Praca hybrydowa na nowo. Nowe prawo i nowe obowiązki dla firm

O autorce

Anita Pierzgalska. Certyfikowany konsultant ds. kadr i płac w firmie Agemit Sp z o.o. będącym autoryzowanym partnerem enova365. Laureatka I nagrody w konkursie Kadrowy Roku Dziennika Gazeta Prawna.Certyfikowany specjalista ds. kadr i płac INFOR i Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.

Przez dekady w polskim prawie nie istniało pojęcie „pracy zdalnej” ani „pracy hybrydowej”. Istniały jedynie o egzotycznej „telepracy”, ale z rzeczywistością nie miały zbyt wiele wspólnego. W końcu jednak to się zmieniło i wraz z nowelizacją Kodeksu Pracy do porządku prawnego weszły nowe pojęcia. Wraz z tym… nowe obowiązki dla pracodawców.

Praca zdalna na wniosek

7 kwietnia wchodzą w życie nowe przepisy o pracy zdalnej i okazjonalnej pracy zdalnej. Rodzi to wiele wyzwań, przede wszystkim praca „nie tylko z biura” zyska zinstytucjonalizowaną formułę opartą na dokumentach, a nie na słownych ustaleniach między pracownikiem a pracodawcą. Szczegółowe informacje znajdziecie w Kodeksie Pracy, ale każdy przedsiębiorca powinien zdawać sobie sprawę z dwóch ważnych punktów:

• pracownik może złożyć wniosek o świadczenie pracy zdalnej lub okazjonalnej pracy zdalnej
• przedsiębiorca nie może odmówić, jeśli tą osobą jest np. pracownica w ciąży, pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownik sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. 

Odmowa uwzględnienia takiego wniosku jest możliwa, ale tylko gdy praca zdalna nie będzie możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.

Co musi zrobić pracodawca

Powyższy fakt jest problematyczny dla firm, które nie chcą zgodzić się na pracę zdalną. Teraz będą do tego przymuszone. Jest jeszcze drugi problem. Przejście pracowników na pracę zdalną może wygenerować oszczędności, np. związane z wynajmowaniem pomieszczeń biurowych. Problem w tym, że zgodnie z Kodeksem Pracy pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy. Koszt tego zobowiązania może być znaczący, dlaczego?

Oto, co wchodzi w skład tego zobowiązania:

• urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
• instalacja, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych;
• pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej
• inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu ze związkami zawodowymi, regulaminie pracy zdalnej, poleceniu, wykonywania pracy zdalnej albo porozumieniu z pracownikiem który wykonuje pracę zdalną.
• niezbędne do wykonywania pracy szkolenia i pomoc techniczną.

Istotne jest również to, że w przypadku gdy strony uzgodnią, że pracownik wykonujący pracę zdalną może korzystać z własnych materiałów i narzędzi pracy, pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi ekwiwalent albo ryczałt.

Pracodawca nie musi tego robić w przypadku skorzystania przez pracownika z okazjonalnej pracy zdalnej. 

Jak zająć się wnioskami

Powyższe zmiany determinują konieczność zapewnienia sprawnej obsługi wniosków pracowniczych związanych z pracą zdalną. Dodatkowo zespół kadrowo-płacowy musi przyjąć nowe obowiązki. Są jednak na to sposoby. Oto możliwości, jakie oferuje obsługa pracy zdalnej w enova365.

• wniosek o pracę zdalną dla kobiet w ciąży, opiekuna osoby niepełnosprawnej, rodzica dziecka do 4 r.ż.
• wniosek o pracę zdalną okazjonalną
• wniosek o zgłoszenie miejsca wykonywania pracy zdalnej (lokalizacji, wycofanie lokalizacji)
• oświadczenie pracownika o warunkach pracy zdalnej
• e-wniosek zgłoszenie miejsca wykonywania pracy zdalnej
• e-wniosek zwrot kosztów pracy zdalnej – ekwiwalent

Obsługa tych dokumentów jest zautomatyzowana, co ogranicza konieczne nakłady czasu, które musiałby poświęcić na to dział kadrowy. Dzięki funkcjonalności pulpitów pracowniczych – czyli dedykowanego oprogramowania – podwładni mogą z dowolnego miejsca samodzielnie składać stosowne wnioski elektroniczne rozpoczynając proces akceptacyjny w formie. Oszczędza to czas służbom kadrowym jak i samym pracownikom, a możliwość aktywowania wniosków nawet przy użyciu powszechnych dziś smartfonów sprawia, że obsługa procesów jest szybka i prosta.

enova365 pomoże!

enova365 to lider branży ERP w Polsce. System obejmuje 9 obszarów funkcjonalnych, w ramach których oferuje ponad 50 rozwiązań usprawniających codzienną pracę przedsiębiorstw oraz instytucji publicznych. Użytkownikami systemu są m.in. firmy: Stena Line, Ministerstwo Edukacji Narodowej, ZAiKS, Stowarzyszenie Księgowych w Polsce czy Stowarzyszenie Wiosna.

Łącznie korzysta z niego ponad 18 000 podmiotów, spośród których aż 88% poleca enova365. Wpływ na to mają przede wszystkim bieżące aktualizacje systemu, możliwość jego personalizowania oraz opieka Autoryzowanego Partnera na każdym etapie wdrożenia. Oprogramowanie dostępne jest w wersji okienkowej, przeglądarkowej, jak i na urządzenia mobilne z dedykowaną aplikacją dla systemów Android oraz iOS. 

System charakteryzuje się wysoką elastycznością, dzięki czemu można go dowolnie konfigurować, personalizować oraz integrować z używanymi przez firmę aplikacjami biznesowymi i programami. Na każdym etapie dostosowania oprogramowania do potrzeb Klienta, pomocą służą Autoryzowani Partnerzy Soneta. Ich rozbudowana sieć opiekuje się Klientami, począwszy od wyboru modułów, przez wdrożenie, szkolenie i zintegrowanie systemu z aktualnie używanymi programami - aż do pomocy w dalszym rozwoju biznesowym. 

enova365 jest również aktualizowana do zmieniających się przepisów prawa, tak aby przed ich wprowadzeniem w życie, system był już na nie przygotowany. Klienci na bieżąco otrzymują od producenta nowe, zaktualizowane wersje systemu. Aktualizacje dostępne są w ramach aktualnych gwarancji.