Raport PPK. Program dla instytucji publicznych

Co do zasady proces uruchomienia PPK w instytucjach publicznych przypomina ten z firm prywatnych. Podstawowa różnica to harmonogram. Jednostki sektora finansów publicznych muszą zdążyć z podpisaniem umowy o zarządzanie do 26 marca br. (przypomnijmy, mikrofirmy mają czas do 23 kwietnia). Z kolei umowy o prowadzenie PPK muszą podpisać do 10 kwietnia (mikrofirmy do 10 maja).

Raport PPK - kto powinien wdrożyć

To, które instytucje powinny wdrożyć PPK, określa art. 9 ustawy o finansach publicznych. Chodzi tu m.in. o organy władzy, uczelnie, szkoły, Polską Akademię Nauk, ZUS czy zakłady opieki zdrowotnej. 

Początkowo stworzenie programu dla tego typu instytucji miało być znacznie bardziej skomplikowane. W ramach jednej z ustaw z cyklu tarcz antykryzysowych wprowadzono jednak zwolnienie wyboru instytucji wprowadzającej PPK z konieczności stosowania prawa zamówień publicznych. Z tego zwolnienia nie skorzysta jednak każda instytucja. Progiem, który powinien interesować kierujących różnymi podmiotami jest 593 433 zł dla administracji centralnej oraz 913 630 tys. zł dla instytucji takich jak np. samorządy. Jeśli wartość zamówienia jest niższa niż ten próg, wówczas nie trzeba stosować regulacji dotyczących zamówień publicznych. 

To, czy wartość zamówienia przekracza ustawowy poziom, można sprawdzić m.in. na stronie mojeppk.pl. Generalnie tylko naprawdę duże zamówienia przekraczają ten poziom (dla co najmniej kilkunastu lub nawet kilkudziesięciu tysięcy zatrudnionych – w przypadku jednostek poniżej poziomu centralnego). 

Pewną pomocą dla samorządów może być także możliwość wspólnego wyboru instytucji finansowej przez jednostki w ramach danego obszaru. Przykładowo, wójt, zarząd powiatu lub zarząd województwa może wybrać wspólną instytucję dla wszystkich podległych jednostek. Chodzi o podpisanie umowy o zarządzanie PPK.

Raport PPK - przygotuj się na wdrożenie programu

– Wdrażanie PPK w samorządach nie różni się znacząco od procesu wdrażania w przedsiębiorstwach. Sukces wdrożenia zależy od kilku czynników – mówi Łukasz Kuczkowski, partner w kancelarii Raczkowski.

To przede wszystkim rozpoczęcie procesu z odpowiednim planem, a także przygotowanie osoby, która zajmuje się wdrożeniem projektu. – Taka osoba musi wiedzieć, na czym polega PPK, jak działa i gdzie są wyzwania dla organizacji – dodaje.

Oprócz tego niezbędne jest przygotowanie modułu rozliczeń stosowanego np. w samorządach oraz właściwa komunikacja osób zatrudnionych, bo to jedno z głównych wyzwań związanych z programem.

– Ze względu na uczestnictwo strony społecznej w procesie wdrażania nie da się też całego tego procesu zautomatyzować. Warto jednak podjąć działania, które pozwolą na sprawne wdrożenia i funkcjonowanie PPK m.in. poprzez określenie kluczowych parametrów wyboru instytucji finansowych, wstępną ocenę ofert instytucji finansowych i przedstawienie stronie społecznej tzw. krótkiej listy do wyboru, ograniczenie obowiązków administracyjnych wobec instytucji finansowych, a te potrafią być rozbudowane – zaznacza Łukasz Kuczkowski.

Idealny proces

Tak jak w innych firmach, także i wdrożenie PPK w sektorze finansów publicznych powinno być wieloetapowe. – Wdrożenie PPK zasadniczo nie różni się od wdrożenia PPK u innych pracodawców. To proces składający się z kilku etapów angażujący różne obszary lub działy organizacji oraz wymagający kooperacji z zewnętrznymi dostawcami usług, np. doradca prawny, instytucja finansowa – komentuje Przemysław Mazur z kancelarii Romanowski i Wspólnicy.

Generalnie proces ten trwa nawet trzy miesiące, przez co ze względu na napięty terminarz te jednostki, które jeszcze nie zaczęły procesu wdrożenia, powinny się pospieszyć. – W praktyce dwa najbardziej czasochłonne etapy procedury wdrożenia PPK to wybór reprezentacji pracowników oraz wybór instytucji finansowej – zauważa Przemysław Mazur.

Najlepszym wyjściem w przypadku jednostek administracyjnych jest wybór osoby, która będzie odpowiadała za proces wdrożenia. Alternatywą dla większych podmiotów jest stworzenie całego zespołu wdrożeniowego. Ze względu na bardzo krótki czas na wdrożenie programu, działania takiej osoby lub zespołu powinny być dynamiczne. Muszą one nie tylko przygotować szczegółowe dane na temat zatrudnionych (szczególnie jeśli np. w samorządzie wybór instytucji obejmie więcej niż jeden podmiot), ale także opracować proces wdrożenia.

Raport PPK - zaangażowanie pracowników

Ważnym elementem wdrożenia PPK jest wybór instytucji przy udziale zatrudnionych. Tam, gdzie działają związki zawodowe, jest to nieco prostsze – bo mamy już gotową strukturę, z którą można prowadzić rozmowy na temat wyboru. – Ważne jest zatem, aby w szczególności ci pracodawcy, którzy nie są objęci działaniem zakładowych organizacji związkowych, zawczasu dobrze przygotowali proces wyboru reprezentacji pracowników. Obejmuje to w szczególności właściwe przygotowanie oraz wdrożenie regulaminu wyboru reprezentacji pracowników – tłumaczy Przemysław Mazur.

Należy jednak pamiętać, że mniej więcej miesiąc przed ostatecznym terminem na podpisanie umowy o zarządzanie strona społeczna powinna już wskazać instytucję, która jej zdaniem byłaby najlepsza dla organizacji. Jeśli tego nie zrobiła, decyzję podejmuje wójt, burmistrz czy zarząd powiatu lub województwa. Jeśli w momencie, kiedy czytasz ten tekst, w twojej jednostce nie doszło do wyboru instytucji przez przedstawicieli zatrudnionych, nie ma już czasu i trzeba działać. Należy pamiętać, że nic nie stoi na przeszkodzie, by wyboru instytucji dokonać np. przez internet, za pomocą głosowania przez pracowników. Najważniejszy jest cel – udział strony społecznej w procesie. – Wynika to z faktu, że ostatecznie instytucja finansowa zarządzać będzie środkami pracowników a nie pracodawcy, a więc pracodawcy dążą do tego, aby ciężar wyboru właściwej instytucji finansowej leżał właśnie na przedstawicielach pracowników – wyjaśnia ekspert.

Sprawnie zorganizowany zespół wdrożeniowy może także przyczynić się do np. wyższej partycypacji w programie. Polski Fundusz Rozwoju zgromadził szeroką bazę materiałów informujących o PPK, w tym o zasadach udziału oraz o korzyściach z niego płynących.

Raport PPK - jak wybrać instytucję

Problematyczny z punktu widzenia jednostek administracji może być proces samego wyboru instytucji. W jaki sposób zrobić to np. w samorządzie? – Przykładowy katalog tych kryteriów zawarty został w art. 7 ust. 3 ustawy o PPK. Są to m.in. warunki zarządzania środkami, efektywność w zarządzaniu aktywami, czy doświadczenie instytucji finansowej. Pracodawca oraz przedstawiciele pracowników nie mogą zatem wybrać dowolnej instytucji finansowej. Powinni oni przeprowadzić postępowanie w sprawie wyboru instytucji finansowej, którego celem jest wyłonienie instytucji finansowej w sposób transparentny, kierując się uprzednio określonymi kryteriami o charakterze obiektywnym. Często popełnianym w tym zakresie błędem jest uwzględnienie w procedurze wyboru instytucji finansowej wyłącznie kilku, np. 2–3, instytucji finansowych, z pominięciem oceny ofert pozostałych podmiotów. Ograniczenie procedury wyboru do oceny ofert kilku arbitralnie wybranych ofert instytucji finansowych jest niezgodne z przepisami ustawy o PPK – zaznacza Przemysław Mazur.

Należy także pamiętać, że oferta instytucji finansowych nie jest ostateczna. Istnieje pole do negocjacji. To kolejny argument za wcześniejszą organizacją całego procesu.

Raport PPK - wyzwania

W odróżnieniu od prywatnych firm wdrożenie PPK w administracji publicznej niesie ze sobą wyzwanie w postaci udokumentowania wyboru podmiotu. To, którą instytucję należy wybrać, nie jest oczywiste. O ile w sferze prywatnej jest to de facto decyzja przedsiębiorcy (przy udziale pracowników), o tyle w sferze publicznej zawsze narażamy się na zarzuty o subiektywny wybór firmy (by nie powiedzieć „ustawiony”). 

By do tego nie dopuścić, proces wyboru musi być dokładnie udokumentowany. Większa jest również rola czy to związków zawodowych, czy też przedstawicieli pracowników. Co można zrobić? Na przykład stworzyć system, w którym różnym czynnikom związanym z wyborem instytucji nadamy różne wagi. W ten sposób proces wyboru spośród 20 instytucji będzie bardziej przejrzysty. 

W praktyce może się okazać, że lepsza oferta akurat dla danej organizacji będzie pochodziła z firmy, która nie jest najczęściej wybierana przez prywatne firmy. To nic złego! Należy jednak pamiętać, że urzędnicy muszą dochować należytej staranności przy wyborze instytucji oraz wszystkich działań, które wiążą się z płatnościami na jej konto. Wynagrodzenia pracowników są środkami publicznymi i ewentualne nieprawidłowości wiążą się np. z naruszeniem dyscypliny finansów publicznych.

Eksperci zwracają również uwagę na inne niuanse związane z podpisaniem umowy o zarządzanie PPK przez administrację. Przykładowo, taka umowa nie może być zawierana na okres nieoznaczony. Prawo dopuszcza jednak podpisanie umowy na dłużej niż 4 lata (standardowy, maksymalny okres dla umów w sprawie zamówienia publicznego). 

-----------------------------------------

NOWI PRACOWNICY A PPK

W momencie podpisywania umowy o prowadzenie PPK, załącza się listę osób zatrudnionych w danej instytucji lub podmiocie. Co, jeśli już po uruchomieniu programu, zostaną zatrudnione kolejne osoby? Wówczas należy po 90 dniach od zatrudnienia tej osoby podpisać nową umowę o prowadzenie PPK dla tej osoby. Taki dokument należy podpisać do 10. dnia po upłynięciu trzech miesięcy od zatrudnienia. Wyjątek to sytuacja, jeśli dana osoba była już zatrudniona w instytucji przez 12 miesięcy poprzedzających moment ponownego zatrudnienia. Wówczas taką umowę należy podpisać niezwłocznie – pierwszego dnia.