Możemy skorzystać na pracownikach z Ukrainy

Był pan koordynatorem pionierskich badań dotyczących Ukraińców na polskim rynku pracy. Co badaliście?

Realizowany przez Konfederację Lewiatan projekt nosił nazwę „Model aktywizacji zawodowej obywateli Ukrainy”. Finansowany był przez Islandię, Liechtenstein i Norwegię w ramach Funduszy Norweskich i EOG. Powstał w odpowiedzi na wojnę w Ukrainie i dużą skalę migracji ze Wschodu, która była konsekwencją tego konfliktu. Chcieliśmy sprawdzić, jak można integrować przybyłych uchodźców z rynkiem pracy, organizując pomoc Ukraińcom, ale też odpowiedzieć na potrzeby polskiego rynku pracy. Od paru lat w naszym kraju brakuje rąk do pracy. Potencjalnie napływ Ukraińców mógłby ten problem rozwiązać.

Na czym polegały wasze badania?

Projekt składał się z dwóch głównych bloków. Pierwszy dotyczył wypracowania skutecznego modelu aktywizacji tych osób na rynku pracy. Drugi – przekazaniu wiedzy społeczeństwu, zwłaszcza pracodawcom, jak zatrudniać Ukraińców. W ramach pierwszego komponentu powstał raport i model aktywizacji, w ramach drugiego – poradnik kierowany do pracodawców, przede wszystkim tych mniejszych.

Jak się taki projekt realizuje?

Postanowiliśmy sprawdzić w praktyce, co działa, a co nie działa. W tym celu Lewiatan zaprosił do współpracy agencję zatrudnienia, by przetestować różne modeli aktywizacji. Postanowiliśmy zbadać w sumie ok. 100 osób, zamiar był taki, żeby co najmniej 40 z nich zostało doprowadzonych do zatrudnienia na umowę o pracę lub uruchomiło własną działalność gospodarczą. Dodatkowym założeniem było to, że większość osób utrzyma się w pracy co najmniej przez miesiąc. Agencja – współpraca została podjęta z Jobs First sp. z o.o. - miała dowolność w doborze instrumentów aktywizacyjnych, na zasadzie: „róbcie tak, żeby się udało”. Równocześnie Lewiatan nawiązał współpracę z Urzędem Pracy m.st. Warszawy. To była taka nasza grupa kontrolna, bo urząd pracy wytypował Ukraińców o podobnych cechach demograficznych, co nasi badani. Oczywiście agencja zatrudnienia mogła zaoferować szerszy pakiet narzędzi aktywizacyjnych niż urząd, ale też – rzecz jasna - znacznie bardziej kosztowny.

Jeśli zatrudnione osoby miałyby zostać w Polsce i płacić tu podatki, to może warto te pieniądze w nich zainwestować?

Zapewne tak. Jednak jednym z najważniejszych wniosków z badań jest to, że osoby, które przyjechały do Polski w związku z wojną, mają zupełnie inne nastawienie do poszukiwania pracy, co ich rodacy, którzy nad Wisłę przyjechali wcześniej.

Dlaczego?

Osoby, które pojawiły się u nas po 24  lutego miały duże poczucie tymczasowości. W pierwszej grupie uchodźców to poczucie było wręcz ogromne. Ludzie ci nie wiedzieli, na jak długo przyjeżdżają do Polski, raczej chcieli wracać do ojczyzny tak szybko, jak to możliwe. Ich rodacy, którzy przyjechali do nas nieco później niż na samym początku wojny, to poczucie tymczasowości mieli już znacznie mniejsze, wielu z nich planowało i planuje pozostanie w Polsce na dłuższy czas.

Coś pana w trakcie badań zaskoczyło?

Na początku to, że mieliśmy problem ze znalezieniem chętnych do udziału w programie, mimo że przecież zapewnialiśmy bezpłatną opiekę profesjonalnej agencji zatrudnienia.

Z jakiego powodu tak się działo?

Właśnie z powodu wspomnianej tymczasowości. Osoby te nie chciały się wiązać z nikim żadną umową, nawet taką, że przez dwa miesiące będą brać udział w programie. Swoją rolę odegrały też różnice kulturowe.

Jakie były najważniejsze bariery uniemożliwiające Ukraińcom odnalezienie się na polskim rynku pracy?

Po pierwsze, język, po drugie, struktura demograficzna osób, które tu przyjechały po wybuchu wojny. Są to głównie matki z dziećmi, zwykle bardzo dobrze wykształcone, ale bez doświadczenia zawodowego.

Z czego to wynika?

Z ukraińskiego modelu rodziny, który jest bardziej tradycyjny niż w Polsce. Okazało się, że za naszą wschodnią granicą kobiety kończą szkoły, ale później i tak na rodzinę pracuje mąż, a kobieta zajmuje się domem i dzieckiem.

Trochę tak, jak było u nas kilkadziesiąt lat temu.

No właśnie. Znalezienie się w Polsce dla tych kobiet to był podwójny szok. Po pierwsze, wynikający z nieznajomości kultury, języka czy przepisów. A po drugie, związany z koniecznością podjęcia pracy często po raz pierwszy w swoim życiu. Zadaniem agencji zatrudnienia było więc zbudowanie tym osobom poczucia bezpieczeństwa. A więc np. wysłanie na kurs języka, pomoc w nostryfikowaniu dokumentów potwierdzających wykształcenie, wsparcie w napisaniu CV czy listu motywacyjnego. Zdarzało się, że pomagano znaleźć dziecku miejsce w przedszkolu czy zapewniano wsparcie psychologiczne.

W urzędzie pracy takiego wsparcia, jak rozumiem, nie było?

Nie w tak szerokim zakresie. Ale i tak pomoc udzielona Ukraińcom była bardziej intensywna i zindywidualizowana niż standardowa. W dodatku część osób, która ich obsługiwała, to byli Ukraińcy, dzięki czemu znikała bariera językowa. Zasadniczo urząd pracy stawiał bardziej na samodzielność osób poszukujących pracy, a agencja zatrudnienia bardziej prowadziły je za rękę.

Co jeszcze pana zaskoczyło podczas badań?

Że część osób niezbyt chciała uczestniczyć w bezpłatnych kursach językowych. Trzeba ich było ciągle motywować. To był spory problem, bo pracodawca zwykle wymaga przynajmniej komunikatywnej znajomości języka polskiego. Trudnością było też to, że oferty, na które Ukraińcy mieli odpowiadać, często były poniżej ich wykształcenia i kompetencji. Nie jest łatwo osobie z wyższym wykształceniem pójść do prostej pracy, np. sprzedawcy, w dodatku za relatywnie niewielkie pieniądze. Na koniec trwania programu okazało się bowiem, że większość osób, którym udało się podjąć pracę, pracowała za mniej więcej płacę minimalną. Innym zaskoczeniem było to, że spora część osób, które przystępowały do programu, z niego wypadała. Czasem rezygnowano z udziału w aktywizacji, nawet nas o tym nie informując. Rotacja była na poziomie 40 proc.

Dlaczego?

Na początku dlatego, że uczestnicy badania wracali do Ukrainy. Ale sporo osób rezygnowało też dlatego, że udało im się w międzyczasie znaleźć pracę na czarno. Tymczasem naszym założeniem było doprowadzenie jak największej liczby osób do zatrudnienia na umowę o pracę.

Nie podeszliście do tego zbyt ambitnie?

Pewnie tak. Okazało się, że pracodawcy wcale nie chcą zatrudniać Ukraińców na umowę o pracę. Ale też – co bardziej zaskakujące – także Ukraińcy niezbyt chcieli walczyć o etat. W zasadzie było im obojętne, na jakiej podstawie pracują, wielu z nich nie odróżniało zresztą umowy o pracę od umowy zlecenia. A ponieważ wiedzieli, że ich znajomi rodacy pracują również na podstawie umowy cywilnej, to po prostu często chcieli tak samo.

Jaki z tego wniosek?

Powinniśmy zrobić wszystko, żeby doprowadzić Ukraińców do podjęcia pracy, ale nie upierajmy się, że ma to być umowa o pracę. Choć warto ich edukować, jakie są korzyści z pracy na etacie, zwłaszcza że w tej dziedzinie mają sporo luk w wiedzy.

Czy Ukraińcy, których badaliście, łatwiej znajdowali prace w dużych czy mniejszych przedsiębiorstwach?

To nas również trochę zaskoczyło, ale jednak łatwiej się było w tej sprawie porozumieć z małymi i średnimi przedsiębiorstwami. Owszem, duże firmy deklarowały wolę przyjęcia do pracy osób ze Wschodu, były nawet prowadzone w tej sprawie rozmowy. Jednak ostatecznie okazywało się, że mają one długotrwałe i skomplikowane procedury, które trudno im było uelastycznić. Tymczasem Ukraińcy potrzebowali znaleźć pracę szybko. Zauważyliśmy też, że małe firmy kierowały się często poczuciem solidarności. Obok potrzeby biznesowej, działał odruch serca. Były przypadki, gdy najpierw zatrudniano jednego pracownika z Ukrainy, później kogoś bliskiego, a na koniec – często już po zakończeniu naszego programu - całą rodzinę. Dzięki temu mogła one sobie zacząć układać życie w Polsce, np. nie martwiąc się o środki na wynajęcie mieszkania.

Czy osoby, które znajdują pracę, potrafią ją utrzymać?

Nie zawsze. Przekonaliśmy się, jak ważna jest adaptacja nowego pracownika w firmie, czyli coś, co nazywa się onboardingiem. Założenie, że przyjęcie do firmy Ukraińca odbywa się tak samo, jak Polaka, zwykle okazuje się błędem. Potrzebują oni większej atencji, warto więc im wyznaczyć opiekuna, do którego mogą się zwrócić, dokładnie wytłumaczyć zakres obowiązków. Były przypadki rzucania nowego pracownika na głęboką wodę, które – niestety – wzmagały frustrację zatrudnionych, a często kończyły się rezygnacją z zatrudnienia. Tak więc nasi „opiekunowie” wyznaczeni w ramach programu wspierali uczestników programu nie tylko w znalezieniu pracy, ale też „wytrzymaniu” w nowym miejscu przez pierwsze tygodnie. Pracodawcy, którzy mają już bardziej doświadczonych Ukraińców na pokładzie powinni wyznaczać im rolę swoistych mentorów dla nowych pracowników.

Wspomniał pan o „motywacji serca”, która po wybuchu wojny sprzyjała zatrudnianiu Ukraińców. Wiadomo jednak, że czynnik ten wraz z upływem czasu stopniowo słabnie. Czy jako państwo powinniśmy w takim razie wyciągnąć z waszych badań jakieś wnioski systemowe?

Paradoksalnie, wojna w Ukrainie może być sytuacją, na której polski rynek pracy może skorzystać. Nie da się jednak tego zrobić w pełni efektywnie bez systemowych działań ze strony państwa. Niestety, na razie instytucje publiczne takich działań za bardzo nie prowadzą. Wydaje się, że niezbędne do tego byłoby wykorzystanie środków unijnych. Jeśli jednak w polityce i retoryce będziemy nadal antyunijni, może z tym być problem. Poważnych zmian systemowych nie da się wprowadzić wyłącznie ze środków prywatnych. Owszem, Ukraińcy mogą dziś się rejestrować w urzędach pracy, ale standardowe procedury przewidziane przez te instytucje nie są w ich przypadku wystarczające.

W takim razie w jaki sposób można wdrożyć opracowany przez was model w życie?

Można by go chociażby realizować punktowo na poziomie województw, finansując działania z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus. Inna opcja wynika z zapisu ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, która umożliwia zlecania aktywizacji zatrudnienia w określonych warunkach podmiotom prywatnym, czyli agencjom zatrudnienia. Dotyczy to zazwyczaj osób oddalonych od rynku pracy. W ostatnich latach kilka takich projektów nawet przeprowadzono, jednak wyniki odbiegały od oczekiwań. W związku z czym obawiam się, że rząd może nie chcieć uruchamiać tej ścieżki dla obywateli Ukrainy.

Poproszę w takim razie jakiś optymistyczny wniosek na koniec.

Optymistyczne jest to, że wiele historii ludzi, którzy brali udział w naszym programie, zakończyło się sukcesem. To oznacza, że opracowaliśmy model, który jest poprawny i się sprawdza. Mamy więc gotowe narzędzie, którego warto użyć.

- - -

Niektóre wnioski z badania

• Część obywateli Ukrainy nie chce wiązać się z Polską na dłuższy okres lub nie jest w stanie określić, jak długo pozostanie w Polsce. W takich sytuacjach umowy cywilnoprawne czy praca tymczasowa (oferująca również umowy o pracę) są alternatywnym rozwiązaniem, które pozwala na utrzymanie ich aktywności zawodowej.

• Pracodawcy, szczególnie z sektora MSP, mają niewielką wiedzę i doświadczenie w zakresie procedur i zasad zatrudniania cudzoziemców, w tym obywateli Ukrainy. Wsparcie pracodawców w tym aspekcie wydaje się istotnym elementem modelu aktywizacji.

• Sytuacja finansowo-mieszkaniowa obywateli Ukrainy przybyłych do Polski w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium Ukrainy na początku pobytu jest stosunkowo trudna. Zapewnienie im „minimum socjalnego” podczas pierwszych tygodni/miesięcy pobytu, gwarantujące godne życie, jest rozwiązaniem wartym rozważenia.

• Wsparcie w ramach „minimum socjalnego” powinno być powiązane z podejmowaniem działań aktywizacyjnych przez obywateli Ukrainy.

• Wśród kluczowych elementów wsparcia pracodawców, którzy zatrudnią obywateli Ukrainy, należy wymienić: dofinansowanie nauki języka polskiego, kursów podnoszących kwalifikacje ściśle powiązanych z miejscem pracy, a także subsydiowanego zatrudnienia przez pierwsze trzy miesiące, czy możliwość wykorzystania staży oferowanych przez urzędy pracy.

• W aktywizację obywateli Ukrainy przybyłych do Polski po 24 lutego 2022 r., aby była skuteczna, powinny włączyć się różne instytucje zgodnie z ich potencjałem i formalnym zakresem kompetencji: publiczne służby zatrudnienia, niepubliczne instytucje rynku pracy (w tym agencje zatrudnienia), przy wsparciu ze strony organizacji pozarządowych.

- - -

Jak pomóc Ukraińcom odnaleźć się w polskiej firmie

• Podczas przekazywania informacji o zakresie obowiązków i zapoznaniu ze stanowiskiem pracy należy upewnić się, czy wszystko jest zrozumiałe dla pracownika.

• Istotne jest, aby dać czas nowemu pracownikowi na przyswojenie obowiązków i oswojenie z miejscem pracy i zapobiegać poczuciu „wrzucenia na głęboką wodę”. Pracodawca zwiększa tym samym komfort tych osób i zmniejsza ich stres wywołany nową pracą, w nowym kraju.

• Ważne jest stworzenie w miejscu pracy przyjaznej atmosfery wspierającej nowego pracownika, zadbanie o pozytywne i pomocne nastawienie całego zespołu, wykreowanie otwartej atmosfery, aby nowy pracownik nie bał się zadawać pytań, jeśli czegoś nie rozumie.

• Warto zadbać, aby bezpośredni przełożony otrzymał wszelką pomoc przy wprowadzeniu cudzoziemca na stanowisko pracy (instrukcje, regulaminy, proces postępowania w dwóch wersjach językowych).

• Dobrze jest poinformować współpracowników o zatrudnieniu cudzoziemca na danym stanowisku, w szczególności przy pierwszym zatrudnieniu, a co za tym idzie stworzenie odpowiednich warunków pracy (schemat komunikacji, przekazywania obowiązków, przyjazna atmosfera).

• Istotne jest przypisanie nowemu pracownikowi opiekuna (mentora, coacha) wspierającego wdrażanie się nowego pracownika w nieznanym środowisku. W niektórych przypadkach asystowanie osoby ukraińskojęzycznej jest dostępne już na etapie rekrutacji, a następnie w trakcie szkoleń przygotowujących do pracy w organizacji oraz na danym stanowisku. Zazwyczaj nowi pracownicy chętnie korzystają z pomocy takiej osoby, mają poczucie, że jest ktoś, kto zabezpiecza ich prace w pierwszych dniach czy tygodniach w firmie. Optymalnym rozwiązaniem (jeśli w firmie pracują wcześniej zatrudnieni Ukraińcy) jest przypisanie pracownika-Ukraińca jako mentora dla nowo przyjmowanej osoby. Tym bardziej że z pilotażu wynika, że w początkowych dniach obywatele Ukrainy chętnie pracują w parach, co ułatwia proces aklimatyzacji w nowym miejscu pracy.

• Niezwykle pomocne jest przygotowanie kwestionariuszy osobowych, procedur, instrukcji, regulaminów w dwóch wersjach językowych (polskiej i ukraińskiej). Nowi pracownicy dzięki temu odczuwają mniejszy stres związany z podjęciem nowej pracy, co powinno skutkować mniejszą skłonnością do porzucenia miejsca pracy, nawet jeżeli wystąpią jakieś trudności.