Krok w przyszłość, czyli kiedy warto wdrożyć system ERP w firmie

Wraz z rozwojem firmy, rośnie poziom skomplikowania wewnętrznych procesów. Widać to szczególnie w szybko rosnących biznesach, np. zajmujących się handlem w internecie czy w startupach. Gdy przychody rosną o kilkadziesiąt procent w ciągu miesiąca, rekrutacja nowych osób przebiega błyskawicznie, a obieg dokumentów przybiera często zaskakującą drogę. W efekcie powstaje chaos, który na początku może i nie przeszkadza, ale z czasem staje się hamulcem rozwoju firmy.

Dlaczego tak się dzieje? Wyobraźmy sobie firmę która zajmuje się dostarczaniem usług informatycznych dla innych biznesów. Z początkowych dwóch klientów szybko zrobiło się ich 15. Obieg dokumentów opierający się najczęściej na e-mailach przestawał wystarczać. Dokumenty po prostu się gubiły, a pracownicy potrzebowali wiele czasu, by je uporządkować. Kontakt z klientami był problematyczny, w firmie krążyło kilka różnych dokumentów Excel z telefonami i e-mailami. Pojawiały się „fakapy” – opóźnienia w realizacji projektów, niedopowiedzenia, trudności w dostarczaniu informacji… Jeśli byłbyś właścicielem firmy, to w jaki sposób chciałbyś się dalej rozwijać?

Odpowiedź w spójności

Problemy te trawiły niejeden biznes, pojawiła się więc odpowiedź. Systemy ERP, czyli Enterprise Resource Planning. W dużym uproszczeniu jest to oprogramowanie, które ma skupiać większość procesów w firmie. Zlecenia od klientów, faktury, dokumentacja, śledzenie stanu zamówienia, dostęp do stanów magazynowych. Wszystko to dostępne jest po kilku kliknięciach myszką, przez każdego (lub niemal każdego) pracownika firmy. Dziś funkcjonowanie dużej firmy bez ERP jest niemożliwe.

Kiedy więc powinno się podjąć decyzję o wdrożeniu systemu ERP w konkretnym przedsiębiorstwie? Czy opłaca się to robić na samym starcie? A może dopiero, gdy nasza firma dojrzeje i stanie na nogi? Odpowiedź wcale nie jest oczywista. Według Jadwigi Wojtas, dyrektor ds. produkcji i rozwoju w firmie Soneta, trzeba wziąć pod uwagę kilka czynników. – Przede wszystkim zacząć od dobrego zdefiniowania potrzeb biznesowych. Następnie ocenić gotowość organizacyjną, czyli kiedy firma będzie gotowa na zmiany wynikające z wprowadzania nowego systemu, a także na odpowiednie wsparcie dla pracowników podczas jego uruchamiania – mówi.

Rozmiar i złożoność firmy

Przed rozpoczęciem zmian powinniśmy określić, jakie są rzeczywiste potrzeby firmy. Chodzi o to, że systemy ERP składają się z wielu modułów. Nie wszystkie będą dla nas istotne, ale ich wdrożenie kosztuje - dlatego warto na początek wdrożyć te najbardziej bazowe. Co więcej, niektóre firmy będą potrzebowały bardzo konkretnych rozwiązań, które specjalnie dla nich będą przygotowywane. A co, jeśli nie mamy doświadczeń z systemami ERP? Najlepiej wybrać model elastyczny i bez większych problemów wraz z rozwojem firmy uruchamiać kolejne moduły. Przykładowo, system CRM (czyli obsługa klientów) to must have w każdej firmie. Wyspecjalizowane rozwiązania związane z zarządzeniem stanami magazynowymi już nie. Jeśli jednak mamy magazyn, trzeba zadbać o to, by system WMS można było zintegrować z nowym systemem ERP (albo trzeba przejść się na nowe rozwiązanie).

Stabilność procesów biznesowych

Decyzja o wdrożeniu systemu ERP powinna być poprzedzona analizą stabilności i jednolitości procesów biznesowych w firmie. Wdrożenie systemu ERP powinno wiązać się ze stworzeniem jasnych procedur i podziału obowiązków oraz zakresu odpowiedzialności między pracownikami.

Jadwiga Wojtas zwraca uwagę na dostosowanie systemu ERP do perspektyw rozwoju firmy. Mamy wielu pracowników, którzy dużo podróżują po kraju? – W takiej sytuacji trzeba rozważyć zakup systemu w wersji mobilnej tak, by można było z niego korzystać z wielu urządzeń i z dowolnego miejsca – komentuje.

Trzeba także podjąć decyzję o modelu rozliczeń. Czy kupujemy i wdrażamy system, zakupując licencje na własność, inwestując całą infrastrukturą i jej utrzymaniem, czy też opieramy się na modelu abonamentowym? A może wybierzemy rozwiązanie w pełni chmurowe? Istotna jest tutaj jest analiza kosztów wejścia i ewentualnego wyjścia z danego modelu. To dotyczy zarówno firm nowych, jak i dojrzałych, które mierzą się z decyzją o zainwestowaniu w nowoczesne narzędzia klasy ERP. Warto rozważyć różne warianty i wybrać najbardziej elastyczny, ale uwzględniający przyszłość firmy.

Wymagania branżowe

Niektóre branże są bardziej skomplikowane pod względem regulacji. Przedsiębiorstwa działające w outsourcingu czy sektorze usług publicznych mogą odnieść największe korzyści z zainstalowania systemu ERP, który jest specjalnie dostosowany do ich potrzeb i spełnia surowe wymagania regulacyjne.

Gotowość organizacyjna i zaangażowanie personelu

Wdrożenie systemu ERP wymaga zaangażowania personelu na wszystkich poziomach organizacji. Firmy powinny ocenić gotowość swojego personelu do przyjęcia i korzystania z niego. Szkolenia i wsparcie dla pracowników są kluczowe dla sukcesu implementacji systemu ERP. To tak naprawdę od tego zależy sukces jego uruchomienia. Przy braku właściwej komunikacji w firmie, niezrozumienia potrzeby korzystania z systemu czy też po prostu strach przed nowościami, cały drogi proces może zakończyć się fiaskiem. Eksperci podpowiadają, by uruchomienie systemu wiązało się z systemem nagród.

Jakich błędów unikać

– Trzeba zapewnić finansowanie nie tylko na zakup licencji i wdrożenie, ale też dostosowanie systemu do potrzeb firmy oraz szkolenie pracowników. Ważne jest także zdefiniowanie ryzyk i ich ocena, w tym przygotowanie planu zarządzania nimi i podejście do ewentualnych problemów. Warto skonsultować proces analizy ryzyka z firmą zewnętrzną lub już bezpośrednio z ta instalującą system. Przy opracowaniu harmonogramu zmian należy zwrócić uwagę na tzw. sezonowość w działalności firmy i dążyć do takiego zaplanowania terminów, by jak najmniej kolidowały z sezonem wysokim. Jeżeli to jest niemożliwe, to przynajmniej moment uruchomienia produkcyjnego systemu nie powinien być zaplanowany na szczyt sezonu – wylicza Jadwiga Wojtas.

Dużą pomocą może być także zaangażowanie firm konsultingowych. To właśnie otwarcie się na ich doświadczenie pozwoli uniknąć wielu błędów. – Gdy już wewnętrznie zbudujemy koncepcję, kiedy chcemy rozpocząć wprowadzanie systemu ERP, warto zwrócić się do potencjalnych jego dostawców, aby dowiedzieć się, czy istnieją określone okresy, w których oferują dodatkowe wsparcie lub promocje na ich rozwiązanie. Czasem są to okazje, z których warto skorzystać i wziąć pod uwagę przy ustalaniu rozpoczęcia wdrożenia. Opłaca się również dopytać, jakie dane i kiedy podlegają migracji ze starego systemu, by rozpocząć pracę na nowym systemie w dowolnym momencie oraz płynnie kontynuować ją w kolejnych miesiącach – komentuje Jadwiga Wojtas.

---------

Jadwiga Wojtas dyrektor ds. produkcji i rozwoju w firmie Soneta

Jak zmienić myślenie pracowników

Zmiana zwykle przyjmowana jest przez większość ludzi niechętnie, a nawet negatywnie. Można tę postawę rozbroić przez prezentacje konkretnych korzyści. Dlatego ważne jest, aby przedstawić użytkownikom klarownie, w jaki sposób system ERP może ułatwić i usprawnić ich codzienną pracę.

Trzeba to przeznaczyć dla konkretnej osoby, a nie firmy czy całej grupy pracowników. Dana osoba musi być pewna, że to będą korzyści dla niej. Warto także zapewnić pracownikom odpowiednią liczbę szkoleń i wsparcia, by mogli efektywnie korzystać z systemu ERP. Szkolenia powinny być dostosowane do konkretnych potrzeb i obowiązków pracowników oraz prowadzone w sposób interaktywny i praktyczny.

Dodatkowo ważne jest zapewnienie stałego wsparcia technicznego dla pracowników w przypadku ewentualnych problemów czy pytań.

Również kierownictwo powinno być aktywnie zaangażowane w proces wdrożenia, wykazywać entuzjazm i popierać zmiany. To może stanowić silny sygnał dla pracowników, że nowy system jest priorytetem dla firmy. Warto pomyśleć o wybraniu spośród pracowników tzw. liderów zmiany, którzy wykazują zainteresowanie nowym systemem – mogą oni pełnić funkcję „ambasadorów” systemu ERP.

To na pewno przyspieszy jego akceptację i popularyzację wśród pozostałych pracowników. Pamiętajmy też, że każde wdrożenie jest obciążające dla pracowników firmy. Na czas implementacji systemu ERP w firmie do ich obowiązków dochodzą zawsze dodatkowe, które wymagają od nich wyjścia z dotychczasowej znanej strefy, do często nieznanych nowych działań.

Dlatego motywacja poprzez stworzenie systemu nagród lub wyróżnień za efektywne wykorzystanie systemu może być skuteczną strategią. Premiowanie za udział w szkoleniach i aktywne wykorzystywanie możliwości systemu, czy za wykonywanie w terminie zleconych zadań związanych stricte z wdrożeniem, zawsze korzystnie wpływa na sam proces.