Nie ograniczaj swoich możliwości!

W każdej firmie prędzej czy później pojawia się przeszkoda w procesie rozwoju. To może być np. niewystarczająco chłonny rynek, agresywna konkurencja albo wewnętrzne ograniczenia, które hamują szybki postęp. Z tym drugim problemem zetknęła się firma HR Progress.

Jak restrukturyzować procesy

Firma specjalizuje się w rekrutacjach oraz outsourcingu płac i kadr dla biznesu. Działa w ramach dużej grupy Ever, funkcjonującej od ponad 20 lat i składającej się z kilkunastu różnych spółek, w których pracuje ponad 5 tys. osób. Pojawił się jednak problem. Bo przez te lata, i wraz z rozwojem oferty oraz usług, w grupie namnożyło się różnych systemów informatycznych. Nie tylko w zróżnicowanych obszarach biznesowych, ale także i w wielu regionach Polski!

Z czasem ta różnorodność systemów zaczęła utrudniać prace w firmie. Konieczne było znalezienie rozwiązania. Jak to zrobić? Pomogli wdrożeniowcy systemu enova365 z firmy Alt One. Zaczęło się, jak zawsze, od identyfikacji podstawowych problemów i potrzeb. Przede wszystkim HR Progress musiało zintegrować różne systemy informatyczne w całym zakresie funkcjonowania przedsiębiorstwa. Oprócz tego firma chciała zautomatyzować procesy wewnętrzne oraz obsługę klienta, w tym obieg dokumentów. Biznes miał także konkretne potrzeby – możliwość generowania plików JPK oraz zintegrowanie z systemem QlikView.

Czas na zmiany

W efekcie wdrożono system enova365, który oprócz odpowiedzi na powyższe potrzeby pozwolił na skonfigurowanie procesów sprzedażowych między różnymi spółkami z grupy, a także stworzono zaawansowane systemy powiadomień mailowych i wsparcie dla wymiany dokumentów między różnymi bazami danych.

Efekty? – Wdrożenie systemu enova365 osiągnęło zakładane cele – komentuje firma.

W praktyce? Podwyższono wydajność pracy osób z różnych działów, przyspieszono proces generowania sprawozdań finansowych, ewidencjonowania i księgowania dokumentów czy też przeprowadzenia inwentaryzacji, scentralizowano dostęp do dokumentów i danych firmy. Pozytywnych skutków jest więcej, np. zminimalizowano liczbę problemów związanych z fakturowaniem czy złą synchronizacją baz danych, informacje o klientach mogą swobodnie przepływać między działami, a do tego kluczowi pracownicy mają automatyczny dostęp do systemu monitorującego obieg dokumentu.

Jak mówi Dawid Wojnarowski, prezes firmy Alt One: „Podczas wdrożenia dzielimy się z klientem naszym wieloletnim doświadczeniem. Sam proces został także znacząco ulepszony. Rozwijamy swoją metodykę wdrożeń, dysponujemy szeregiem sprawdzonych procedur i narzędzi. Dzięki temu prowadzimy klienta w sposób zarządzalny przez cały proces wdrożenia. Jest dobrze poinformowany na każdym etapie, wie, w jaki sposób osiągnie swoje cele, a nasza metodyka obejmuje również testy potwierdzające wysoką jakość wdrożenia i spełnienie założeń projektu”.

Rozwiązanie skrojone do potrzeb

Z innym problemem zetknęła się firma wdrożeniowa WeDoIT, która została zaangażowana do przeprowadzenia „kuchennej rewolucji” w Galapagos, czyli polskim dystrybutorze na rynku rozrywki domowej, zajmującym się filmami DVD oraz Blu-ray i Blu-ray 3D Warner Bros., New Line Cinema oraz HBO. To znany biznes – wyłączny dystrybutor filmów opatrzonych marką Disney, Disney/Pixar i Marvel oraz produkcji wytwórni LucasFilm, a także oferty DVD LEGO, Hasbro Studios, wybranych seriali Telewizji Polskiej i niezależnych polskich producentów.

Ograniczenia związane z wewnętrznymi systemami firmy mocno blokowały jej rozwój. Problemem była specyfika funkcjonowania Galapagos. Przykładowo przez firmę przechodziło około 5 tys. dokumentów miesięcznie. Nie jest to duża liczba jak na biznes w tej skali, ale problematyczny był fakt, że na tych dokumentach znajdowało się nawet po kilka tysięcy pozycji! Wydajność ich obsługi była niska, rzutowało to także na inne procesy, jak chociażby wystawianie faktur zbiorczych na wiele dokumentów.

WeDoIt pracowało również nad integracją z systemem Microsoft Dynamics AX m.in. po stronie kompletacji zamówień. Z racji specyfiki działania Microsoft Dynamics wycena kompletacji odbywała się po stronie enovy. Łącznie opracowano

12 różnych scenariuszy wyceny dokumentu kompletacji PW

Wyzwaniem były także nowe wymagania stawiane przez Galapagos. Firma chciała m.in. edytować dokumenty poza obiegiem czy różne ścieżki obiegu dla różnego wariantu akceptacji faktury kosztowej. Skomplikowane było dostosowanie systemu do specyfiki polegającej na funkcjonowaniu aplikacji na styku wielu obszarów (logistyka, księgowość, workflow), co wymuszało konsultowanie jednego problemu z wieloma działami wsparcia. Na koniec zaś już istniejące funkcjonalności po prostu były niedostatecznie opisane, a sam proces wdrożenia nie mógł ich zlikwidować.

Czy to się mogło udać? Tak! W ostatecznym rozrachunku powstało centralne repozytorium dokumentów elektronicznych, dzięki któremu możliwe było ograniczenie wąskich gardeł obiegu dokumentów, czy też skrócono czas na opisywanie dokumentów. Pozytywnie proces wdrożenia ocenia sama firma WeDoIT. Jego skomplikowanie pozwoliło m.in. rozszerzyć zakres usług, z czego skorzystali inni klienci.

Julita Obradović, dyrektor Działu Handlowego i Wdrożeniowego WeDoIT, zauważa, że biorąc pod uwagę doświadczenia z Galapagos i innymi klientami, w każdej chwili warto się zastanowić, czy zmiana systemu ERP nie pomoże w rozwoju firmy. – Obecne rozwiązanie może nie w pełni zaspokajać wszystkich potrzeb przedsiębiorstwa. Wraz z rozwojem biznesu mogą się pojawić nowe wymagania, których istniejący system nie jest w stanie zadowalająco obsłużyć. Taka sytuacja miała miejsce również w przypadku jednego z naszych klientów. Pomimo posiadania systemu ERP od renomowanego producenta rozwój firmy sprawił, że program przestał spełniać oczekiwania. W rezultacie podjęliśmy razem z klientem decyzję o migracji na enova365 – komentuje.