Zebrania. Skrócić czy wyrzucić?

Najpierw cały zespół czeka na spóźnialskich, większość pracowników ma wyłączoną kamerę bo: „bałagan w domu”, „słaby internet”, „fryzjerzy nieczynni”. Potem zaczyna się seans spirytystyczny – nawoływania: „Zenek, przestaliśmy cię słyszeć”. „Kasia, jesteś z nami?”. Kiedy wydaje się, że wszyscy już są i wszystkim wszystko działa, prowadzący zaczyna omawiać pierwszą lepszą sprawę, która właśnie przyszła mu do głowy („jak już razem jesteśmy, to podzielę się refleksją”) i zanim się zorientuje, mija pół godziny. Potem omawiane są materiały, których jak się okazuje nikt nie przeczytał. Jedni w pośpiechu skanują je wzrokiem, inni przygotowują obiad albo piszą e-maile. Gdy „już naprawdę musimy kończyć”, czyli dużo później niż to było planowane, okazuje się, że poruszono pół tematu z dziesięciu ważnych, a i tak co do tego pół nie ma zgody. Pada hasło: „Przemyślmy to sobie jeszcze, a na następnym zebraniu zdecydujemy” i wszyscy się wylogowują.

Taki przebieg zebrań online nie należy do rzadkości. Wprawdzie te w realu też były mało efektywne, ale jak twierdzi Kaja Prystupa-Rządca, trenerka biznesu i wykładowczyni na Akademii Leona Koźmińskiego, zebrania wirtualne są dużo częstsze, dłuższe, bardziej męczące i mniej z nich wynika. 

– Podczas pierwszego lockdownu zadzwonił do mnie załamany klient, bo obliczył, że 32 godziny z 40-godzinnego tygodnia pracy spędził na spotkaniach online. Stwierdził, że dłużej tego nie wytrzyma – wspomina. Może więc jak radził Jason Fried, współzałożyciel firmy Basecamp, w wygłoszonym dziesięć lat temu na konferencji TED wykładzie „Dlaczego praca nie zdarza się w pracy” najlepsze, co można zrobić z zebraniami, to ich nie organizować? To rozwiązanie kusi prostotą, prawda? Tyle że dziś w pandemii podejście Frieda do pracy zdalnej można uznać za ciut zbyt entuzjastyczne. A przede wszystkim Fried nie przewidział pandemii i lockdownu. Nie wiedział, że zaczniemy pracować z dzieciakami na głowie i tęsknić za społecznymi kontaktami. Dzisiaj więc całkowita rezygnacja z zebrań mogłaby być strzałem w kolano. Zresztą jak pokazuje badanie „Rok nowej normalności” przeprowadzone przez serwis Pracuj.pl 62 proc. jego użytkowników ma do zawodowych spotkań online stosunek pozytywny. 53 proc. przyznaje jednak, że są one mniej efektywną formą pracy zespołowej niż spotkania na żywo. Jak więc to wszystko pogodzić? Jak podtrzymać relacje i podnieść dobrostan pracowników i jednocześnie zarządzać firmą efektywnie? Oto zasady, które mogą ci w tym pomóc.

1. Zastanów się czy na pewno musisz je organizować

Wiele zebrań nigdy nie powinno się odbyć. Według Ala Pittampalli, autora książki „Biurowa rewolucja, czyli sztuka organizowania efektywnych zebrań”, jednym z popularniejszych wśród zbędnych jest 

„zebranie organizowane dla wygody”. „Ludzie zwołują zebrania, ponieważ trudno jest im ująć na piśmie to wszystko, co chcą powiedzieć” – pisze Pittampalli. Zbierać grupę ludzi na godzinę po to, by słuchali jak staramy się zebrać myśli? To jednak trochę słabe. Zresztą lepiej odpuścić sobie wszystkie spotkania, które nie mają konkretnego celu, w których nie wymagamy od uczestników aktywnego udziału i które nie prowadzą do podjęcia jakiejś decyzji. Jeśli np. chcemy przedstawić wyniki finansowe firmy, to możemy rozesłać je e-mailem. Jeśli jednak są złe i chcemy znaleźć rozwiązanie wspólnie z pracownikami, to dobrze jest się z nimi spotkać. Wyniki są świetne? Może warto zorganizować 15-minutowe spotkanie tylko po to, żeby wspólnie to uczcić i docenić pracowników? Publiczna pochwała jest szalenie wzmacniająca (ale nie musimy już czytać chórem kolejnych wierszy w tabelce).

Nie ma natomiast większego sensu robić zebrania online, które dotyczy spraw zawodowych, po to by podtrzymać relacje. Nawet teraz w pandemii. O wiele lepiej raz na tydzień zrobić godzinne spotkanie towarzyskie albo codziennie rano spotkać się przed ekranami na 15 min, by wypić kawę i na luzie wymienić myśli – trochę tak jak wcześniej w firmowej kuchni.

– Dodatkowo dobry menedżer powinien często rozmawiać indywidualnie z pracownikami, chociażby przez telefon...