7 fundamentów skutecznego wdrożenia systemu ERP

Partner:

Dobrze przygotowane zaplecze techniczne firmy sprawia, że nic, oprócz czynników zewnętrznych, nie może jej powstrzymać od ekspansji. Najskuteczniejszy w osiągnięciu tego celu jest dobry system ERP. Dobry, czyli jaki? Taki, który spełni wszystkie aktualne potrzeby twojego przedsiębiorstwa, jednocześnie kładąc solidne podwaliny pod jego dalszą ekspansję. Możesz naturalnie nie wiedzieć, gdzie będziesz za kilka lat.

Wiadomo jednak, w jakim kierunku rozwija się biznes. Automatyzacja, cyfryzacja i analiza danych – te trzy megatrendy powinny być wyznacznikiem tego, w jaki sposób powinna zmieniać się twoja firma, a co za tym idzie, także który system ERP należy wykorzystać. Sam wybór (o którym pisaliśmy już w ostatnich numerach miesięcznika) to nie wszystko, trzeba jeszcze go skutecznie wdrożyć. Dlatego wspólnie z ekspertami przygotowaliśmy siedem fundamentów skutecznego wdrożenia systemu ERP w każdej firmie.

1. Dokładna analiza potrzeb firmy

Pierwszym krokiem jest dokładna analiza potrzeb firmy pod kątem zarządzania zasobami, procesami biznesowymi i celami strategicznymi. To fundamentalne, aby zrozumieć, jakie funkcjonalności są niezbędne do skutecznego funkcjonowania firmy i osiągnięcia jej celów. Istotna jest bliska współpraca z firmami wdrożeniowymi. Sławomir Krajewski z firmy Centrum Wdrożeń Informatycznych zwraca uwagę na wiele punktów, które należy wziąć pod uwagę w procesie decyzyjnym. To m.in.: aktualna sytuacja przedsiębiorstwa i jego plany, zastosowane technologie, dostępność materiałów szkoleniowych i wsparcie techniczne, standardy bezpieczeństwa, możliwość dopasowania do struktury IT organizacji, łatwa integracja z systemami dziedzinowymi, wsparcie różnych wariantów automatyzacji, koszt (opłata licencyjna vs. opłata utrzymaniowa), dotychczasowe przyzwyczajenia organizacji oraz dostępność kadry znającej system/koszt szkolenia nowo zatrudnianych pracowników.

- Zapoznając się z przedstawionymi materiałami należy wziąć pod uwagę to, że pokazana lista jest listą otwartą. Każda firma podejmująca tak skomplikowaną decyzję, powinna przygotować własne kryteria decyzyjne – tłumaczy.

2. Elastyczność i skalowalność rozwiązania

System ERP powinien być elastyczny i skalowalny, aby dostosować się do zmieniających się potrzeb firmy wraz z jej rozwojem. Rozwiązanie powinno umożliwiać dostosowanie się do nowych procesów biznesowych, dodatkowych modułów i zasobów w miarę rozwoju firmy.

Potwierdza to Sławomir Krajewski: - W naszej ocenie, jednym z najczęściej popełnianych błędów przy wyborze systemu, określaniu potrzeb, jest nadmierna koncentracja na rozwiązaniu aktualnie występujących problemów oraz niedostateczna koncentracja na dobrze działających sektorach używanego teraz rozwiązania.

3. Zgodność z regulacjami branżowymi

W zależności od branży, w której działa firma, istnieją różne wymagania regulacyjne i compliance, które należy spełnić. Wybór systemu ERP powinien uwzględniać zgodność z tymi regulacjami oraz możliwość łatwego dostosowania systemu do ewentualnych zmian w przepisach prawnych, ale także i biznesowych, np. w dziedzinie farmaceutyki czy logistyki.

4. Integracja z istniejącymi systemami

Wiele firm ma już istniejące systemy i aplikacje, takie jak systemy księgowe, CRM czy zarządzania produkcją. Nowy system ERP powinien być łatwo integrowalny z tymi istniejącymi, aby zapewnić płynne przepływy danych i uniknąć redundancji informacji. Firmy wdrożeniowe mają wiedzę na temat realizacji takich wdrożeń. Pamiętajmy jednak, że celem systemu ERP jest zastąpienie wielu narzędzi, których namnożenie najczęściej stanowi barierę w rozwoju firmy. Dopiero tam, gdzie to niezbędne, konieczna jest integracja.

5. Wsparcie techniczne i szkolenia

Wybór dostawcy systemu ERP powinien uwzględniać dostępność wysokiej jakości wsparcia technicznego oraz możliwość przeszkolenia personelu firmy w jego obsłudze. To kluczowe dla zapewnienia płynnego wdrożenia i efektywnego wykorzystania systemu ERP. Należy pamiętać o tym, że to właśnie osoba wdrażająca po pierwsze najlepiej zna dany system, a po drugie wie, jak wykorzystać jego zalety do naszych potrzeb (a także jak uniknąć wad, np. przygotowując specjalne rozwiązania). Dlatego kluczem do sukcesu jest znalezienie takiego partnera, któremu będziemy mogli zaufać. Należy też pamiętać, że sam partner nie wystarczy – musimy jako firma (oraz pracownicy) być otwarci i blisko współpracować – w innym przypadku sukces wdrożenia będzie bardzo niepewny.

6. Zarządzanie zmianą i zaangażowanie personelu

Wdrożenie nowego systemu ERP często wiąże się z istotnymi zmianami w sposobie pracy firmy. Zarządzanie zmianą i zaangażowanie personelu są niezbędne dla pomyślnego wdrożenia systemu ERP. Firmy powinny zapewnić odpowiednie szkolenia, komunikację i wsparcie dla pracowników w procesie zmiany.

- Realizując proces wdrożenia, kluczowe jest, aby na każdym z etapów angażować końcowych użytkowników systemu. W naszej ocenie jest to kluczowy parametr, aby uniknąć z jednej strony zbyt dużego usztywnienia i przeregulowania procesów biznesowych, z drugiej ustandaryzowania procesów, z trzeciej wykonania wdrożenia zgodnie z dokumentacją, ale w sposób umożliwiający bieżące dostosowywanie rozwiązania do zmieniających się potrzeb biznesowych przedsiębiorstwa – komentuje ekspert.

7. Analiza kosztów i zwrot z inwestycji (ROI)

Przed podjęciem decyzji o wyborze i wdrożeniu systemu ERP firma powinna dokładnie zbadać koszty związane z jego wdrożeniem i utrzymaniem go, oraz oszacować potencjalny zwrot z inwestycji. Analiza ROI pomoże firmie ocenić opłacalność inwestycji w nowy system ERP. To szczegółowy temat, ale Sławomir Krajewski z firmy wdrożeniowej CWI zwraca uwagę na fakt, że celem zakupu i wdrożenia informatycznego systemu zarządzania powinno być osiągnięcie przez przedsiębiorstwo wymiernych korzyści biznesowych. Najpierw wyznaczamy cel (wymierny), a potem analizujemy, czy został zrealizowany.

- Proces wyboru systemu jest bardzo złożonym zagadnieniem. Teoretycznie należy porównać nasze oczekiwania z funkcjonalnością oferowaną przez dostępne systemy ERP, zestawić przewidywane koszty i zyski z jego wdrożenia, porównać otrzymany wynik z budżetem, którym dysponujemy i otrzymujemy decyzję, który system wdrożyć. W praktyce tak proste podejście może spowodować wiele nieoczywistych problemów w przyszłości – tłumaczy Krajewski.

Przeczytaj także: Kiedy ochrona zawiedzie

---------------------

Jak ograniczyć ryzyko

Izabela Rapacz, dyrektor sprzedaży w firmie Soneta

Wdrażanie systemu ERP wymaga głębokiej analizy potrzeb firmy i dostosowania rozwiązania do jej specyfiki. Nie rozwiązuje on automatycznie problemów organizacyjnych, raczej wzmacnia obecne praktyki zarówno dobre, jak i złe. Jeżeli firma funkcjonuje świetnie, podczas wdrożenia należy dostosować go do obowiązujących w niej zasad. Wybór odpowiedniego systemu zależy więc od skalowalności i elastyczności rozwiązania, ale również ewentualnych problemów proceduralnych. Jeśli firma ma klarowne potrzeby i chce dostosować system do swoich specyficznych wymagań, ważne jest wybranie takiego, który pozwoli na integrację i dostosowanie do jej potrzeb.