Zagraniczne biuro na godziny

To może być niezła alternatywa dla pracy w hotelu czy kawiarni, przysług znajomych czy wynajęcia na jakiś czas mieszkania albo biura. Przestrzenie coworkingowe to zresztą hit ostatnich lat. Korzystają z nich przede wszystkim mali przedsiębiorcy – zwłaszcza właściciele startupów czy freelancerzy – jednak coraz częściej swoje zespoły projektowe lokują w nich także duże korporacje. 

W skrócie: przestrzeń coworkingowa to dziesiątki znajdujących się w niej stanowisk pracy do wynajęcia, wraz z miejscami wspólnymi (jak kuchnie a nieraz także strefa relaksu i wyciszenia). Wynająć można pojedyncze miejsce przy biurku, jak i prywatne biuro dla dwóch do kilkudziesięciu osób czy salę konferencyjną. W standardzie jest też często dostęp do infrastruktury informatycznej, telefonów, kawy, herbaty. 

Podstawowa różnica między coworkingiem a typowym biurem to elastyczność umowy najmu. Można wynająć daną przestrzeń na miesiąc, tydzień czy nawet na godzinę. – Elastyczność, komfort czy możliwości networkingowe oferowane w wielu przestrzeniach coworkingowych czynią je idealnymi biurami dla przedsiębiorców i firm wchodzących na nowy rynek lub do nowego kraju – zapewnia Dan Zakai, prezes i współzałożyciel międzynarodowej sieci coworkingowej Mindspace posiadającej swoje przestrzenie w Niemczech (Berlin, Hamburg, Monachium), Izraelu (Tel Awiw i Herzliya) i w Londynie. 

Weźmy choćby łatwy dostęp do sal konferencyjnych. Wynajmują je m.in. hotele, ale w nich zapłacimy dość słono. Np. w San Francisco koszt wynajmu niewielkiej sali konferencyjnej w hotelu to co najmniej 150 dol. za godzinę. W ramach coworkingu może to być tylko 20 dol., a czasem dostaniemy ją za darmo, jeśli wykupimy odpowiedni pakiet.  

W sieci lepiej?

Bo oferta biur coworkingowych potrafi się mocno od siebie różnić. Chodzi o wielkość dostępnych pomieszczeń, ceny, warunki umowy (np. liczba godzin do wykorzystania czy możliwość pracy w weekendy), wyposażenie, techniczny standard budynku, udogodnienia (np. stołówka) czy, co bardzo ważne, usługi dodatkowe, jak sprzątanie, obsługa recepcyjna, darmowy internet, dostęp do sal konferencyjnych. – Potencjalny klient powinien dokładnie sprawdzić takie szczegóły, najlepiej oczywiście na miejscu, oceniając samemu dane biuro – zaleca Weronika Meńczyk, menedżer biura coworkingowego COlorful WORK. 

Np. Mindspace oferuje członkostwo all inclusive, podczas gdy inni często wymagają dodatkowej opłaty za dostęp do internetu, drukarki, kawy, herbaty, a czasem w abonamencie jest wszystko poza salą konferencyjną. Poza standardową ofertą, w wielu biurach członkowie społeczności coworkingowej mogą też uczestniczyć w skrojonych pod ich potrzeby eventach itd. 

O tym, jak bardzo potrafią się różnić od siebie ceny i oferowane za nie usługi, świadczy choćby to, że w jednym z biur coworkingowych w Nowym Jorku za 100 dol. możemy przez cały dzień korzystać z krzesła i biurka, mieć nielimitowany dostęp do kawy, rabat w kantynie i darmową wejściówkę do centrum fitness, a w innym za 80 dol. dostaniemy jedynie krzesło, biurko i internet.

Czasami sposobem na ograniczenie kosztów wynajmu coworkingu za granicą może być skorzystanie z oferty międzynarodowej sieci. – Przedsiębiorcy należący do naszej społeczności i posiadający aktywne członkostwo w Warszawie, będą mogli bez dodatkowych kosztów korzystać z dowolnych powierzchni coworkingowych, które posiadamy w pozostałych krajach – zapewnia Dan Zakai, którego firma jesienią uruchamia swoją pierwszą polską przestrzeń w stołecznej Hali Koszyki.

W naszym kraju dynamicznie rozwija się sieć  Business Link, która w najbliższych latach uruchomi dodatkowo 12 miejsc coworkingowych w Europie Środkowo-Wschodniej. Również tu, wykupiwszy wejściówkę do któregokolwiek jej biura, można  skorzystać z powierzchni w każdym innym, które otworzyła. 

Networking

Praca w towarzystwie dziesiątków ludzi z innych firm u części korzystających z coworkingu budzi obawy, że konkurencja może podsłuchać ich rozmowy, podejrzeć plany. To dlatego niektórzy wybierają dla siebie miejsce na uboczu, z monitorem skierowanym do ściany lub okna, chcąc mieć maksimum prywatności.  Ale w takich biurach nie ma to większego sensu, bo coworking to także idea współpracy. Stawia sobie za cel skłonienie różnych osób do kontaktów, stwarza możliwości korzystania z usług innych firm na zasadzie transakcji wiązanej. – Z czasem, gdy przybywa klientów i branż, takie miejsce staje się wręcz centrum biznesu, co dobrze obrazują przestrzenie coworkingowe w USA czy Europie Zachodniej – tłumaczy Weronika Meńczyk. 

Podkreśla też, że osoby poszukujące miejsca do pracy poza granicami Polski, np. w USA, nie muszą się martwić o dostępność ciekawej oferty nawet na jeden dzień. – To tam coworking się narodził, dojrzewa i ciągle się rozwija. Miejsc do pracy na stałe czy na godziny jest wiele. Dzięki temu konkurencja jest duża i korzysta na tym klient, który ma do wyboru naprawdę szeroki wachlarz ofert i cen – mówi Meńczyk. – Przestrzenie są żywe, gwarne, nowoczesne i pełne różnych osobowości. Dzięki pracy w takich miejscach, możemy stać się członkiem ogromnej społeczności, w skład której często wchodzą duże firmy, jak np. Spotify, BuzzFeed czy Dell.

Dla przedsiębiorcy, który dopiero zaczyna ekspansję zagraniczną, może się to okazać bardzo pomocne. Zwłaszcza że właściciele przestrzeni coworkingowych zazwyczaj wspierają swoich klientów w uprawianiu networkingu, organizując dla nich spotkania, szkolenia czy przeróżne warsztaty.  

Dlatego wyjazd za granicę może, dzięki dodatkowym funkcjom coworkingów, zaowocować znacznie większą liczbą kontaktów biznesowych i okazji, niż się spodziewaliśmy. Tego na pewno nie da przesiadywanie w kawiarni, nie wspominając już o pracy w odizolowanym od innych mieszkaniu. 

Państwowe coworki dla polskich firm za granicą

Ostatni rok przyniósł zmiany w Polskiej Agencji Informacji i Inwestycji Zagranicznych (PAIiIZ), która zmieniła nazwę na Polską Agencję Inwestycji i Handlu (PAIH) i postawiła sobie za cel nie tylko przyciąganie zagranicznych inwestorów do Polski, ale również promocję rodzimych firm poza krajem. Przedsiębiorcy mogą wziąć udział w misjach rozpoznawczych do różnych państw, a także skorzystać z powierzchni targowej wynajętej przez PAIH podczas wystaw lub pomocy w organizacji warsztatów czy spotkań biznesowych. Co więcej, uruchamiane w kolejnych krajach Zagraniczne Biura Handlowe oferują, oprócz bazy kontaktów i raportów o lokalnych rynkach, także przestrzenie coworkingowe. PAIH deklaruje np.,  że w oddziale Agencji  w Dolinie Krzemowej polski przedsiębiorca, który wchodzi na tamtejszy rynek, może z jej coworkingowego biura korzystać przez trzy miesiące. 

Rezerwacja i wynajem

Chcąc wynająć biuro coworkingowe, najprościej zarezerwować przestrzeń jeszcze przed przyjazdem. Nie powinno być z tym problemu, z wyjątkiem  najbardziej poszukiwanych lokalizacji, jak A/D/O w Nowym Jorku czy Soho Works Shoreditch w Londynie. Przy największym obłożeniu na swoje miejsce trzeba tam czekać nawet kilka miesięcy. 

– Popularność zyskują rezerwacje online, a osoby należące już do społeczności danego coworkingu mogą praktycznie wszystko załatwiać za pośrednictwem strony www lub specjalnych aplikacji – zauważa Jacek Aleksandrowicz, wiceprezes Business Link. 

Samo wynajęcie biura jest jedynie formalnością. Potrzebne są podstawowe informacje o zainteresowanej firmie i jej właścicielu. Bardziej skomplikowana jest rejestracja jej siedziby  i na miejsce lepiej przyjechać przygotowanym, sprawdziwszy wcześniej przepisy obowiązujące  w danym kraju. 

Firmy oferujące powierzchnie coworkingowe ułatwiają wynajem miejsc do pracy, szczególnie na okres krótkoterminowy. Wystarczy, by zainteresowana osoba pojawiła się w dogodnej dla siebie lokalizacji i wybrała odpowiadający jej sposób pracy, a mianowicie, czy woli tzw. hot deski, czyli gorące biurka, biurka dedykowane  czy zamknięte biuro – dodaje Aleksandrowicz.