Ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Komu przysługuje i jak go obliczyć?
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop to świadczenie, które pracodawca wypłaca pracownikowi, który w okresie zatrudnienia nie wykorzystał wszystkich przysługujących mu dni urlopowych. Przepisy Kodeksu Pracy przewidują, że pracownik nie może zrezygnować z urlopu na rzecz ekwiwalentu. Świadczenie to przysługuje wyłącznie wtedy, gdy osoba zatrudniona nie ma możliwości wykorzystania zaległego urlopu - np. w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Mogą go otrzymać wyłącznie osoby zatrudnione w ramach umowy o pracę.
Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, kiedy po rozwiązaniu stosunku pracy pracodawca zawarł z pracownikiem kolejną umowę - wtedy ekwiwalent nie przysługuje. Kwestie te reguluje Kodeks Pracy oraz Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczególnych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
Jak wyliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop?
Aby obliczyć, ile należy się pracownikowi, trzeba ustalić tzw. współczynnik ekwiwalentu, czyli przeciętną liczbę dni, jaką pracownik musi przepracować w ciągu roku i podzielić go przez 12 miesięcy. Jest on ustalany osobno za każdy rok pracy. Przykładowo w 2025 roku wynosi on 20,83, bo [365 – (52 niedziele + 52 soboty + 11 dni świątecznych)]: 12 = 20,83. W przypadku części etatu ten współczynnik jest proporcjonalnie zmniejszony, np. 10,42 dla ½ etatu czy 5,21 dla ¼ etatu.
Następnie należy przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika podzielić przez współczynnik ekwiwalentu. Przeciętne miesięczne wynagrodzenie obejmuje wynagrodzenie określone w stałej stawce miesięcznej oraz składniki wynagrodzenia. To nie koniec. Kwotę tę trzeba podzielić przez dobową normę czasu pracy, a następnie pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu. Niektóre programy pozwalają automatycznie obliczyć tę kwotę.
Ekwiwalent a składki
Od tej kwoty ekwiwalentu należy potrącić składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, a także zaliczkę na podatek dochodowy, ponieważ według przepisów ekwiwalent stanowi przychód ze stosunku pracy. Środki wypłacane zamiast dni urlopowych są składnikiem wynagrodzenia, dlatego naliczany jest od nich również koszt uzyskania przychodu.
