Jakich dokumentów potrzebujesz do uruchomienia sklepu internetowego? Poradnik

Coraz powszechniejszy dostęp do Internetu oraz stale zwiększająca się liczba użytkowników sieci WWW sprawia, że część przedsiębiorców zajmujących się handlem detalicznym decyduje się – poza prowadzeniem sklepu stacjonarnego – także na sprzedaż w Internecie. Potencjalnych klientów zachęca natomiast perspektywa dokonania zakupów bez wychodzenia z domu.

Ponieważ założenie sklepu internetowego nie jest szczególnie skomplikowane, często nowi przedsiębiorcy decydują się na prowadzenie swojej działalności wyłącznie za pośrednictwem sieci. Dzięki stale rozwijającemu się systemowi e-commerce każdy samodzielnie bądź też z niewielką pomocą informatyka, ma możliwość rozpoczęcia swojej przygody ze sprzedażą internetową.

Dzisiejszy wpis jest dla tych, którzy chcą się dowiedzieć, jakie dokumenty są konieczne po stronie założyciela sklepu internetowego, aby mógł on funkcjonować zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Co biorą pod uwagę e-konsumenci przy wyborze sklepu?

REGULAMIN 

W pierwszej kolejności należy mieć na uwadze, iż sklep internetowy musi posiadać regulamin. Jest on jednym z istotniejszych dokumentów wśród całej listy tych niezbędnych. Rozpoczęcie zakupów w sklepie internetowym nie może odbyć się bowiem bez jego akceptacji przez użytkownika. 

Regulamin powinien w swej treści zawierać:

● zasady dokonywania zakupów, 

● kwestie dostawy zakupionych towarów do klienta, 

● zasady dotyczące odstąpienia od umowy, zwrotów i reklamacji,

● informacje o produktach występujących w sklepie, 

● zasady prowadzenia konta w serwisie,

● opis procedury składania zamówień i płatności. 

W tym miejscu należy przestrzec przed kopiowaniem regulaminów ze stron internetowych i korzystaniem z wzorów z niesprawdzonych źródeł. Sprzedawca bowiem może narazić się na koszty związane z wystąpieniem w regulaminie klauzuli naruszającej zbiorowe interesy konsumentów lub też umieszczenie w nim zapisu, którego przedsiębiorca nie powinien umieszczać, bo jest dla niego niekorzystny lub zbędny. Warto pamiętać, że zapisy w regulaminie należy dostosować do działalności, którą prowadzi przedsiębiorca.

Oto mistrzowie ekspansji w e-commerce

POLITYKA PRYWATNOŚCI 

Drugim dokumentem, koniecznym do prawidłowego funkcjonowania sklepu internetowego, jest tzw. polityka prywatności. Służy ona informowaniu użytkowników sklepu o zasadach i zakresie przetwarzania ich danych osobowych oraz przysługujących im uprawnieniom. Musi ona w swej treści zawierać informacje o tym kto jest administratorem danych osobowych rejestrującego się użytkownika, informacje na temat tego w jaki sposób oraz w jakim celu dane są gromadzone i przetwarzane.

Dokument powinien także czynić zadość obowiązkowi informacyjnemu w zakresie praw przysługujących użytkownikowi, którego dane są przetwarzane na potrzeby korzystania z usług sklepu internetowego. 

PLIKI COOKIES

Kolejnym dokumentem jest informacja dla użytkownika o:

● rodzajach plików cookies wykorzystywanych na stronie internetowej sklepu, 

● możliwości i sposobie wyłączenia tychże plików w przeglądarce internetowej.

W tym miejscu myślę, że warto przypomnieć czym są tak naprawdę popularne „ciasteczka”, o których słyszał niemal każdy, kto choć raz rejestrował się w dowolnym serwisie internetowym. Ciasteczka odpowiadają m. in. za zapamiętywanie danych logowania oraz zawartości koszyka. Ponadto umożliwiają systemowi teleinformatycznemu zapamiętanie preferencji użytkownika oraz personalizowanie stron internetowych pod kątem wyświetlanych treści oraz reklam. Dokument informujący o zastosowaniu tych plików powinien stanowić także o możliwości wyłączenia tej funkcji, co jednak może uniemożliwić korzystanie z funkcjonalności sklepu. 

CHECKBOXY

Poza wymaganymi wyżej dokumentami, których akceptacja powinna być konieczna celem korzystania z usług sklepu internetowego, istotną rolę pełnią także tzw. checkboxy. Są to dobrze wszystkim znane pola, których akceptacja jest niezbędna w końcowej fazie rejestracji w niemal każdym serwisie internetowym. Z punktu widzenia założyciela sklepu internetowego należy mieć na uwadze, że odpowiednie sformułowanie treści checkboxów jest niezwykle istotne. Przede wszystkim warunkiem koniecznym założenia konta w sklepie internetowym musi być akceptacja jego regulaminu. Ponadto zatwierdzenie polityki prywatności oraz oświadczenia o tym, że klient został poinformowany, iż przysługuje mu prawo do cofnięcia udostępnionych przez niego danych osobowych w każdym czasie oraz prawo do sprostowania, usunięcia i ograniczenia tych danych. Dodatkowo, za pośrednictwem checkboxa, można użytkownikowi „zaproponować” usługę newslettera i otrzymywania informacji handlowych związanych z ofertą sklepu.

Należy ponadto pamiętać, by podczas prowadzenia sprzedaży każdy użytkownik, który dokonał zakupu w sklepie internetowym otrzymał drogą mailową na podany podczas rejestracji adres e-mail skrzynki elektronicznej potwierdzenie zawarcia umowy sprzedaży, gdyż obowiązek przesłania takiego potwierdzenia nakłada bezpośrednio art. 21 Ustawy z dnia 30 maja 2014 roku o prawach konsumenta. 

Ostatnim kluczowym aspektem technicznym jest to, by po zalogowaniu do serwisu wyświetlał się użytkownikowi komunikat z klauzulą informacyjną w zakresie art. 13 oraz 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 2016, Nr 119) dot. przetwarzania danych osobowych z możliwością kliknięcia pola „Rozumiem i akceptuję”.

Biorąc pod uwagę zarówno ustawodawstwo polskie, jak i Unii Europejskiej, wszystkie wyżej opisane dokumenty, informacje oraz checkboxy są niezbędne do zgodnego z przepisami prawa prowadzenia sklepu internetowego, gdy mamy je przygotowane możemy zaczynać sprzedaż internetową.