Pracodawcy będą mieć kolejny obowiązek. Lepiej przygotować się już teraz

Raportowanie płac według płci – kluczowe wyzwanie dla HR

Nowe regulacje, które wejdą w życie w czerwcu 2026 roku, zmuszają firmy do sporządzania szczegółowych raportów na temat różnic w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn. Obowiązek ten będzie zależał od liczby zatrudnionych. Firmy z ponad 250 pracownikami będą raportować co roku, natomiast mniejsze – co trzy lata. Prace nad raportowaniem trzeba jednak zacząć dużo wcześniej, bo pierwszy dokument złożony w 2027 roku obejmie dane już od stycznia 2026 roku.

Jak wynika z analiz Grupy Progres, dyrektywa uderzy przede wszystkim w sektory takie jak przetwórstwo przemysłowe, opieka zdrowotna, administracja publiczna, handel czy transport. Obecnie mamy w Polsce 31 tys. firm zatrudniających ponad 50 osób w tych branżach.

Marcin Mika, Director Growth & Client Success w ADP Polska, podkreśla dla bizblog, że wiele firm już teraz zaczyna interesować się tym tematem. – Kolejny krok to przełożenie teorii na praktykę – stworzenie planu działania, by wiedzieć, co i jak zliczać – mówi ekspert.

Restrukturyzacja stanowisk i wynagrodzeń

Przygotowania do raportowania luki płacowej mogą wywołać przewrót w strukturach wielu organizacji. Obecne nazwy stanowisk, takie jak „pracownik obsługi klienta” czy „pracownik call center”, obejmują zbyt szerokie zakresy obowiązków. Firmy będą musiały dokładnie przeanalizować, czy wynagrodzenia na tych stanowiskach są adekwatne do poziomu kompetencji.

– Często w jednej organizacji pod jednym stanowiskiem kryją się zarówno osoby wykonujące proste zadania, jak i specjaliści od złożonych procesów – tłumaczy Mika. W efekcie konieczne może być wprowadzenie nowych stanowisk, co przełoży się na potrzebę dokładniejszego określenia obowiązków i wynagrodzenia. Ekspert wskazuje, że może powstać nowa rola w firmach – audytor struktury stanowisk – który będzie nadzorował zgodność wynagrodzeń z nowymi regulacjami.

Budżet na zmiany – unikanie finansowych pułapek

Koszt zmian może być znaczący, zwłaszcza jeśli różnice płacowe okażą się nieuzasadnione. Przeprowadzenie audytu struktury stanowisk i uporządkowanie wynagrodzeń to proces czasochłonny i kosztowny. Firmy, które podejdą do tego zbyt późno, mogą napotkać nieprzewidziane wydatki. 

Niektórzy pracodawcy mogą w odpowiedzi na regulacje zmienić system wynagrodzeń, dzieląc pensję na podstawę i premie za osiągnięcie określonych celów. Jednak taki system musi być dobrze przemyślany, by nie doprowadzić do niezadowolenia pracowników i ich odejść.

Każdy się dowie, ile zarabiasz

Co więcej, pracownicy będą mieli prawo do szczegółowych informacji o wynagrodzeniach na równorzędnych stanowiskach, a także do uzyskania odszkodowania w przypadku dyskryminacji płacowej. W sektorach takich jak przetwórstwo przemysłowe czy budownictwo, problem segmentacji płciowej bywa szczególnie widoczny. Według danych GUS w marcu 2024 r. przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto kobiet stanowiło 96,6% średniej krajowej, podczas gdy u mężczyzn było to 103,3%.

Nowe technologie w służbie sprawozdawczości

Dyrektywa stawia też pytanie o dostosowanie systemów kadrowo-płacowych do nowych wymogów. Klienci już pytają dostawców usług HR o narzędzia ułatwiające zliczanie danych i generowanie raportów. Bez odpowiednich rozwiązań technologicznych prowadzenie dokładnych raportów będzie niezwykle trudne.

Brak przepisów krajowych – przeszkoda czy szansa?

Obecnie brakuje jeszcze polskich regulacji wdrażających dyrektywę, co utrudnia planowanie konkretnych działań. Państwa członkowskie miały czas na implementację przepisów do listopada 2024 roku, ale w Polsce termin obowiązywania nowych regulacji wyznaczono na styczeń 2027 roku.

Dyrektywa nie narzuca jednolitej płacy minimalnej, lecz zobowiązuje kraje do jej dostosowania do kosztów życia i poziomu wynagrodzeń. W Polsce planowane jest, by płaca minimalna wynosiła 55% przeciętnego wynagrodzenia, co ma zapewnić pracownikom godne życie.