Plan ratunkowy w 5. krokach. Ekspert radzi jak zapanować nad finansowym chaosem i uratować firmę

Firma może mieć sprzedaż, klientów i pełen portfel zamówień, a mimo to znaleźć się w sytuacji, w której na koncie zaczyna brakować pieniędzy na najbardziej podstawowe zobowiązania - wynagrodzenia, ZUS, podatki czy płatności dla dostawców. Z perspektywy praktyki restrukturyzacyjnej jest to jeden z najbardziej krytycznych momentów w życiu firmy. Kryzys płynności nie oznacza jeszcze niewypłacalności, ale bardzo szybko może się w nią przekształcić, jeśli przedsiębiorstwo nie przejmie natychmiast kontroli nad wydatkami, przepływami gotówki i relacjami z wierzycielami.

Problemy z płynnością finansową są znacznie bardziej powszechne niż wielu przedsiębiorców chciałoby przyznać. Wbrew pozorom nie dotyczą wyłącznie firm, które tracą klientów lub znajdują się w głębokim kryzysie operacyjnym. Bardzo często pojawiają się również w przedsiębiorstwach rozwijających się, które zwiększają skalę działalności, finansują wzrost z własnych środków i zaczynają odczuwać napięcia w kapitale obrotowym. 

- Z doświadczenia doradców restrukturyzacyjnych wynika jednak bardzo wyraźna prawidłowość. O przyszłości przedsiębiorstwa nie decyduje sama obecność problemów finansowych, lecz sposób i tempo reakcji zarządu. W wielu przypadkach firmy trafiają do formalnej restrukturyzacji nie dlatego, że ich model biznesowy był nie do uratowania, lecz dlatego, że decyzje naprawcze zostały podjęte zbyt późno - mówi Mateusz Haśkiewicz, radca prawny i kwalifikowany doradca restrukturyzacyjny.

Pierwsze kilkadziesiąt godzin od momentu uświadomienia sobie problemu z płynnością to często najważniejszy moment zarządzania kryzysowego. 

- W tym czasie przedsiębiorca musi uporządkować finanse firmy, zatrzymać niekontrolowany odpływ gotówki i odzyskać przynajmniej częściową kontrolę nad sytuacją. Te działania nie rozwiązują jeszcze strukturalnych problemów przedsiębiorstwa, ale dają najcenniejszy zasób w kryzysie finansowym - czas - dodaje ekspert.

Krok pierwszy. Zamrożenie wycieków gotówki

Pierwszą zasadą zarządzania kryzysowego w firmie jest zatrzymanie odpływu pieniędzy. Wiele przedsiębiorstw wchodzących w kryzys płynności funkcjonuje jeszcze przez pewien czas w trybie operacyjnym typowym dla stabilnego biznesu. Płatności wychodzą automatycznie, kolejne faktury są regulowane zgodnie z harmonogramem, a subskrypcje i opłaty cykliczne obciążają konto bez większej refleksji.

- W sytuacji braku płynności takie podejście jest bardzo niebezpieczne. Każda niekontrolowana płatność może skrócić czas, jaki firma ma na opanowanie sytuacji. Dlatego pierwszym działaniem powinien być bardzo dokładny przegląd wszystkich zaplanowanych przelewów w perspektywie najbliższych dni i tygodni. W praktyce oznacza to otwarcie harmonogramu płatności i zadanie sobie przy każdej pozycji jednego pytania: czy ta płatność jest niezbędna do funkcjonowania firmy w najbliższym czasie? W wielu przypadkach okazuje się, że część wydatków można bezpiecznie przesunąć o kilka tygodni, nie narażając działalności operacyjnej - ostrzega prezes zarządu Haśkiewicz Dyła Restrukturyzacje Upadłości.

Jednocześnie warto zablokować automatyczne obciążenia konta bankowego. Leasingi, subskrypcje oprogramowania, opłaty za usługi czy odnowienia licencji często realizowane są bez bieżącej kontroli zarządu. 

- W stabilnym biznesie jest to wygodne rozwiązanie. W kryzysie płynności może prowadzić do sytuacji, w której pieniądze opuszczają konto firmy w sposób całkowicie niekontrolowany. W wielu przedsiębiorstwach w tym momencie wprowadza się tymczasową zasadę pełnej autoryzacji wydatków. Każda płatność powyżej określonej kwoty wymaga osobistej zgody właściciela lub członka zarządu. Choć może to wyglądać jak nadmierny mikromanagement, w rzeczywistości jest to jeden z najskuteczniejszych sposobów odzyskania kontroli nad przepływami finansowymi - rekomenduje ekspert.

Mateusz Haśkiewicz, radca prawny i kwalifikowany doradca restrukturyzacyjny.

Krok drugi. Natychmiastowa inwentaryzacja sytuacji finansowej

Drugim krokiem jest stworzenie aktualnego obrazu sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. W wielu firmach zarządy funkcjonują w oparciu o ogólny obraz finansów, który w normalnych warunkach jest wystarczający do prowadzenia działalności. W kryzysie płynności takie przybliżenia przestają jednak wystarczać.

- Firma musi wiedzieć dokładnie, ile gotówki posiada w danym momencie. Oznacza to sprawdzenie wszystkich rachunków bankowych, również tych używanych sporadycznie, a także środków znajdujących się na kontach walutowych, oszczędnościowych czy w kasie przedsiębiorstwa. W wielu przypadkach przedsiębiorcy dopiero w tym momencie odkrywają, że część środków jest rozproszona w różnych miejscach - mówi Mateusz Haśkiewicz, twórca kanału YouTube "Biznes w kryzysie".

Kolejnym elementem jest szybkie przygotowanie prognozy przepływów finansowych na najbliższe tygodnie. 

- Prognoza ta powinna być maksymalnie realistyczna. Po stronie wpływów należy uwzględniać wyłącznie te płatności, których termin i prawdopodobieństwo realizacji są niemal pewne. Na tej podstawie można ustalić realny horyzont finansowy przedsiębiorstwa, czyli liczbę dni, przez które firma jest w stanie funkcjonować przy obecnym poziomie gotówki. Z perspektywy restrukturyzacji to jedna z najważniejszych informacji, ponieważ pokazuje, ile czasu pozostało na podjęcie działań naprawczych - dodaje Mateusz Haśkiewicz.

Krok trzeci. Proaktywna komunikacja z wierzycielami

Jednym z najczęstszych błędów przedsiębiorców w sytuacji kryzysu płynności jest unikanie rozmów z wierzycielami. Przypomnijmy, że w procesie restrukturyzacji wierzycielami wobec pracodawcy stają się także pracownicy, którym nie wypłacono pensji. Właściciele firm często liczą, że sytuacja poprawi się sama lub że uda się przesunąć problem o kilka tygodni bez konieczności tłumaczenia się partnerom biznesowym. Z doświadczenia restrukturyzacyjnego wynika jednak, że taka strategia niemal zawsze prowadzi do pogorszenia sytuacji. Brak komunikacji bardzo szybko podważa zaufanie kontrahentów, a opóźnienia w płatnościach zaczynają być interpretowane jako sygnał poważnych problemów finansowych.

- Znacznie lepszym rozwiązaniem jest proaktywna rozmowa z kluczowymi wierzycielami. Banki, instytucje finansowe czy strategiczni dostawcy znacznie częściej są skłonni negocjować z przedsiębiorcą, który otwarcie komunikuje trudności i przedstawia plan wyjścia z sytuacji. W praktyce takie rozmowy mogą prowadzić do wielu rozwiązań. Możliwe jest wydłużenie terminów płatności, wprowadzenie karencji w spłacie kredytu, zmiana harmonogramu rat czy rozłożenie zaległości na raty. Dla wierzyciela często bardziej racjonalne jest umożliwienie firmie przetrwania trudnego okresu niż eskalowanie konfliktu, który może zakończyć się niewypłacalnością dłużnika - podpowiada ekspert restrukturyzacyjny.

Krok czwarty. Intensywne odzyskiwanie gotówki

Równolegle do zarządzania zobowiązaniami przedsiębiorstwo powinno skoncentrować się na zwiększeniu wpływów finansowych. W kryzysie płynności oznacza to często działania, które w normalnych warunkach biznesowych byłyby uznane za nieoptymalne. W wielu firmach pierwszym krokiem jest intensywne odzyskiwanie należności od klientów. Obejmuje to nie tylko faktury przeterminowane, lecz także te, których termin płatności jeszcze nie upłynął. W niektórych przypadkach przedsiębiorcy decydują się na oferowanie rabatów za natychmiastową płatność, uznając, że szybki wpływ gotówki jest w danym momencie ważniejszy niż pełna marża.

- Podobną logikę stosuje się przy zarządzaniu zapasami magazynowymi. Produkty zalegające w magazynie są w istocie zamrożonym kapitałem. W sytuacji napięć finansowych ich sprzedaż, nawet po niższej cenie, może pomóc w odzyskaniu płynności. Część przedsiębiorstw korzysta również z narzędzi takich jak faktoring, który pozwala zamienić należności handlowe na natychmiastową gotówkę. Choć wiąże się to z kosztem finansowym, w wielu przypadkach może być skutecznym sposobem na szybkie poprawienie sytuacji płynnościowej - poleca radca prawny.

Krok piąty. Wprowadzenie trybu zarządzania kryzysowego

Kryzys płynności to nie tylko problem finansowy, ale również wyzwanie organizacyjne. W wielu przedsiębiorstwach decyzje dotyczące płatności są podejmowane przez różne osoby i różne działy, co w sytuacji napięć finansowych może prowadzić do chaosu. Dlatego jednym z najważniejszych elementów zarządzania kryzysowego jest centralizacja decyzji finansowych. 

- Jedna osoba, najczęściej właściciel lub członek zarządu, powinna mieć pełną kontrolę nad wszystkimi płatnościami wychodzącymi z firmy. Dzięki temu możliwe jest utrzymanie spójnej strategii finansowej i uniknięcie sytuacji, w której różne działy podejmują sprzeczne decyzje - radzi Mateusz Haśkiewicz.

W wielu przedsiębiorstwach wprowadza się również codzienny rytm zarządzania kryzysowego. Obejmuje on regularny przegląd stanu konta, aktualizację prognozy przepływów finansowych oraz krótkie spotkania zespołu odpowiedzialnego za kluczowe decyzje - wylicza ekspert. Takie rozwiązania są standardem w formalnych procesach restrukturyzacyjnych. Paradoksalnie wiele firm mogłoby uniknąć konieczności wchodzenia w restrukturyzację, gdyby podobną dyscyplinę finansową wprowadziło wcześniej.

Najcenniejszą walutą w kryzysie jest czas

Kryzys płynności finansowej nie musi oznaczać końca przedsiębiorstwa. W wielu przypadkach jest to jedynie moment napięcia, który można opanować dzięki szybkiej reakcji i zdecydowanym działaniom. Najważniejsze jest jednak tempo podejmowania decyzji. Każdy dzień zwłoki ogranicza liczbę dostępnych opcji. Pogarszają się relacje z wierzycielami, rośnie presja finansowa, a możliwości przeprowadzenia skutecznej restrukturyzacji stają się coraz mniejsze. Dlatego w momencie finansowego chaosu kluczowa jest gotowość do natychmiastowego działania. Szybkie uporządkowanie przepływów finansowych i odzyskanie kontroli nad gotówką w firmie bardzo często decyduje o tym, czy przedsiębiorstwo przejdzie przez kryzys wzmocnione, czy będzie zmuszone do wejścia w formalną restrukturyzację.