10 zasad prostej polszczyzny

Prostota jest szczytem wyrafinowania” – twierdził Leonardo da Vinci. Nie dla wszystkich jest to jednak oczywiste. Gdy w te wakacje na Uniwersytecie Warszawskim powstał Zespół ds. Prostego Języka, w sieci na uczelnię wylał się hejt. Jak to – studenci i naukowcy potrzebują takiego gremium, bo nie rozumieją skomplikowanych tekstów? Żartom nie było końca, zwłaszcza że wkrótce się okazało, że UW i trzy inne uczelnie (Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie, Uniwersytet Adama Mickiewicza w Poznaniu i Uniwersytet Szczeciński) podpisały też Deklarację Prostego Języka.

W rzeczywistości powołanie wspomnianego zespołu na UW to swoiste ukoronowanie batalii o prosty język, jaką od 15 lat toczą poloniści. Ostatnio z coraz lepszym skutkiem – do prostojęzycznego ruchu dołączają nie tylko najważniejsze polskie ministerstwa i urzędy, ale też firmy. Specjaliści od języka, którzy upraszczają język instytucji i biznesu, teraz postanowili zrobić porządek na własnym podwórku.

Jeśli nie wiadomo, o co chodzi, to chodzi o pieniądze. Gdy po wejściu Polski do Unii Europejskiej zaczęliśmy masowo wypełniać wnioski o dotacje, okazało się, że mało kto rozumie wytyczne pozwalające na pozyskanie pieniędzy. Ówczesne ministerstwo rozwoju zwróciło się o pomoc do językoznawców z Uniwersytetu Wrocławskiego. Eksperci zaczęli się przyglądać sprawie i wzięli się za głowę. Zaczęli opracowywać zasady prostej komunikacji. Po pierwsze – powiedzieli – należy stosować krótkie zdania. Po drugie – krótkie słowa. Dziś te wytyczne nieco ewoluowały, ocenia się na przykład, że rozumiemy również słowa dłuższe, o ile są przez nas często używane. – W działaniach prostojęzycznych nie chcemy upraszczać języka literatury pięknej czy publicystyki – tłumaczyła niedawno prof. Monika Kresa, koordynatorka Zespołu ds. Prostego Języka UW. – Często słyszę zarzut, że prosty język to zubożanie polszczyzny, spłycanie jej. Ale przecież nikt nie ma zamiaru kazać Oldze Tokarczuk pisać prostym językiem. Mówimy wyłącznie o oficjalnej komunikacji między urzędem a obywatelem, firmą a klientem itd. Punktem wyjścia jest nierówność komunikacji. Odbiorca ma przeważnie mniejszą wiedzę niż urząd, instytucja czy firma, które do niego piszą – wyjaśniała.

Książka każdego dnia

Prosta polszczyzna nie wzięła się, oczywiście, znikąd. To rodzima odnoga międzynarodowego ruchu plain language już od kilkudziesięciu lat propagującego używanie prostego języka w urzędach i biznesie. Ojcem upraszczania języka jest Winston Churchill, notabene laureat Nagrody Nobla z… literatury. Brytyjski premier w czasie bitwy o Anglię irytował się długością i stopniem skomplikowania raportów, które trafiały na jego biurko. Od swoich dowódców zażądał krótkich, konkretnych i prostych informacji.

W latach 70. do ruchu prostojęzycznego brawurowo dołączył świat biznesu.

W 1973 r. dotknięty kryzysem ekonomicznym amerykański National City Bank zauważył, że branża finansowa traci pieniądze, bo jej klienci nie rozumieją wysyłanej z banków korespondencji. Dziś standardy prostego języka obowiązują urzędników w Wielkiej Brytanii, Kanadzie, Australii, Szwecji i Niemczech. Prace nad nim trwają w większości państw UE.

Dr hab. Tomasz Piekot, kierownik Pracowni Prostej Polszczyzny, autor dostępnego na YouTubie poradnika „Prosto i kropka”, tłumaczy, że kwestia stosowania zrozumiałego języka staje się we współczesnym świecie coraz ważniejsza. Pierwszym powodem jest nieprawdopodobne przeładowanie informacjami. Z obliczeń wynika, że gdy wracamy do domu po całym dniu pracy, prawdopodobnie przeczytaliśmy danego dnia ok. 100 tys. wyrazów. To jak książka grubości 160-170 stron. – Tyle że to nie jest książka z jednym bohaterem. Bohaterem tej książki jest wszystko, co nas otacza: napisy, ulotki, szyldy, reklamy – wyjaśnia dr Piekot.

Powód drugi to miniaturyzacja i mobilność komunikacji. – Dawniej mogliśmy czytać tylko w sytuacji wielkiego skupienia, siedząc przy biurku, w głębokim fotelu. Najlepiej, żeby nikogo nie było w pokoju. Natomiast dzisiaj możemy czytać w każdej sytuacji, nawet jadąc na ruchomych schodach do metra – wyjaśnia dr hab. Piekot.

Warto więc upraszczać język komunikacji z klientem. W Polsce standardy prostego języka wprowadziły już największe firmy, takie jak ING Bank Śląski, Grupa PZU, Bank Credit Agricole, E.ON Polska czy Grupa PGE. W 2021 r. PZU wydało nawet „Encyklopedię prostej polszczyzny”. Inicjatorka i współautorka tego poradnika Dorota Macieja w rozmowie z „My Company Polska” tłumaczyła, że prosty język się opłaca. – Na dojrzałych rynkach coraz trudniej jest konkurować ceną czy jakością, bo wiele firm dba o najwyższe standardy, w związku z czym pole manewru w tym zakresie robi się ograniczone. W tej sytuacji atutem może być prosty, zrozumiały przekaz, z jakim zwracamy się do klienta, a czasem po prostu sympatyczny język, jakim do niego mówimy. Zresztą zawiła, skomplikowana oferta nie kojarzy się dziś ludziom z profesjonalizmem. Raczej budzi niepokój, że za tym niezrozumiałym językiem kryje się jakiś podstęp lub haczyk – wyjaśniała Macieja, z wykształcenia polonistka.

Jak zasady prostego języka wprowadzić w życie? Przedstawiamy 10 sposobów na prostą komunikację w biznesie.

1. Ustal właściwą kolejność informacji

Pisz zawsze na temat i bądź jak najbliżej spraw odbiorcy. Na początku umieść informację dla niego najważniejsze. Ustal zasadę, według której zorganizujesz cały tekst. Może to być porządek chronologiczny, przyczynowo-skutkowy lub oparty na ważności informacji. Informację warto podzielić na fragmenty – np. jeden wątek – jeden akapit. Akapity można oddzielić od siebie śródtytułami. Kiedy piszesz o kilku zjawiskach, dobrym rozwiązaniem jest ich wypunktowanie (także graficzne).

2. Nawiąż osobistą relację z odbiorcą

Standardy prostego języka stawiają na komunikację człowieka do człowieka. Dlatego pisz relacyjnie, zwracając się do odbiorcy w sposób naturalny. Unikaj form bezosobowych. Jeśli piszesz w swoim imieniu, konstruuj komunikat „ja”. Jeśli wypowiadasz się w imieniu firmy, użyj formy „my”. Zwracaj się bezpośrednio do odbiorcy. Nie bój się takich form jak „Pani” czy „Pan”, powtarzaj je co kilka zdań. We współczesnej polszczyźnie przyjęło się, że w tradycyjnej korespondencji używamy form grzecznościowych, w internetowej i mobilnej możemy sobie pozwolić na przejście na „ty”. Stosuj przyjazny, nieurzędowy ton wypowiedzi. Zamiast „Na podatniku ciąży obowiązek wniesienia opłaty do dn. 1 grudnia” napisz po prostu: „Powinien Pan opłacić składkę do 1 grudnia”.

3. Stosuj kropkę miłości

Jedną z najważniejszych przyczyn, dla których tekst bywa trudny do zrozumienia, są długie, skomplikowane zdania. Wielu uważa, że świadczą one o profesjonalizmie piszącego. W rzeczywistości odbiorcy doceniają zdania krótkie, z jasną składnią i naturalnym szykiem. Zwłaszcza dziś, gdy wokół panuje szum informacyjny, a wiele komunikatów czytamy na urządzeniach mobilnych, często w biegu.

Językoznawcy radzą, by budować zdania składające się maksymalnie z 20 słów. Długie konstrukcje radzą przedzielić „kropką miłości”. Stosuj więc zasadę: jedno zdanie – jedna myśl. Jeśli musisz podać podstawę prawną, nie umieszczaj jej na początku wypowiedzi, ale na końcu pisma. A najlepiej przenieś do przypisu. Kto zechce, znajdzie.

4. Stosuj przyjazną gramatykę

Językoznawcy często mówią o trzech mrocznych pułapkach polskiej gramatyki. Wszystkie one sprawiają, że komunikat staje się niezrozumiały i nieprzyjazny.

Pierwsza pułapka to stosowanie strony biernej zamiast czynnej. Czyli na przykład „Odszkodowanie zostało wypłacone” zamiast „Wypłaciliśmy Pani odszkodowanie”. Pierwsze brzmi gorzej, prawda? Nic dziwnego. Strona czynna jest znacznie lepsza. Sprawia, że wypowiedź jest krótsza, w dodatku ma charakter bardziej relacyjny i osobowy.

W prostej polszczyźnie powinniśmy też unikać używania imiesłowów. Zwłaszcza tych kończących się na „-ąc”. Wyrażenia takie jak: „Odpowiadając na pismo…”, „Uwzględniając…”, „Podając przyczyny…” nie brzmią zbyt przyjaźnie, prawda?

Kolejną rafą, na jaką można się natknąć, są rzeczowniki odczasownikowe. „Niedotrzymanie terminu”, „dostarczenie dokumentów”, „zaprzestanie czynności” – brzmi sucho i niesympatycznie. O ileż lepiej napisać: „Nie dotrzymał Pan terminu” albo „Proszę dostarczyć dokumenty”.

5. Zadbaj o właściwy szyk zdania

Wprawdzie kolejność słów w polskim zdaniu jest w znacznej mierze swobodna, to nie powinna być przypadkowa. Podmiot i orzeczenie najlepiej umieścić blisko siebie. Kolejność wyrazów w zdaniu zwykle odzwierciedla hierarchię treści. Na początku mów o elementach rzeczywistości, które są dla odbiorcy znane, dalej te, które są dla niego nowe. Dzięki temu odbiorca od razu wie, o czym czyta, i nie musi się cofać w lekturze.

6. Unikaj modnych wyrazów

– Miejmy modne krawaty, marynarki, spodnie, sukienki, żakiety, ale wystrzegajmy się jak ognia modnych wyrazów – powiedział kiedyś językoznawca prof. Jan Miodek. Rzeczywiście, są słowa, którymi w firmach lubimy się posługiwać, bo wydają się nam atrakcyjne i niebanalne. Często mają obce pochodzenie, dzięki czemu mają nam dodawać splendoru czy profesjonalizmu. „Dedykowany” zamiast „przeznaczony”? „Obligatoryjny” zamiast „obowiązkowy”? „Optymalny” zamiast „najlepszy”? „Aktualnie” zamiast „obecnie”? Tylko z pozoru brzmi mądrzej. Tak naprawdę tego typu określenia utrudniają zrozumienie tekstu i zubożają język.

7. Nie bądź kancelistą…

Przyzwyczailiśmy się, że w oficjalnym piśmie powinniśmy używać bardzo oficjalnych zwrotów. Jeśli tego nie robimy, wydaje nam się, że jesteśmy nieprofesjonalni. Dlatego chętnie używamy form przestarzałych i tzw. kancelaryzmów. To droga donikąd. Takie określenia, jak „aczkolwiek”, „bowiem”, „co następuje”, „z dniem”, „na dzień dzisiejszy” lub „w chwili obecnej” to przeszkody rzucane pod nogi czytelnikowi. Słownictwo oficjalne i urzędowe niemal zawsze stanowi blokadę komunikacyjną.

8. … ani carskim urzędnikiem

Od końcówki XIX w. carowi Piotrowi I przypisuje się wydanie zarządzenia o treści „Podwładny powinien przed obliczem przełożonego mieć wygląd lichy i durnowaty, tak by swoim pojmowaniem sprawy nie peszyć przełożonego”. I choć historycy w źródłach nie znaleźli dokumentu o takiej treści, fałszywka ta niewątpliwie świadczy o mentalności carskich urzędników. I oddaje ducha epoki, w której urzędnik nie mógł mieć relacji z interesantem, bo reprezentował bezduszny, bezosobowy majestat państwa. Do dziś w polszczyźnie pozostało wiele pozostałości po tym stylu – stąd „zaleca się” zamiast „zalecamy”, „zlecono” zamiast „zleciliśmy” i „usterka została usunięta” zamiast „usunęliśmy usterkę”. Styl urzędowy państwa demokratycznego nie musi się jednak uciekać do takich sztuczek, tym bardziej nie powinien tego robić pracownik firmy komunikujący się z klientem. Język może nas przecież zbliżać i zachęcać do współpracy, a nie oddalać i przestraszać.

Pozostałością po zaborach, pod którymi kształtował się nasz urzędowy język, są też liczne archaizmy, takie jak „iż”, „albowiem”, „posiadać” czy „przybyć”. Dziś odbiorca traktuje je jako coś pretensjonalnego, co z całą pewnością nie usprawnia rozmowy. Ale uwaga: zrzucanie wszystkiego na urzędników państw zaborczych byłoby uproszczeniem. Swoje dziedzictwo skomplikowanego języka zostawił nam też PRL, promujący rusycyzmy typy „odnośnie czegoś” lub „pod rząd”. Jednak język współczesnych korporacji również zaśmieca nam komunikację kalkami i zapożyczeniami z angielskiego. Tym razem – w przekonaniu nadawców komunikatu – mają one podkreślić ich profesjonalizm i międzynarodowe obycie. Tak naprawdę jednak utrudniają wymianę myśli. „Adresowanie problemu” czy „dedykowane produkty” to określenia, bez których polszczyzna mogłaby się obyć bez większej szkody.

9. Unikaj potoczności

Bezpośredni i naturalny sposób komunikacji, do którego namawiają zwolennicy prostego języka, nie zwalniają nas jednak z zachowania podstawowych form grzecznościowych. Tymczasem, zwłaszcza za sprawą komunikatorów i poczty elektronicznej, język potoczny coraz częściej wkrada się do firmowej korespondencji. Niepotrzebnie! Językoznawcy radzą: nie zdrabniajmy imion osób, których dobrze nie znamy („Pani Kasiu”), nie stosujmy zbyt potocznych formuł przywitalnych do osób, z którymi nie łączą nas prywatne relacje („hejka”, „siema”). Unikajmy też emotikonów i innych elementów graficznych, które podkreślają nasze zaangażowanie emocjonalne (np. „baaaaaardzo!!!”).

10. Nie popadaj w banał

Na studiach chodziłem na zajęcia do prof. Jerzego Bralczyka. Gdy student zaczynał wypowiedź: „Chciałem zapytać…”, wybitny językoznawca natychmiast gasił go pytaniem: „Czyli już pan nie chce?”. Jedna z zasad prostego języka brzmi bowiem „nie piszemy o pisaniu i nie mówimy o mówieniu”. Sformułowania typu: „pragnę nadmienić”, „uprzejmie wyjaśniam” czy „w odpowiedzi na przekazane uwagi uprzejmie informuję” to zupełnie niepotrzebne szablony, które nic nam nie dają. Banalizują natomiast wypowiedź i utrudniają komunikację, a u odbiorcy sprawiają wrażenie automatyzmu i braku indywidualnego podejścia. Warto też zrezygnować z pustych treściowo formułek typu „w trosce o najwyższą jakość naszych usług” albo „wychodząc naprzeciw oczekiwaniom naszych klientów”. Nie służą one budowaniu relacji i powodują blokadę komunikacyjną.

Jasnopis

Wprowadzenie wspomnianych zasad w życie może wydawać się trudne. Na szczęście jednak językoznawcy nie pozostawiają nas z tym wyzwaniem bez pomocy. Specjaliści z Uniwersytetu SWPS, dzięki projektowi badawczemu, stworzyli aplikację Jasnospis (dostępną na stronie jasnopis.pl), która ocenia trudność tekstu, a od 2023 r. także automatycznie go upraszcza! Eksperci Jasnopisu uczą w pełni wykorzystywać aplikację, ale też szkolą ze skutecznej komunikacji opartej na prostej polszczyźnie oraz opracowują teksty zrozumiałe dla odbiorców. Warto skorzystać!

Korzystałem z wydanej przez PZU „Encyklopedii prostej polszczyzny” oraz internetowego przewodnika „Prosto i kropka” opracowanego przez dr hab. Tomasza Piekota, kierownika Pracowni Prostej Polszczyzny na Uniwersytecie Wrocławskim.