do zmieniających się warunków rynkowych.

Podobne wnioski mają przedstawiciele Kamai. – Ciężko nam sobie teraz wyobrazić pracę bez enova365. Dzięki systemowi możemy skupić się na handlu i więcej uwagi poświęcić klientom, a nie przysłowiowej pracy „papierkowej”, jak było dotychczas – komentuje Weronika Gruszka, specjalista ds. obsługi klienta.

Wraz z pojawieniem się enova365 w Kamai obsługa zamówień wymaga mniejszego nakładu sił i środków ze strony pracowników. Do tej pory wiązał się on z zaangażowaniem minimum trzech osób. Każda z nich pracowała nad realizacją zamówień minimum przez pięć godzin dziennie. Po wsparciu firmy przez enova365 obsługa zamówienia wymaga zaangażowania tylko jednego pracownika, który zajmuje się nią przez maksymalnie dwie godziny dziennie.

Co więcej, firma przestała borykać się z rozbieżnościami w stanach magazynowych, przyspieszono czas realizacji zamówień (co spotkało się z pochwałami ze strony kontrahentów i jednocześnie wzrosła sprzedaż) oraz… większy poziom efektywności firmy. 

– Dzięki wdrożeniu enova365 udało nam się zoptymalizować lub nawet całkowicie zautomatyzować wszystkie kluczowe prace – zauważa Izabela Kierska.

To dobra lekcja także dla innych biznesów? Tak, ale trzeba pamiętać o wyzwaniach. Proces wdrożenia oznacza konieczność dostosowania się do nowych procedur i zmian kulturowych w organizacji, zapewnienie odpowiedniego szkolenia dla personelu oraz przede wszystkim zaangażowania i cierpliwości. System trzeba monitorować, aby nadążał za dynamicznymi potrzebami biznesowymi. Mimo tych wyzwań, korzyści płynące z efektywnego systemu ERP są niezaprzeczalne, przynoszą firmom konkurencyjną przewagę i umożliwiają osiągnięcie strategicznych celów biznesowych w coraz bardziej wymagającym środowisku.