Walka o każdy detal

Systemy ERP, czyli zintegrowane systemy informatyczne wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem, pozwalają na automatyzację procesów biznesowych, ułatwiając tym samym ich przebieg. Dzięki nim możliwe jest lepsze zarządzanie zasobami i procesami w firmie, co przekłada się na wyższą efektywność i niższe koszty.

Posiadanie dobrego systemu ERP może stanowić dodatkową wartość dla przedsiębiorstwa, ponieważ pozwala ono na lepsze dostosowanie się do potrzeb klientów i szybsze reagowanie na zmieniające się warunki rynkowe. Może też zwiększyć zaufanie klientów, ponieważ lepsza organizacja pracy pozwala na bardziej precyzyjne i terminowe wykonanie zleceń. W efekcie firma może dzięki dobremu oprogramowaniu wyróżnić się na rynku, uzyskać większą efektywność biznesową i w efekcie pokonać konkurencję. Jeśli tylko będzie wiedziała, jak sprawnie przeprowadzić ten proces.

Kiedy wejść w ERP?

Jeśli nie masz jeszcze takiego systemu w firmie, pierwsze i kluczowe pytanie brzmi – kiedy powinieneś zainteresować się takim rozwiązaniem? Krzysztof Jędrych, wiceprezes zarządu Domu Wdrożeniowego Milestone, który jest Autoryzowanym Partnerem enova365 radzi, by zwrócić uwagę na to, z czym borykają się pracownicy w codziennej pracy.

Systemy IT powinny odciążać użytkowników podczas codziennej pracy. Powinny wspierać ludzi i przedsiębiorstwa. Umożliwiać podejmowanie najlepszych w danym momencie decyzji biznesowych. Jeżeli aktualnie używany system nie spełnia powyższych kryteriów, to znak, że czas pomyśleć o zmianie

– komentuje.

Co to oznacza? System ERP (z ang. Enterprise Resources Planning) to po prostu program do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem. Umożliwia on zarządzanie wszystkimi kluczowymi zasobami firmy, w tym sprzedażą, finansami, księgowością, zaopatrzeniem, logistyką czy produkcją. Wszystko to na jednej bazie danych. Przykładowo, jeśli handlowiec zdobywa zamówienie, przy sprawnie wdrożonym ERP jest w stanie przekazać informację do działu produkcji, który zaplanuje i wykona to zamówienie – jednocześnie inne działy, w tym chociażby księgowość, będą miały podgląd co do statusu jego realizacji. 

Niestety, wdrożenie ERP wiąże się z jednym, podstawowym wyzwaniem – wymaga dostosowania do każdej firmy. Systemy ERP są modułowe, dzięki czemu nie jest to trudne, ale dużo ważniejsze jest zrozumienie, czego tak naprawdę potrzebują nasza firma. Nie sztuką jest wydać miliony na najbardziej bogaty pakiet – z którego i tak w większości nie skorzystamy. – Brak analizy potrzeb i oczekiwanych rezultatów. Jeżeli cele i oczekiwania nie będą sprecyzowane, to wdrożenie najprawdopodobniej nie będzie przebiegać sprawnie – dodaje Jędrych.

Przykładowo, jeden z najbardziej popularnych systemów ERP w Polsce, enova365, obok zarządzania takimi obszarami, jak kadry, finanse oraz całym segmentem sprzedażowym i produkcyjnym, oferuje dodatki, które rozwijają pewne funkcjonalności. Jeśli pracownicy w danej firmy często korzystają z pracy zdalnej, można wdrożyć moduł służący do jej obsługi. Jest także cały segment zarządzania zasobami ludzkimi, ale nastawiony na samoobsługę pracowniczą. Przykładowo, generowanie wniosków pracowniczych czy też system monitoringu czasu pracy. Który z nich wybierzesz? 

Znajdź partnera

Wdrożenie nowego systemu ERP to sprawa wymagająca sporego zaangażowania. Kluczem do sprawnego przeprowadzenia tego procesu jest znalezienie dobrego partnera. – Z wdrożeniem jest jak z gotowaniem. Nawet najlepsze składniki bez dobrego kucharza nie utworzą pysznego dania. Przenosząc to na rzeczywistość projektów IT, najlepsze narzędzia mogą okazać się nieskuteczne, gdy są nieodpowiednio wdrożone. To partner właśnie odpowiada za wdrożenie, które powinno zacząć się wnikliwą analizą potrzeb, projektem rozwiązania, dostosowaniem go, oraz wsparciem podczas rozruchu aplikacji – komentuje Krzysztof Jędrych. 

 Jak podaje ekspert, wiele firm przecenia swoje siły i w efekcie ponosi porażki. – Aby skutecznie wdrożyć system, musi zostać wykonana praca po obydwu stronach – zarówno klienta jak i partnera wdrożeniowego. Brak zaangażowania i dostępności którejś ze stron spowoduje znaczne opóźnienia i problemy w komunikacji – dodaje. Jednym z najpopularniejszych problemów jest kiepska jakość danych dostarczonych do migracji ze starego rozwiązania IT do nowej aplikacji. Niekompletne, lub błędne dane mocno utrudnią pracę nowym użytkownikom.

 Jak uniknąć problemów

Po pierwsze firma musi dobrze podejść do fazy analitycznej, czyli przygotowania do wdrożenia nowego systemu ERP. Oznacza to dokładne przebadanie potrzeb i zaprojektowanie rozwiązania. Przykładowo, jakich modułów dokładnie potrzebujemy, jakie ma być ich zastosowanie i w jaki sposób będą z nich korzystać pracownicy. Oczywiście, wsparciem służy partner wdrożeniowy, ale także i tu należy się przygotować. Jak będziemy się z nim komunikować? Kto będzie odpowiedzialny za ten kontakt ze strony firmy? Jak zaangażować zespoły wdrożeniowe do jego realizacji? To pytania, na które nie tylko trzeba znaleźć odpowiedź, ale także musi ona być jak najlepsza. Bez tego możemy doprowadzić do porażki wdrożenia, a to nie tylko koszt finansowy, ale także czasu pracy – i opóźnienie rozwoju firmy. 

- Odpowiednia komunikacja na linii klient - autoryzowany partner jest niezbędna, aby skutecznie przejść proces wdrożeniowy. Odpowiednie zrozumienie oczekiwań przełoży się na efekty dostarczanego rozwiązania. Transparentność i klarowność informacji ułatwi sprawne podejmowanie decyzji. Gdy złożymy to w jedną całość, spotkania projektowe między Klientem a Partnerem staną się przyjemnością – komentuje wiceprezes zarządu Domu Wdrożeniowego Milestone.