Firmowe rewolucje

Znasz bajkę o żółwiu i zającu, którzy wystartowali w wyścigu? Zając przegrał, bo – jako z natury szybszy – czuł się zbyt pewnie. Żółw wygrał, bo był konsekwentny. Jak to się ma do zarządzania projektami i efektywności twojej firmy? Cóż, dziś trzeba być wytrwałym jak żółw, i szybkim jak zając.

Lekarstwo na terminy

„Szefie, mamy problem. Nie wyrobimy się z harmonogramem, bo dział IT nie postawił nam systemu”. Znacie te słowa? Jeśli tak, to znaczy, że firma ma problem z realizacją projektów. A dziś projektem nazwać można wszystko –  począwszy od budowy nowej fabryki przez tworzenie oferty, a skończywszy na zrobieniu strony internetowej. Sprawne firmy w XXI w. działają wielokanałowo, w różnych aspektach. Stąd hierarchiczne zarządzanie stało się archaiczne.

Czym więc jest to całe „zarządzanie projektami?”. W przypadku warsztatu projektem będzie naprawa każdego samochodu. Najpierw jest kontakt z klientem, potem ocena koniecznych napraw, potem znów kontakt z klientem, kwestia zamówienia części, realizacji naprawy, a na koniec przekazania kluczy. Kto za co opowiada? Jak należy wykonać konkretne czynności? Najczęściej idzie się na żywioł, ale często taki projekt można zoptymalizować, traktując go jako proces. Tak samo można podejść do np. budowy nowego magazynu, dokupienia wyposażenia do salonu lub zmiany oprogramowania na komputerach w firmie, a nawet do… wydania kolejnego numeru „My Company Polska”! 

Jeszcze kilka lat temu nie do pomyślenia było szybkie realizowanie projektów przez administrację rządową. Teraz to się zmieniło. – Pandemia wymusiła na rządach szybkie, projektowe podejście. Skoro z takiego rozwiązania korzysta nawet administracja, to dlaczego firmy nie miałyby po nie sięgnąć? – zastanawia się Marcin Opas, dyrektor generalny IPMA, czyli polskiego oddziału International Project Management Association zrzeszającego menedżerów projektów na całym świecie.

I nie chodzi tu o wielką rewolucję, ale o wdrożenie tych najbardziej efektywnych rozwiązań. Wykorzystanie struktury macierzowej w organizacji jest nie tylko lepszą odpowiedzią na nowe wyzwania, ale także lekarstwem na ciągle przekraczane harmonogramy. Bo jest przejrzysta i dużo łatwiej jest nadzorować punkt, na którym znajduje się projekt. Pod warunkiem, że nie popełnia się błędów. – Od projektów nie ma odwrotu – podkreśla Marcin Opas. – Najpierw musimy zastanowić się, co chcemy zrobić, jaki mamy budżet i jaki czas. A potem zdecydować, jak to zrobić najlepiej. 

Metodologia? Bądź elastyczny

Pierwsza rada – nie ściągaj „gotowców” z internetu. Niby oczywiste, ale wielu menedżerów szuka w internecie gotowej metodologii zarządzania projektami i bezmyślnie stara się ją wdrożyć u siebie w firmie. To błąd.Szansa, że w takiej sytuacji uda się osiągnąć zakładane cele, jest znikoma. Bo wszystkie decyzje o organizacji firmy powinny być dopasowane do jej celów i zasobów. Wiele firm nie potrzebuje wdrażania żadnej konkretnej metodologii, bo skoro wszystko działa u nich jak należy, to nie ma sensu robić rewolucji.

Zanim podejmiesz jakąkolwiek decyzję, zrób wewnętrzny audyt w firmie. Porozmawiaj z pracownikami, co jest dla nich największym problemem. Czy procedury odpowiadają rzeczywistości. Zastanów się, w jakim kierunku zmierzacie. I dopiero wtedy zastanów się, czy potrzebujesz wdrażać rozwiązania, które nie tylko wymagają wewnętrznej rewolucji, ale także często sporych wydatków. 

Eksperci zwracają uwagę, że w niektórych wypadkach zamiast tworzenia systemów zarządzania projektami, wystarczy wdrożyć efektywne zarządzanie procesami operacyjnymi. To dobra propozycja dla firm, które rozwijają się w sposób powtarzalny. Zarządzanie projektami nie jest lekiem na wszystko. Nie ma w praktyce firmy, w której zarządzanie projektami, by się nie przydało, ale czasem są po prostu lepsze sposoby na osiągnięcie efektywności biznesowej.

Gdzie znajduje się granica? Weźmy firmę produkującą żywność, która chciałaby wejść na zagraniczny rynek. Czy ona potrzebuje do tego zarządzania projektami? Jeśli miałaby to być jednorazowa operacja, to lepszym rozwiązaniem wydaje się zatrudnienie menedżera z odpowiednimi kompetencjami. Jeśli jednak będziemy rozwijali się na kolejne rynki, ale do których musimy się w sposób unikalny dopasować, wtedy powinno się...