Przykład idzie z góry. Jak biznes wchodzi na wyższy poziom

Skala biznesu i specyficzny zakres wyzwań sprawiły, że jedna z największych w Polsce firm wędliniarskich – JBB Bałdyga – zatrudniająca 1600 osób w dwóch nowoczesnych zakładach produkcyjnych, musiała poszukać rozwiązania pozwalającego na dalszy rozwój. Po pierwsze, produkcja wędlin wiąże się ze skomplikowanym procesem technologicznym i wymaga absolutnie najwyższego poziomu kontroli oraz nadzoru jakościowego. Po drugie, zarządzanie systemem dystrybucyjnym w przypadku 1000 sklepów jest, delikatnie mówiąc, dużym wyzwaniem. Dodając do tego proces ciągłego rozwoju, konieczność wdrażania rozwiązań ograniczających wpływ na środowisko, zarządzania pracownikami i całą firmą, powstaje konieczność posiadania wydajnego systemu ERP najwyższej próby.

Problem, pomysł, rozwiązanie

W miarę dynamicznego rozwoju i rozbudowy firma JBB napotkała wyzwania związane z zaawansowaną obsługą linii produkcyjnych oraz potrzebą automatyzacji pracy zespołów marketingowych i sprzedażowych. Przedstawiciele handlowi potrzebowali dostępu do aplikacji niezależnie od tego, w którym miejscu na terenie kraju się znajdowali. Odpowiedź na te wyzwania mieli przygotować – przy użyciu systemu enova365 – specjaliści firmy FIT IT.

Potrzeba była następująca:

• stworzenie systemu, który umożliwi automatyczne rozliczanie umów marketingowych i partnerskich na podstawie złożonych warunków (progowych, kwotowych, procentowych)
• dostarczenie rozwiązania obsługującego magazyn wysokiego składowania i wszystkie aspekty, jakie są w nim wykorzystywane
• wdrożenie systemu pozwalającego na obsługę i automatyzacje procesów porozumień z kontrahentami, dotyczących warunków handlowych.

Wyzwaniem była także konieczność zaimplementowania zaawansowanej obsługi linii produkcyjnych.

Zadanie zrealizowano. Powstał m.in. specjalny moduł do obsługi porozumień, dzięki któremu został zminimalizowany czas wejścia w życie porozumień, znacząco ograniczono korekty cenowe oraz zapewniona została przejrzystość ścieżki akceptacji danych warunków cenowych. Ponadto przeprowadzono integrację systemu z urządzeniem do procesu pełnej kontroli produkcji mięsa dzięki ciągłym pomiarom w czasie rzeczywistym.

Wdrożenie zaproponowanych specjalnych rozwiązań spowodowało:

• większą automatyzację procesów
• optymalizację wyrobu surowców
• usprawnienie systemu zarządzania zapasami.

Otworzyło to drogę do wdrożenia bardziej skomplikowanych porozumień z kontrahentami, a moduł do systemu enova365 umożliwił pełną integrację wypożyczeń na gadżety z modułem handlowym oraz zapewnił mobilny dostęp dla przedstawicieli handlowych pracujących w terenie.

– Wdrożenie systemu informatycznego przez FIT IT dla firmy JBB Bałdyga przyniosło liczne korzyści, zwiększając efektywność operacyjną oraz umożliwiając lepsze zarządzanie procesami biznesowymi. Dzięki temu firma może teraz skupić się na dalszym rozwoju i utrzymaniu pozycji lidera na rynku wędliniarskim, spełniając jednocześnie oczekiwania klientów i partnerów biznesowych – oceniają przedstawiciele JBB Bałdyga.

Rozwój w świecie HR

Przed zupełnie innymi wyzwaniami stanęli przedstawiciele firmy Dussmann Polska.

– Obsługa kadrowo-płacowa i procesy HR to zawsze duże wyzwanie. Im większe przedsiębiorstwo tym większe wyzwanie. Jako Centrum Wdrożeń Informatycznych lubimy trudne zadania, dlatego pozytywnie odpowiedzieliśmy na prośbę o współpracę z firmą Dussmann – komentują historię przedstawiciele Centrum Wdrożeń Informatycznych.

Dussmann potrzebowało dodatkowego motoru napędowego do rozwoju, w tym otwarcia się na automatyzację procesu zarządzania pracownikami. Z tego względu, autoryzowany partner, firma CWI przeprowadziła szczegółową analizę ówczesnej sytuacji firmy. W przypadku podmiotu realizującego postępowanie przetargowe było to zadanie specyficzne.

– Opis przedmiotu zamówienia zawarty w dokumentacji teoretycznie definiuje potrzeby klienta. Tak wygląda teoria, natomiast praktyka jasno wskazuje na to, że wymagania opisane w OPZ są zmienne. Z tego też względu dostawca, po uzyskaniu kontraktu, przechodzi proces analityczny z osobami merytorycznymi ze strony klienta – komentują przedstawiciele CWI.

Dlaczego był to istotny etap? Klient musiał zdać sobie sprawę, że system enova365 daje dużo większe możliwości poprawy pracy i odpowiedzi na faktyczne potrzeby w firmie, niż te, które zostały wyspecyfikowane w zapytaniu ofertowym.

– Nie inaczej było w przypadku Dussmann Polska, z którym jako Centrum Wdrożeń Informatycznych podjęliśmy współpracę. Klient przystępując do współpracy, przedstawił katalog swoich potrzeb, bez wcześniejszej znajomości możliwości systemu. Stąd po wstępnych szkoleniach z obsługi systemu, klient precyzuje dalsze potrzeby projektowe, które mają wpływ zarówno na konfigurację systemu, jak i wdrożenie poszczególnych elementów – wyliczają przedstawiciele CWI.

W efekcie specjaliści odpowiedzialni za rozwój systemów Dussmann zrozumieli konieczność:

• zwiększenia wydajności systemu w ramach obsługi pracowniczej (realizowanej w ramach wykorzystania pulpitów kierownika i pracownika)
• poprawy wydajności systemu w ramach działu IT.

Wdrożenie pozwoliło na znaczące rozwinięcie funkcjonalności dostępnych dla firmy Dussmann. Przykładowo, cały proces rewolucji technicznej rozpoczął się od spełnienia potrzeb kadrowo-płacowych, w tym ewidencji czasu pracy, logowania dwuetapowego, wykorzystania systemu Single Sign On, integracji z systemem zewnętrznym Alfresco, wprowadzenia ocen i raportów pracowniczych przy uwzględnieniu anonimizacji danych o pracownikach.

Walka z barierami

Warty przytoczenia jest także przykład PUB Leś, polskiej firmy rodzinnej, działającej od ponad 20 lat w sektorze usług budowlanych i remontowych.

– Od początku naszej działalności kładziemy szczególny nacisk na profesjonalizm i jakość świadczonych usług – mówi prezes firmy Paweł Leś. – Zwłaszcza że firma realizuje projekty także dla budynków należących do jednostek administracji publicznej, szkół czy na terenie zabytków.

– Wyzwaniem dla firmy był szczegółowy nadzór nad budżetami projektów budowlanych – mówi Marta Tomaszewska z działu księgowego w PUB Leś.

– Potrzebowaliśmy także usprawnić proces obiegu dokumentów i wymiany informacji między poszczególnymi działami naszego przedsiębiorstwa. Dotychczasowe rozwiązanie nie spełniało naszych oczekiwań, musieliśmy pracować na kilku różnych programach – uzupełnia.

System enova365 pozwolił m.in. na stałe monitorowanie budżetów realizacji inwestycji, co umożliwiło sprawne kalkulowanie wydatków klientów. Wdrożenie przeprowadziła firma Comdrev.

– To była bardzo dobra decyzja, cały proces przebiegał bezproblemowo – komentuje Marta Tomaszewska.

– Skupiliśmy się na takich obszarach działalności firmy, w których wykorzystywany był moduł handel, finanse i księgowość, środki trwałe oraz kadry i płace – tłumaczy Marcin Żelaznowski, główny inżynier w firmie Comdrev.

System enova365 zintegrował wszystkie dane obsługiwane przez firmę w ramach jednej, wspólnej bazy oraz umożliwił wdrożenie wszystkich wymaganych przez klienta funkcjonalności. Pełen sukces!