Nigdy nie pisz "pozdrawiam". To nieprofesjonalne! Co wstawiać na końcu maila?

Wydawać by się mogło, że słowo "pozdrawiam" to przyjazny i neutralny sposób zakończenia e-maila. Jednak w korespondencji oficjalnej może zepsuć cały profesjonalny wizerunek, który budowaliśmy w treści wiadomości.

"Pozdrawiam"  na końcu maila

"Pozdrawiam" to zwrot zarezerwowany dla korespondencji prywatnej i półoficjalnej. W sytuacjach biznesowych czy akademickich jest uznawany za błąd w sztuce komunikacji. To tak, jakbyśmy przyszli na ważne spotkanie w japonkach do garnituru – jeden nieodpowiedni element może zburzyć całe staranne przygotowanie.

Jakie formuły końcowe wybrać zamiast "pozdrawiam"?

W korespondencji oficjalnej mamy do wyboru dwie bezpieczne opcje:

• "Z wyrazami szacunku",
• "Z poważaniem".

Obie formuły pokazują nasz profesjonalizm i szacunek dla adresata. Jak podkreślają eksperci, w tym specjaliści z Uniwersytetu Medycznego w Poznaniu, są to jedyne w pełni poprawne zakończenia oficjalnej korespondencji elektronicznej.

Co zrobić, gdy adresat pierwszy napisał "pozdrawiam"?

To częsta pułapka w korespondencji służbowej - adresat kończy maila słowem "pozdrawiam", więc wydaje nam się naturalne odpowiedzieć tym samym. Nic bardziej mylnego! To, że profesor czy przełożony używa mniej formalnego języka, nie oznacza przyzwolenia na podobną swobodę z naszej strony.

Jak zbudować profesjonalne zakończenie e-maila?

Poprawne zakończenie oficjalnej wiadomości powinno zawierać:

• formułę grzecznościową (bez żadnych znaków interpunkcyjnych)
• nasze pełne imię i nazwisko
• stanowisko lub funkcję

Na przykład:

Z wyrazami szacunku

Jan Kowalski

Specjalista ds. marketingu

Tego nie pisz w zakończeniach maili

Oprócz nieszczęsnego "pozdrawiam", często popełniane są też inne błędy:

• dodawanie emotikonów,
• używanie zbyt poufałych zwrotów ("Miłego dnia!", "Do usłyszenia"),
• stawianie kropek i wykrzykników po formule grzecznościowej,
• pomijanie podpisu lub stanowiska.

Sztuka profesjonalnej korespondencji

Profesjonalny e-mail to coś więcej niż tylko poprawne zakończenie. To spójna całość, w której każdy element ma znaczenie. Pisząc do profesora ze swojej uczelni, przełożonego, klienta, składając zapytanie do innej firmy, czy nawet wysyłając reklamację do sklepu internetowego, warto pamiętać o oficjalnej formie korespondencji. Pisz jasno i konkretnie, bez ozdobników i metafor, dziel treść na akapity (nie wysyłaj jednego zwartego bloku tekstu), utrzymuj tę samą czcionkę przez cały mail i konwersację, unikaj błędów ortograficznych i interpunkcyjnych. 

Kiedy można sobie pozwolić na "pozdrawiam"?

"Pozdrawiam" jest jak najbardziej na miejscu w:

• korespondencji prywatnej,
• komunikacji między dobrze znającymi się współpracownikami,
• mniej formalnych sytuacjach zawodowych,
• mediach społecznościowych.

Pamiętajmy jednak, że w razie wątpliwości lepiej wybrać bardziej formalną opcję. Nadmierny formalizm jest zawsze lepszy niż zbytnia poufałość w profesjonalnych relacjach.

Dlaczego to takie ważne?

Sposób, w jaki kończymy oficjalnego e-maila, może wydawać się błahostką, ale to właśnie detale budują nasz profesjonalny wizerunek. W świecie biznesu i akademickim umiejętność dostosowania się do przyjętych norm komunikacyjnych jest jedną z podstawowych kompetencji zawodowych.

Dlatego następnym razem, gdy będziesz kończyć oficjalnego maila, powstrzymaj się przed napisaniem "pozdrawiam". Wybierz jedną z profesjonalnych formuł, a twoja wiadomość z pewnością zostanie lepiej odebrana przez adresata.