Co naprawdę stanie się z danymi przedsiębiorców w KSeF? Ekspertka wyjaśnia
Wraz z wejściem w życie obowiązkowego KSeF, do centralnego systemu trafią dane z faktur wszystkich przedsiębiorstw. To nie tylko podstawowe informacje księgowe, ale również szczegółowy obraz relacji biznesowych, łańcuchów dostaw czy stosowanych marż.
– Informacje umieszczane w KSeF to nie tylko czyste, syntetyczne dane z faktur wypełnione zgodnie ze schemą. To także pełny wgląd w relacje handlowe, strukturę sprzedaży oraz terminy płatności. KSeF będzie wiedział niemal wszystko o każdej polskiej firmie – wyjaśnia Monika Piątkowska, doradca podatkowy fillup k24.
Nic więc dziwnego, że przedsiębiorcy zadają pytania o bezpieczeństwo danych w KSeF oraz o to, kto i na jakich zasadach będzie miał do nich dostęp.
Dostęp fiskusa do danych. Co faktycznie się zmienia?
Resort finansów uspokaja, że KSeF nie jest systemem publicznym, a dostęp do zgromadzonych w nim informacji będzie ściśle ograniczony do upoważnionych pracowników administracji skarbowej. Warto też pamiętać, że urzędy skarbowe już wcześniej mogły żądać od firm faktur w ramach kontroli lub czynności sprawdzających.
– Wprowadzenie KSeF nie zwiększa zakresu informacji przekazywanych fiskusowi. To te same dokumenty, które przedsiębiorcy udostępniali do tej pory w trakcie postępowań kontrolnych – podkreśla ekspertka fillup k24.
Zmienia się jednak czas i skala dostępu. Po wdrożeniu KSeF organy skarbowe będą mogły analizować dane niemal natychmiast, bez konieczności każdorazowego zwracania się do przedsiębiorcy. Co więcej, kontrola nie będzie musiała dotyczyć jedynie wybranego okresu.
Tajemnica skarbowa i ochrona danych w KSeF
Dane gromadzone w KSeF podlegają tajemnicy skarbowej, która wynika bezpośrednio z przepisów Ordynacji podatkowej. Oznacza to, że osoby mające dostęp do systemu są zobowiązane do zachowania pełnej poufności.
– Tajemnica skarbowa jest szczególnym rodzajem ochrony podatnika. Jej naruszenie wiąże się z surowymi konsekwencjami, włącznie z karą pozbawienia wolności do 5 lat – zaznacza Monika Piątkowska.
Ministerstwo Finansów zwraca też uwagę, że tradycyjny obieg faktur (czyli mailowy i papierowy, nigdy nie był wolny od ryzyka. Ataki hakerskie, przejęcia skrzynek pocztowych czy nieautoryzowany dostęp do plików były realnym zagrożeniem.
– Wystawiając fakturę w KSeF, przedsiębiorca zyskuje pewność, że bez odpowiedniego uwierzytelnienia nikt niepowołany nie uzyska do niej dostępu. KSeF nie tworzy nowego ryzyka, on porządkuje i profesjonalizuje ochronę danych – podsumowuje ekspertka fillup k24.
KSeF a faktury na paliwo. Orlen wycofa papierowe dokumenty, ale nie od razu
Od 1 lutego fakturowanie w Krajowym Systemie e-Faktur będzie obowiązkowe dla dużych podmiotów. Do takich podmiotów należy choćby Orlen. Koncern poinformował jednak, że przynajmniej do 1 kwietnia faktury będą wydawane tak, jak do tej pory
Co zrobić, gdy KSeF przestanie działać? Ekspertka tłumaczy
Od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla większości firm. Wielu przedsiębiorców obawia się, że awaria systemu lub brak dostępu do internetu sparaliżuje sprzedaż. Przepisy przewidują jednak specjalne tryby offline, które pozwalają legalnie wystawiać faktury nawet w sytuacjach kryzysowych. Kluczowe jest wcześniejsze przygotowanie, zarówno organizacyjne, jak i technologiczne.
KSeF budzi strach wśród firm. „Największa zmiana od lat” i widmo fałszywych faktur
Ponad połowa właścicieli firm uważa, że na wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur najbardziej skorzysta administracja publiczna, a nie biznes. Jednocześnie rosną obawy dotyczące bezpieczeństwa danych, awarii systemu i pojawiania się w KSeF fałszywych, tzw. scamowych faktur. Badanie IFIRMA pokazuje, że dla wielu przedsiębiorców KSeF to największe wyzwanie regulacyjne ostatnich lat, wymagające czasu, testów i jasnych procedur.
