Rozwiń skrzydła, czyli jak dobrać system ERP do potrzeb firmy

Wraz z rozwojem biznesu posiadanie systemu ERP staje się koniecznością. Być może masz już takie narzędzie, ale sprawia ci pewne problemy. Trudno je połączyć z nowinkami technologicznymi, takimi jak zaawansowana analiza Big Data czy AI. Ponadto z rozwojem firmy procesy stają się coraz bardziej skomplikowane, a obecny przestaje wystarczać.

Stary, ale nie jary

Jeśli masz już system ERP, w pewnym momencie na pewno zacząłeś odczuwać ograniczenia. Przykładowo, wraz z wdrażaniem nowych technologii stary system może zacząć się potykać o własne nogi. Wtedy warto szukać czegoś nowego. Argumentów jest zresztą znacznie więcej. – Powodów, dla których firmy szukają nowego systemu ERP, jest mnóstwo. Najczęściej spotykanym jest rozwój firmy – tłumaczy Izabela Rapacz, dyrektor sprzedaży enova365.

Dotychczas stosowane systemy mogą już nie spełniać oczekiwań dynamicznie rozwijającego się przedsiębiorstwa. – Firma tworzy spółki celowe, zaczyna handel detaliczny, hurtowy, wychodzi na zagraniczne rynki. Chce analizować dane w czasie rzeczywistym. Do tego w rozproszonej strukturze. Potrzebuje rozwiązania mobilnego i nadążającego za zmieniającymi się regulacjami prawnymi – wyjaśnia. Zdaniem Izabeli Rapacz głównym problemem w takim scenariuszu jest to, że proste i często prowizoryczne rozwiązania są trudno modyfikowalne. – Drugim powodem jest mnogość rozwiązań, które przez lata firma wdrożyła do różnych celów. Kupione kiedyś na potrzeby jednego działu, wymagają obecnie integracji lub konieczności pracy na kilku małych systemach jednocześnie. To ogromna strata czasu oraz, co równie istotne, brak dostępu do zcentralizowanych danych – dodaje.

Jak się przygotować

Kluczem jest zrozumienie własnej sytuacji i ograniczeń z nią związanych. Wewnętrzna analiza, w której biorą udział pracownicy, jest kluczowa. Firma może dzięki temu identyfikować niedociągnięcia, na przykład w zarządzaniu łańcuchem dostaw, gdzie brak integracji z partnerami biznesowymi prowadzi do opóźnień i niewydolności logistycznej. Z perspektywy właściciela firmy możesz nie rozumieć, na czym dokładnie polega problem. Dobrym pomysłem jest stworzenie zespołu, który połączy różne działy, by zgromadzić kompletny zestaw informacji. To pierwszy krok. Drugi to określenie wizji rozwoju i postawienia celów strategicznych. Na przykład firma planująca ekspansję na nowe rynki może potrzebować elastycznego systemu zdolnego obsłużyć zróżnicowane regulacje oraz wymagania klientów w różnych regionach Europy. Po przejściu tych dwóch kroków czas na konkrety. Na polskim rynku znajdziesz co najmniej kilka dużych i kompleksowych systemów ERP. Niezbędny jest przegląd dostępnych opcji, co pozwali firmie wybrać rozwiązanie najlepiej dopasowane do jej potrzeb. Na przykład firma produkcyjna może preferować system ERP z modułem planowania zasobów przedsiębiorstwa, który lepiej obsłuży zarządzanie produkcją na wielu poziomach. Nowoczesne systemy są jednak konfigurowalne i mogą być adaptowane do konkretnych potrzeb przez firmy wdrożeniowe.

– Nie unikniemy procesu prezentacji i ofertowania istniejących na rynku rozwiązań. Nie trzeba weryfikować oczywiście wszystkich dostępnych. Polecam przyjrzeć się wdrożeniom, które ma już za sobą kolega lub koleżanka w branży. Pomocne tutaj są przede wszystkim historie podobnych do nas firm. Case study daje nam dużą dawkę informacji dotyczących bezpośrednich doświadczeń związanych z procesem wdrożenia. Można skorzystać z wersji demonstracyjnych i samemu sprawdzić systemy, które finalnie wybierzemy, jako potencjalnie dobre dla naszych przedsiębiorstw. Jednak moim zdaniem, w procesie poznawania dostępnych rozwiązań, dobrze jest wspomóc się doświadczonymi specjalistami z firm wdrożeniowych, którzy mogą nam pokazać możliwości wstępnie wybranych przez nas systemów – komentuje Izabela Rapacz.

Na co zwracać uwagę

Eksperci wskazują na konieczność uwzględnienia specyfiki danego biznesu. Firma farmaceutyczna potrzebuje systemu ERP z modułem zarządzania jakością, który spełni wymagania regulacyjne dotyczące produkcji leków. Zupełne inne potrzeby będzie miała firma logistyczna albo sklep e-commerce. Druga kwestia to łatwa integracja nowego systemu ERP z istniejącymi systemami IT, w celu zapewnienia płynność przepływu danych. Na przykład firma handlowa musi tak wybrać rozwiązanie, aby nowy system ERP integrował się z systemami magazynowymi i punktów sprzedaży dla efektywnego zarządzania zapasami i obsługi transakcji. Oczywiście firmy wdrożeniowe potrafią przygotowywać integracje, jednak różne systemy ERP mają inne możliwości, jeśli chodzi o zakres takich integracji. Co więcej, skomplikowane łączenie systemów kosztuje – nie tylko pieniądze, ale i cenny czas.

Wdrażając nowy system ERP, nie można też zapomnieć o fundamencie, jakim jest przeszkolenie pracowników, zapewnienie wsparcia technicznego oraz wsparcie posprzedażowe, także związane z nowymi integracjami. Musimy też przekonać pracowników do zmiany. Planowanie skutecznego zarządzania zmianą uwzględniającego komunikację i zaangażowanie pracowników pozwala zminimalizować opór i maksymalizować przyjęcie nowego systemu ERP. Zmiana systemu ERP to inwestycja, która musi być opłacalna. Chodzi o redukcję kosztów obsługi, wzrost wydajności operacyjnej czy po prostu zmniejszenie liczby różnych narzędzi, które ma firma.

Trudne decyzje

Dawid Wojnarowski, prezes firmy Alt One specjalizującej się we wdrożeniach systemów ERP, zwraca uwagę na kilka ważnych punktów. – Firmy zbudowały u siebie konglomeraty różnych, mniej lub bardziej zintegrowanych ze sobą systemów. Takie rozwiązanie często staje się uciążliwe i wpływa negatywnie na wydajność operacyjną firmy. Nowoczesny, zintegrowany system jest zdecydowanie lepszym rozwiązaniem. Raz wprowadzona informacja jest dostępna w całym systemie, likwidujemy w ten sposób ryzyko utrzymania spójności wielu systemów – komentuje. Jak zaznacza, wiele starszych systemów ERP nie jest już rozwijana przez producentów, co oznacza, że nie nadążają za wymogami nowoczesnego środowiska biznesowego, stając się ciężarem dla klienta. Wbrew pozorom decyzja o tym, by korzystać z zagranicznych rozwiązań, nie jest wcale korzystniejsza (z pozoru może się wydawać, że tego typu systemy mają większą liczbę klientów i mniejszą szansę na „opuszczenie” przez producenta). – Pewną ciekawostką jest to, że coraz więcej dużych klientów dostrzega przewagę polskich systemów ERP nad zachodnimi. Okazuje się, że te zagraniczne, szczególnie w sektorach płacowym czy księgowym, mają trudności z nadążaniem za zmianami legislacyjnymi w Polsce. Nasz system ma tutaj znaczną przewagę – dodaje.

Zmiana systemu ERP wymaga sporej ilości pracy, ale proces nie musi być trudny. Jeśli tylko dobrze się do niego przygotujemy i będziemy potrafili otworzyć się na to, co ma nam do przekazania firma wdrożeniowa. – Nie tylko systemy ERP stały się nowocześniejsze i bardziej elastyczne, ale również dobre firmy wdrożeniowe nie przypominają już firm z początku wieku. Obecnie nasz zespół wdrożeniowy to profesjonaliści z wieloletnim doświadczeniem, a nasze usługi w dużej mierze przypominają doradztwo biznesowe na rzecz klienta. Analitycy projektują wspólnie z klientem docelowy system ERP, aby ten był dopasowany do unikalnych procesów klienta. Ta unikalność to właśnie jego know-how, jego przewaga konkurencyjna – twierdzi Dawid Wojnarowski.

W co inwestować

Dawid Wojnarowski zdradza, w jakich kierunkach idzie rozwój tych narzędzi. – Po pierwsze jest to mobilność. Pracodawcy przykładają dużą wagę do dostępu do systemu poprzez przeglądarkę internetową czy smartfon – co może być mniej oczywiste w przypadku systemów ERP. Pracownicy mają obecnie możliwość złożenia za pomocą telefonu wniosku urlopowego, pobrania paska wypłaty, a nawet deklaracji PIT pod koniec roku – nadmienia. Nowoczesne systemy ERP powinny być dostosowane do tego typu potrzeb. Nawet, jeśli dziś twoja firma radzi sobie bez sfery mobilnej, to myśląc o rozwoju prędzej czy później będziesz musiał ją wdrożyć. Nie popełnij błędu!

– Kolejna rzecz to modna ostatnio procesowość. Klienci bardzo cenią wbudowane w system mechanizmy workflow – dodaje Dawid Wojnarowski. Chodzi o automatyzację związaną z zarządzaniem zadaniami, procesami i pracownikami. W firmach IT popularne są np. metodyki Agile bazujące przede wszystkim na procesach oraz narzędziach, które im służą (np. systemy do przydzielania zadań). Nie musisz wprowadzać tego typu procedur u siebie, ale idź z duchem czasu! – Te mechanizmy pozwalają na automatyzację oraz ustawienie konkretnej kolejności czynności dla różnych operacji wykonywanych przez pracowników, np. zamknięcie okresu rozliczeniowego, gdzie precyzujemy, kto, co i kiedy ma wykonać. Trudno sobie także wyobrazić nowoczesną firmę bez elektronicznych obiegów wniosków urlopowych czy akceptacji dokumentów kosztowych – podsumowuje prezes firmy Alt One.

----------

Izabela Rapacz

dyrektor sprzedaży enova365

Co powinno się znajdować w systemie ERP

System należy wybierać, mając na względzie średni lub długoterminowy plan rozwoju firmy. Należy inwestować w rozwiązania nowoczesne technologicznie. Ważne, żeby mieć na uwadze wszystkie potrzeby oraz zaangażować działy zainteresowane wdrożeniem systemu. Istotne jest również, aby przyszły system składał się z modułów/obszarów umożliwiających dalszy rozwój przedsiębiorstwa, bez konieczności zmiany tego oprogramowania. enova365 jest dostępna w trzech kolorach (srebrnym, złotym i platynowym). Wdrożona w mniejszym zakresie i kosztach może być rozwijana i rozbudowywana do potrzeb powiększającej się firmy. Nie wymaga od użytkownika żmudnego procesu uczenia się nowego systemu za każdym razem, gdy organizacja rośnie. Jest rozwiązaniem skalowalnym, co oznacza, że nie trzeba od razu myśleć o docelowych inwestycjach.