Szybko i bezpiecznie, także w internecie

W największym uproszczeniu, Q-Doręczenia to nic innego jak narzędzie do wysyłania wiadomości elektronicznych. Czy to po prostu inna nazwa na e-maile? Nic bardziej mylnego. Q-Doręczenia oferowane przez Pocztę Polską to usługa zaufania, która daje gwarancję (nie tylko techniczną, ale też prawną), że wiadomość, którą wysyłamy, dociera do rzeczywistego adresata – ten z kolei ma pewność, że nadawcą jest ta konkretna osoba lub instytucja. To oznacza, że Q-Doręczenia stoją na równi z przesyłkami poleconymi (ten sam skutek prawny), tyle że w świecie internetu, czyli z dostępem zawsze i wszędzie, bez generowania ton papieru i dodatkowej dokumentacji.

Po co nam Q-Doręczenia

Q-Doręczenia (formalna nazwa to Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego, czyli „Q-Doręczenia - Rejestrowana Usługa RDE”) zostały uruchomione 23 stycznia br. przez Pocztę Polską. Wcześniej, bo w październiku 2021 r., Poczta wprowadziła podobne narzędzie, ale do komunikacji z podmiotami publicznymi. Obecnie z Q-Doręczeń mogą korzystać wszyscy, także przedsiębiorcy oraz osoby prywatne.

Q-Doręczenia dają to, czego nie umożliwiają zwykłe skrzynki e-mailowe – pewność. W przypadku tej usługi nie ma opcji, by „wiadomość wpadła do spamu”. Odbiorca nie może udawać, że nie dostał przesyłki. Nadawca w czasie rzeczywistym widzi też, czy wiadomość została odebrana dzięki obowiązkowym dla tych usług tzw. dowodom dokumentującym wystąpienie danych czynności w określonym czasie potwierdzonym kwalifikowanym znacznikiem czasu oraz  zabezpieczonym kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną dostawcy. Co więcej, system gwarantuje bezpieczeństwo – czy np. nie doszło do ingerencji w jej treść oraz gwarancję, że nikt nie manipuluje datą otrzymania/wysłania. To list polecony, ale w internecie – rejestrowane doręczenie elektroniczne, czyli usługa zaufania, jak np. podpis elektroniczny. Dlatego będzie to narzędzie, które niebawem powinno zdominować jakiekolwiek kontakty na linii B2B, a nawet B2C – tam, gdzie to istotne z punktu widzenia np. sporów sądowych czy sytuacji, w których potrzebujemy jasny dowód na wymianę korespondencji.

Jak to działa

Gwarancje opisane powyżej wymagają podjęcia pewnych działań, jeśli chcemy dołączyć do bezpiecznego świata Q-Doręczeń. Podstawowym punktem systemu jest ADE, czyli adres do doręczeń elektronicznych. W odróżnieniu od zwykłych dostawców usług e-mailowych nie wystarczy po prostu założyć konta na wolny adres. Aby uzyskać ADE, trzeba złożyć wniosek o jego nadanie do ministra właściwego ds. informatyzacji. Robi się to online przez strony: gov.pl (dla osób fizycznych) oraz biznes.gov.pl (dla działalności gospodarczych). 

Po utworzeniu ADE należy aktywować swoją skrzynkę w systemie, a następnie aktywować usługę Q-Doręczeń w panelu usług dodatkowych oraz zaakceptować regulamin. Dopiero wówczas otrzymasz automatycznie dostęp do „skrzynki doręczeń kwalifikowanych” i w pełni zaczniesz korzystać z usługi.

Dlaczego procedura wymaga tylu kroków? Powtórzmy, Q-Doręczenia dają absolutną gwarancję tego, że nadawcy i odbiorcy wiadomości są rzeczywiście tymi, za których się podają. Nie ma możliwości podszycia się pod kogokolwiek. 

Mam SDK i co dalej

System jest dość prosty i bardzo przypomina zwykłą skrzynkę e-mailową. Aby przekazać wiadomość, musisz znać ADE adresata. W systemie możesz stworzyć także gotową książkę adresową. System ma także swoje limity –  jedna wiadomość o jednolitej treści może zostać wysłana maksymalnie do 50 adresatów, ale nie zmienia to faktu, że każda wysyłka jest nie tylko gwarantowana, ale ma także oddzielną dokumentację (dowody) nadania, preawizacji i odebrania. Limitowana jest także wielkość wiadomości – to 10 MB.

Nietypowe jest odbieranie wiadomości – bardziej przypomina klasyczne przesyłki polecone (na szczęście nie znajdziesz tu awiza, jeśli nie będzie cię w domu). Adresat otrzyma informację o nowej wiadomości, ale może ją odebrać dopiero po uwierzytelnieniu. Co więcej, może ją albo przyjąć albo odrzucić. Dopiero po przyjęciu może odczytać ją w folderze „odebrane”. Taką wiadomość można swobodnie zapisać np. na komputerze. Informacja o decyzji adresata jest niezwłocznie przesyłana do nadawcy w postaci dowodu.