Stwórz własne biura elastyczne. Jak zbudować taki biznes?

Jeszcze do niedawna polski rynek biurowy opierał się na mniej lub bardziej komfortowych powierzchniach w typowych biurowcach, prywatnych mieszkaniach czy też np. wydzielonych częściach magazynów lub centrów handlowych. Takie biura mieli w posiadaniu deweloperzy lub też fundusze inwestycyjne, które odkupowały od nich całe inwestycje. 

Prywatni inwestorzy nie mieli zbyt wielu okazji do zarobku na tym rynku. Budowa całego biurowca to koszt rzędu kilkunastu milionów złotych (i mowa tu o niewielkich budynkach w miastach średniej wielkości). Większe biurowce zlokalizowane np. w Warszawie kosztują deweloperów setki milionów złotych. Jedyną opcją był udział w zamkniętych funduszach inwestycyjnych, które nad Wisłą mają dość słabą historię. Jest jednak inne rozwiązanie – inwestycja w biznes, jakim są biura elastyczne.

Biurowa franczyza wkracza do Polski

Nowa możliwość na zarabianie w obszarze nieruchomości komercyjnych pojawiła się dzięki firmie IWG – jednego z największych na świecie operatorów biur elastycznych. W Polsce globalna firma uruchomiła samodzielnie już ponad 30 takich miejsc  w kluczowych lokalizacjach.

W 2019 roku IWG podjęło decyzję o przyspieszeniu tempa rozwoju. Obok własnych inwestycji firma otworzyła się na franczyzę na całym świecie, szczególnie w Europie Zachodniej i USA

– tłumaczy Michał Dorszewski, dyrektor rozwoju franczyzy na Polskę w IWG.

Zmiana ta była motywowana nie tylko chęcią na szybszy podbój rynków, ale także do rozwoju w lokalizacjach, w których IWG nie otwierała dotychczas własnych biur. W takich miejscach zdecydowanie lepiej odnajdują się lokalni przedsiębiorcy, którzy znają rynek oraz jego potrzeby oraz wymagania stawiane przez innych właścicieli firm, szukających miejsca do prowadzenia biznesu. – Miasta średnie to niezwykle ciekawy obszar biznesowy. Lokalni przedsiębiorcy mają w nich kontakty i znają lokalne potrzeby. Potrafią więc znacznie sprawniej przyciągnąć do biur elastycznych najemców. Tym bardziej, że dzięki rozwojowi pracy hybrydowej rośnie zapotrzebowanie na takie powierzchnie – dodaje.

Mimo dość krótkiego czasu trwania programu, firma przyciągnęła do siebie na całym świecie ponad 50 partnerów franczyzowych którzy już uruchomili 250 lokalizacji. Na początku tego roku program rozwoju franczyzy objął wreszcie polski rynek.

Własne biuro coworkingowe

Jak zapewnia Michał Dorszewski, stworzenie własnego biura coworkingowego to idealna propozycja dla przedsiębiorców, którzy albo chcą zdywersyfikować swoją podstawową działalność na stale rosnącym rynku albo też posiadają nieruchomość w jednym ze średnich lub większych miast w Polsce i dzięki rozwiązaniu oferowanemu przez IWG mogą zdywersyfikować swój biznes.

– Szukamy osób, które wierzą w nasz pomysł. Nie wymaga on jednak posiadania specjalistycznej wiedzy na temat funkcjonowania biur. Dodatkowo nie jest też wielkim obciążeniem jeśli chodzi o ilość pracy, którą należy wykonać, by prowadzić takie biuro. Wystarcza w zasadzie zatrudnienie dwóch osób plus poświęcenie czasu na zdobycie klientów. W reszcie pomożemy my bazując na naszym ponad 30-letnim doświadczeniu w prowadzeniu biur elastycznych – dodaje Dorszewski.

Każda osoba, która jest zainteresowana taką franczyzą, odbywa serię spotkań z przedstawicielem IWG, podczas których zasady funkcjonowania biura, całej sieci oraz wymagania stawiane partnerom franczyzowym. Tworzony jest także biznesplan w oparciu o sytuację konkretnego przedsiębiorcy. – Jeśli nasze wyliczenia spodobają się takiemu przedsiębiorcy i jednocześnie będziemy widzieli, że ta osoba poradzi sobie z prowadzeniem biznesu, przechodzimy do kolejnego etapu, jakim jest ustalenie szczegółów współpracy – dodaje.

W tym momencie ustalany jest plan ekspansji, bo IWG stawia na tych partnerów franczyzowych, którzy są gotowi na otwarcie kilku biur np. w obszarze całego województwa albo dużych aglomeracji. Powstaje on przy współpracy z ekspertami IWG, w tym przy udziale komitetu inwestycyjnego IWG. Następnie, po podpisaniu umów, ruszają przygotowania do otwarcia pierwszego biura.

Siła w masie

Współpraca z dużym operatorem dla przedsiębiorcy może być wielką szansą. Teoretycznie nic nie stoi na przeszkodzie, by ktoś otworzył własne biuro w tym formacie niezależnie, bez dużego szyldu. – Tyle, że po pierwsze on nie ma doświadczenia w robieniu tego biznesu i nie wie, gdzie zarabia się największe pieniądze a po drugie dzięki temu, że na całym świecie mamy kilka tysięcy biur z których każda osoba, która podpisała umowę, może dowolnie korzystać, niemal na start każdy partner franczyzowy może liczyć na naszą bazę klientów. W dodatku dostanie on pieniądze także za tych pracowników, którzy pracują z jego biura, mimo że np. mają wykupiony pakiet w Londynie czy Nowym Jorku. Wszystko robi nasz system sprzedażowy – zapewnia Michał Dorszewski.

IWG przekazuje także konkretne projekty biur czy też zapewnia cały system infrastrukturalny. Budowa własnego zaplecza na zbliżonym poziomie jest niemal niewykonalna dla pojedynczego przedsiębiorcy.

Franczyza biurowa. Ile kosztuje?

Franczyzobiorca takiego projektu nie ponosi jak w przypadku wielu innych biznesów stałych, minimalnych opłat za korzystanie z szyldu operatora. IWG wymaga opłaty uzależnionej od przychodów. Firma daje jednak szerokie spektrum możliwości i rozwiązań. – Franczyzobiorca dostaje wszystkie gotowe systemy: sprzedaży, fakturowania, wystawiania umów, zarządzania rezerwacjami, aplikację czy stronę internetową. Gdyby ktoś chciał to zrobić lokalnie, koszt ten byłby znacznie wyższy. To tak naprawdę oszczędność a nie koszt – dodaje Dorszewski.

Jak zapewnia, taki model oznacza, że partner franczyzowy, który dopiero startuje z własnym biurem ponosi małe koszty działalności w zupełności uzależnione od tego, jak wiele osób wynajmuje od niego biura. Więcej kosztów? Największy wydatek to samo wyposażenie biura. Tu koszt wynosi najczęściej kilkaset tysięcy złotych. Tyle, że w obecnej sytuacji dużą część tych kosztów ponoszą właściciele biur w formie tzw. fit-outów. Przedsiębiorca zainteresowany uruchomieniem biura powinien przygotować się na wydatek rzędu od 1 do 1,5 miliona złotych. Potem dochodzi jeszcze czynsz czy też opłaty eksploatacyjne.

Zatrudnienie w przeciętnym biurze wynosi dwie osoby. Pokazują oni np. biura na wynajem ale także na bieżąco zarządzają centrum. Więcej osób nie jest potrzebnych, bo cały system jest niemal całkowicie zautomatyzowany. – Franczyzobiorca musi tak naprawdę robić trzy rzeczy. Sprzedawać powierzchnie klientom, sprzedawać dodatkowe usługi, jak wirtualny adres czy salę konferencyjną oraz dbać o relacje z klientem, by przedłużył umowę. Reszta dzieje się w tle – tłumaczy przedstawiciel IWG.

Ile można na tym zarobić?

To, ile można zarobić na franczyzie biur zależy od wielu czynników. Pierwszy i podstawowy to stopień wynajęcia obiektu. Przeciętne biuro ma około 1000 mkw. na których znajduje się od 100 do 150 biurek (zarówno w samodzielnych salach jak i dużych powierzchniach elastycznych). To, ile kosztuje ich wynajęcie, również zależy od wielu czynników – np. od lokalizacji. Biura w Warszawie są przykładowo znacznie droższe niż te w miastach regionalnych. – Każdy franczyzobiorca dostaje od nas propozycję cen na bazie naszych algorytmów – dodaje.

- Ten biznes jest bardzo przewidywalny jeśli chodzi o koszty prowadzenia działalności. Dobrze wiemy, ile kosztuje wynajem oraz inne koszty eksploatacyjne, dodajemy marżę i na tej podstawie możemy wyliczyć, ile powinny kosztować biurka – komentuje przedstawiciel IWG.

Z tych względów trudno określić, ile można zarobić bez uwzględnienia lokalnej specyfiki. Przedstawiciel IWG zapewnia jednak, że po odliczeniu wszystkich kosztów marża jest bardzo satysfakcjonująca. Najczęściej zwrot z inwestycji może nastąpić w ciągu trzech lat od jej uruchomienia.

- Zachęcam wszystkie osoby, które chciałyby dowiedzieć się więcej szczegółów, do kontaktu ze mną – podsumowuje Michał Dorszewski.