KSeF budzi strach wśród firm. „Największa zmiana od lat” i widmo fałszywych faktur

Z badania IFIRMA przeprowadzonego wśród małych i mikrofirm wynika, że 53 proc. respondentów uważa, iż największe korzyści z KSeF odniesie administracja publiczna, a tylko 16 proc. widzi je przede wszystkim po stronie przedsiębiorców. System jest postrzegany głównie jako narzędzie do centralizacji danych, kontroli rozliczeń i walki z nadużyciami w VAT, a dopiero w drugiej kolejności jako ułatwienie procesów księgowych i obiegu dokumentów.

Najczęściej wskazywanym celem KSeF jest ograniczenie oszustw podatkowych (31 proc.), następnie cyfryzacja i ujednolicenie fakturowania (26 proc.) oraz zwiększenie przejrzystości danych (18 proc.). Co istotne, aż 15 proc. ankietowanych nie potrafi jednoznacznie określić, po co system w ogóle powstaje, co pokazuje lukę komunikacyjną pomiędzy administracją a biznesem.

Teoria kontra praktyka. Co KSeF oznacza dla przedsiębiorców?

– Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorcy nie dostrzegają potencjalnych plusów systemu. W badaniu wyrażali opinie, że centralny dostęp do faktur faktycznie w dłuższej perspektywie może przyczynić się do oszczędności czasu i ograniczenia kosztów operacyjnych, chociażby poprzez łatwiejszą współpracę z księgową czy rezygnację z części papierowej dokumentacji. Problem w tym, że te korzyści są postrzegane jako odległe i warunkowe, podczas gdy koszty wdrożenia i czynniki związanego z nim ryzyka są bardzo konkretne tu i teraz – komentuje Joanna Łuksza, Kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL.

– Wprowadzenie KSeF to dla wielu firm duża zmiana, która naturalnie budzi pytania i ostrożność. Wymaga dostosowania do nowych wytycznych, zmiany nawyków i pracy wdrożeniowej, dlatego obawy są zrozumiałe – zwłaszcza że w grę wchodzi odpowiedzialność finansowa i potencjalne sankcje, które (mimo odroczenia) pozostają w świadomości małych przedsiębiorców. Kluczowa jest tu ścisła współpraca przedsiębiorcy i księgowego. Wspólne ustalenie zasad, procesów i odpowiedzialności pozwoli przejść przez wdrożenie płynnie i bezpiecznie – podkreśla Łuksza.

– Wystawienie scamowej faktury nie zawsze jest proste do wykrycia. Zazwyczaj może to być dokument od podmiotu, z którym nabywca nigdy nie współpracował lub fakturę za transakcję, która nigdy nie miała miejsca. Wśród sygnałów ostrzegawczych jest też brak możliwości kontaktu z wystawcą, błędy językowe czy bardzo krótki termin płatności, narzucony bez uzgodnień. Utrudnieniem jest także to, że w celu wykrycia oszustwa nie można poprzestać wyłącznie na analizie pojedynczego symptomu – analiza powinna uwzględniać kilka przesłanek łącznie – zaznacza ekspertka IFIRMA.PL.

– Jednak nawet najlepszy mechanizm zgłaszania nie zwalnia przedsiębiorców z obowiązku należytej staranności biznesowej. Administracja skarbowa może ustalić, że fakturę wystawił podmiot nieuprawniony, ale to firma nabywcy musi stale weryfikować, czy dokument pochodzi od prawdziwego kontrahenta – dodaje Joanna Łuksza.

Odroczenie, papier i obawy operacyjne

Aż 58 proc. przedsiębiorców chciałoby przesunięcia obowiązkowego terminu wdrożenia KSeF. Dla firm kluczowe są testy systemów, integracje z oprogramowaniem księgowym, szkolenia oraz pewność, że e-fakturowanie nie stanie się „wąskim gardłem” w codziennym funkcjonowaniu. Co więcej, 73 proc. badanych deklaruje, że nawet po wdrożeniu nadal będzie drukować faktury przynajmniej sporadycznie. Z przyzwyczajenia klientów lub dla własnego poczucia kontroli.

Największe lęki dotyczą błędów w fakturach, bezpieczeństwa danych, niejasnego harmonogramu zmian oraz potencjalnych awarii systemu. KSeF jest postrzegany jako większe wyzwanie niż podwyżki ZUS czy zmiany w składce zdrowotnej, bo dotyka samego serca działalności, mianowicie wystawiania faktur i utrzymania płynności finansowej.

Fałszywe faktury w KSeF: nowe pole do nadużyć

Automatyczne przypisywanie faktur do firm po numerze NIP oznacza, że do systemu mogą trafiać także dokumenty błędne lub celowo sfałszowane. Przedsiębiorca nie może ich odrzucić przed zaksięgowaniem, a ryzyko omyłkowej zapłaty realnie rośnie. W wersji KSeF 2.0 ma pojawić się funkcja zgłaszania nadużyć do Krajowej Administracji Skarbowej oraz możliwość oznaczania podejrzanych dokumentów, choć narzędzie to będzie miało charakter wyłącznie techniczny i nie rozstrzygnie sporów handlowych.

Jakie wnioski?

Połączenie wyników badań i analiz dotyczących scamowych faktur pokazuje, że KSeF jest dla przedsiębiorców nie tylko projektem cyfryzacyjnym, ale też źródłem niepewności operacyjnej i prawnej. Biznes oczekuje stabilności, jasnych procedur i skutecznych mechanizmów ochrony przed nadużyciami. Dopiero wtedy e-fakturowanie ma szansę być postrzegane nie jako narzędzie kontroli, lecz realne wsparcie w prowadzeniu firmy w cyfrowej gospodarce.