Jak pisać maila tak, by otrzymać odpowiedź?

E-mail to jedna z najczęściej używanych form komunikacji, zarówno w miejscu pracy, jak i poza nim. Jest bardzo wydajna i skuteczna. Ale jest taka tylko wtedy, gdy rzeczywiście wiemy jak pisać maila. Niezależnie od tego, w jakim charakterze pracujemy i do kogo wysyłamy wiadomość, są pewne zasady, jakich powinniśmy się trzymać. 

Dobrze skomponowana wiadomość e-mail dostarcza odbiorcy jasny, zwięzły i praktyczny przekaz. Nauczenie się pisania e-maili spełniających te kryteria wymaga trochę praktyki. 

Jak pisać maila - o czym trzeba wiedzieć

Jeśli chcesz wiedzieć, jak pisać maila, powinieneś wziąć pod uwagę kilka zaleceń. Przede wszystkim należy określić cel samej wiadomości. Co dana wiadomość ma osiągnąć? Co chcemy przekazać? Następnie należy wziąć pod uwagę odbiorcę lub odbiorców. Kto przeczyta naszą wiadomość? Jaka jest nasza relacja z tą osobą? Na podstawie tych dwóch kryteriów dobieramy treść wiadomości, dbając o to, aby była zwięzła i łatwa do zapoznania się. 

Trzy podstawowe kryteria to cel, odbiorca i zwięzłość. 

Cel

Zanim zaczniemy pisać wiadomość, zadajmy sobie pytanie, co odbiorca powinien zrobić po jej przeczytaniu. Następnie powinniśmy umieścić w mailu wszystkie elementy, które pozwolą mu na realizację danego celu. Jeśli chcemy, aby np. odbiorca zapoznał się z analizą, jaką podeślemy w załączniku, to wiadomość powinna informować go o tym, czego dotyczy analiza i dlaczego odbiorca powinien ją przejrzeć. Do tego powinniśmy napisać, jakiego rodzaju opinii potrzebujemy i do kiedy powinniśmy ją otrzymać. Tego typu elementy sprawią, że dane zadanie ma szansę zostać wykonane. 

Odbiorca 

Ton wiadomości powinien pasować do odbiorcy. Jeśli wysyłasz maila do dyrektora handlowego, którego nigdy nie spotkałeś, nie powinieneś sobie pozwalać na np. nieformalne informacje i żarty. Jeśli zaś wysyłasz wiadomość do dobrego kolegi, z którym współpracujesz na co dzień i macie świetną relację, to możesz zastosować bardziej luźne, przyjazne podejście. 

Zwięzłość

E-mail to nie artykuł. Twój odbiorca może nie mieć czasu na zapoznanie się z długą wiadomością, a wiele osób po otrzymaniu długiego maila zwyczajnie go zignoruje. Umieść w mailu kluczowe informacje i nic więcej. Najlepiej też, gdy dany mail realizuje jedno zadanie/jeden cel. Nie poruszaj kilku tematów naraz w jednej wiadomości, bo to sprawia, że odbiorca będzie miał kłopot z podjęciem odpowiednich działań - i niemal na pewno część z nich pominie. 

Staraj się też używać krótkich, prostych zdań, usuwając przy tym zbędne informacje i słowa-wypełniacze. Wiadomość powinna mieć maksymalnie 50 słów. 

Jak pisać maila - rzeczy dodatkowe

Powyższe kryteria są kluczowe, ale są jeszcze trzy rzeczy dodatkowe, które warto uwzględniać. Dlaczego? Dzięki nim twoja komunikacja e-mail stanie się bardziej profesjonalna. 

Właściwa etykieta

Wiadomość powinna zawierać powitanie i zakończenie, aby brzmiała przyjaźnie i uprzejmie. Ponadto zwracajmy uwagę na to, gdzie znajduje się odbiorca. Jeśli to np. nasz współpracownik, który jest akurat na urlopie lub po godzinach pracy, nie powinniśmy wysyłać maila o nagłym wypadku, oczekując odpowiedzi w krótkim czasie. W mailu możemy obecnie nie stosować już powitania "Szanowny Panie...", niemniej "Dzień dobry" i "Witam" są zdecydowanie wskazane. Nie należy też przechodzić "na ty", nawet jeśli odbiorca jest od nas młodszy lub w podobnym wieku. 

Unikanie błędów

Jak pisać maila? Krótko mówiąc: bez błędów! Bezbłędny e-mail świadczy o tym, że przykładamy się do pracy i jesteśmy profesjonalni. Przed wysłaniem wiadomości sprawdzajmy, czy nie ma błędów ortograficznych, gramatycznych lub składniowych. Upewniajmy się też, czy dołączyliśmy załączniki (jeśli chcieliśmy to zrobić), oraz czy wysyłamy maila rzeczywiście do tych osób, na których nam zależy. 

Follow-up

Ludzie otrzymują dziennie od kilku do nawet kilkuset wiadomości e-mail. Jeśli nie otrzymamy odpowiedzi na naszą wiadomość, nie oznacza to od razu, że dana osoba nie jest zainteresowana lub nie chce udzielić odpowiedzi. Zwyczajnie mogła przegapić naszego maila albo zapomniała, by na niego odpisać. Z tego powodu warto wysłać follow-up, czyli przypomnienie z prośbą o odpowiedź na maila. Zwykle follow-up wysyłamy po 2-3 dniach od wysłania wiadomości.