Przedsiębiorcy są nieśmiali. Jeśli chodzi o upominanie się o niezapłacone faktury

Płynność finansowa dla małych i średnich przedsiębiorstw to często „być albo nie być”. Im mniejsza firma, tym boleśniej odczuwa brak wpływów na konto. Podmioty z sektora MŚP zwykle nie posiadają zaplecza finansowego, co oznacza, że aby regulować zobowiązania, muszą mieć bieżący dopływ gotówki. Bez tego nie są w stanie płacić pensji pracownikom, rat kredytów i leasingu, podatków, składek ZUS czy nawet faktur swoim kontrahentom. W ten sposób firma będąca wierzycielem sama staje się dłużnikiem. Dlatego tak ważne jest, aby przedsiębiorcy reagowali, gdy partnerzy handlowi zwlekają z zapłatą i dyscyplinowali ich do zwrotu należności.

Mikrofirmy nieśmiałe w upominaniu się o zapłatę

Zaległości firm, notowane w Krajowym Rejestrze Długów, wynoszą obecnie 9,4 mld zł. Aby je odzyskać, przedsiębiorcy nie mogą czekać z założonymi rękami. Reagowanie na brak zapłaty to część prowadzenia biznesu.

Badanie Kaczmarski Inkasso pokazuje, że gdy termin podany na fakturze minął, prawie 30 proc. firm upomina się o pieniądze często, a 29 proc. czasami. Istotne jest to, że 40 proc. interweniuje zawsze, gdy kontrahent nie płaci. Najmniej aktywne w ponaglaniu są mikrofirmy – 36 proc. z nich jedynie czasami dochodzi należności.

– Przedsiębiorcy nie zawsze podejmują kroki zmierzające do odzyskania pieniędzy zamrożonych w fakturach u niesolidnych kontrahentów. Nie mają odpowiednich umiejętności, zasobów, czasu, a także obawiają się popsucia relacji z klientami. Tymczasem brak reakcji lub wybiórcze upominanie się o zapłatę przyzwyczaja klientów, że mogą lekceważyć partnera biznesowego. Oznacza to, że pieniądze raz wpłyną na konto, a innym razem nie. W takich nieprzewidywalnych warunkach trudno prowadzić działalność gospodarczą – mówi Jakub Kostecki, prezes Zarządu Kaczmarski Inkasso.

Przeczytaj także: Rekordowe spadki stawek najmu w polskich miastach

Im szybciej, tym skuteczniej

Badanie „Cierpliwość przedsiębiorców w oczekiwaniu na zapłatę” pokazuje, że dla 40 proc. firm wystarczającym powodem upomnienia się o należność jest przekroczenie terminu widniejącego na fakturze. Blisko jedna trzecia interweniuje, gdy przeprowadza transakcję na dużą kwotę. Z kolei 28 proc. respondentów mobilizuje do działania to, że dotychczasowa współpraca z klientem budziła zastrzeżenia, np. zapominał o zapłacie lub gubił faktury. Duży wpływ na dochodzenie należności ma również to, że przedsiębiorstwu zaczyna brakować pieniędzy na zapłacenie podatków i zobowiązań wobec urzędów. Co 5. firma bierze wtedy sprawy w swoje ręce i przypomina klientowi o przelewie. Niemal tyle samo, bo 19 proc., interweniuje, gdy znajdzie się pod ścianą, tzn. nie ma z czego zapłacić swoim kontrahentom za kupiony towar czy usługę. Inne powody reagowania to m.in. brak pieniędzy na zakup kolejnych produktów, wstrzymanie inwestycji czy pierwsza transakcja z nowym kontrahentem (po 19 proc. wskazań w każdym z przypadków).

– Budujące jest to, że prawie jedna piąta firm upomina się o płatność w każdym przypadku, gdy tylko minął termin podany na fakturze, niezależnie od okoliczności. Wysyłają w ten sposób sygnał, że poważnie traktują swoją pracę i nie będą finansować działalności kontrahenta. Według innego naszego badania „Przeterminowanie faktur w polskich przedsiębiorstwach”, jakie przeprowadziliśmy w 2023 roku, zatory płatnicze są barierą w prowadzeniu działalności gospodarczej aż dla 68 procent firm. Widać więc, że brak regularnego dopływu gotówki blokuje funkcjonowanie przedsiębiorstw. A im mniejszy podmiot, tym bardziej odczuwa zachwianie płynności finansowej. Budżet takich firm jest zwykle wyliczony niemal co do złotówki – wyjaśnia Jakub Kostecki.

Transport i usługi reagują błyskawicznie

45 proc. firm upomina się o zapłatę już w tydzień po terminie zapadalności. Ponad 1/4 przedsiębiorstw odczekuje dwa tygodnie i dopiero wtedy ponagla klientów. 22 proc. firm wstrzymuje się z reakcją przez miesiąc, ale 7 proc. podmiotów zwleka ponad miesiąc. Najszybciej u kontrahentów monitują przedsiębiorstwa z sektora transportowego i usługowego. Największą powściągliwość zachowują firmy przemysłowe.

Zanim dojdzie do przekroczenia terminów na fakturach wystawionych klientom i konieczna będzie windykacja polubowna, przedsiębiorcy mogą zdecydować się na monitoring płatności, który daje kontrolę nad terminowością spłat. Polega on na pilotowaniu przez firmę windykacyjną konkretnych faktur i przypominaniu kontrahentom, że zbliża się czas płatności. Poprawia spływ należności, a także zapewnia weryfikację poprawności wystawionych faktur.

Gdy jednak klienci ociągają się z zapłatą, przedsiębiorcy mogą zdecydować się na windykację polubowną. Skupia się ona na dialogu pomiędzy dłużnikiem a wierzycielem, którego efektem jest wynegocjowanie rozwiązania zaakceptowanego przez obie strony. Przykładowo – spłaty zaległości w ratach. Do windykacji można skierować jedną fakturę lub cały ich portfel.

Badanie „Cierpliwość przedsiębiorców w oczekiwaniu na zapłatę”, zostało zrealizowane przez IMAS International na zlecenie firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso w styczniu 2024 r. metodą CAWI na reprezentatywnej grupie 509 przedsiębiorców wystawiających faktury z odroczonym terminem płatności.

Ważne: Dłuższe życie, niższe emerytury - ZUS ujawnia nowe prognozy